Ihr habt echt noch keine Mitarbeiter-App?

/ in Digital Workplace / von Markus Bussmann

5 unschlagbare Vorteile und viele Gründe, warum eine Mitarbeiter-App eine sinnvolle Investition ist, die auch noch Geld spart

Sie chatten, posten und surfen privat immer mobil und fragen sich vielleicht schon längst: Wieso nutzen wir so etwas nicht auch im Job? Dann ist für Sie die Begründung einer Mitarbeiter-App wie Eulen nach Athen zu tragen. Wenn Sie schon längst intuitiv wissen, dass eine Mitarbeiter-App für Ihr Unternehmen zukünftig wichtig sein könnte, fragen Sie sich eher, wie Sie Ihre Vorgesetzten endlich davon überzeugen können. Wenn Ihr Unternehmen in vielen digitalen Themen etwas schwerfällig ist, wird es nicht leichter. Ihr Vorgesetzter zeigt sich im schlimmsten Fall kreativer, nämlich wenn es darum geht wie man Ihre „verrückte Idee“ gleich wieder verhindert. Da braucht es knallharte betriebswirtschaftliche Argumente, die die Ressourcen rechtfertigen und den Mehrwert für jedermann und jederfrau erkennen lassen. Zeigen Sie Ihrem Vorgesetzten besser, dass er bald droht von gestern zu sein, wenn er die Möglichkeiten gar nicht sehen will. Wie das geht, steht in diesem Artikel.

Was ist eine Mitarbeiter-App?

In der Tat, eine Mitarbeiter-App nur als eine Digitalisierungsoffensive von vielen im Unternehmen einzuführen, damit das eigene Unternehmen sich „digital“ und „Industrie 4.0“ nennen darf und was dann am Ende doch keinen messbaren Mehrwert hat, wäre einfach nur vergeudete Ressource. Was steckt also dahinter, dass wir es gemeinsam tun sollten und zwar besser sofort? Wenn die erste Frage darauf lautet: „Was ist denn bitte sehr eine Mitarbeiter-App“, dann sollten wir die nötige Aufklärungsarbeit (für den unvoreingenommenen Vorgesetzten) leisten:

Eine Mitarbeiter-App ist ein digitales Werkzeug für die interne Kommunikation in Organisationen und Unternehmen. Als Kern des „Digital Workplace“ dient es als eine Basisanwendung allen Mitarbeitern im Unternehmen, nicht nur der Verwaltung. Damit ist diese Anwendung ähnlich grundlegend wie es vor 20 Jahren die Einführung der E-Mail war. Diese kam aber meist über die Verwaltung nicht hinaus. In einer Mitarbeiter-App kann man nicht nur mit Kollegen chatten, sondern auch gezielt unternehmensweit wichtige Nachrichten verbreiten und sowohl besser als auch zügiger interagieren. Eine Mitarbeiter-App ist aber mehr als eine Chat-Software. Das wäre im betrieblichen Kontext auch zu kurz gegriffen. Mit solch einer Lösung unterstützt man die Dimensionen Kommunikation, Kollaboration (Teamarbeit), Geschäftsprozesse und soziale Netze (im betrieblichen und privaten Kontext).

Dimensionen und Ausprägungen einer Mitarbeiter-App

Mitarbeiter-Apps sind vielseitig in Ihrer Anwendung und Ausprägung

Eine Mitarbeiter-App läuft meistens auf einem Smartphone. Kein Werkzeug nutzen Menschen heute öfter am Tage als dieses Gerät. Dadurch dient es automatisch als das wichtigste betriebliche Portal, das „zum Nutzer hin“ gebaut wird. Wie nutzen Sie die Smartphones Ihrer Mitarbeiter produktiv, wäre also eine berechtigte Frage. Etwa nur für E-Mail? Für viele unterstützende Leistungen und Services kann diese App Mehrwert stiften; vom Zugriff auf spezielle ERP-Funktionen (Freigaben, Abfragen) wie auch das allgemeine Wissensmanagement (wer weiß es, wie erreiche ich den und wo steht es noch?). So eine Lösung ist, wie der Name Mitarbeiter-App schon verrät, vor allem auf Smartphones als App (ob Android oder iOS) und/oder als Web-Lösung vollkommen geräteunabhängig und auch vom Desktop-Browser aus stets und überall verfügbar. Als sichere Umgebung wird diese nicht offen behandelt, sondern geschlossen gehalten und natürlich administriert.

Vorteil No. 1: Endlich alle erreichen und verbinden

Der Fokus und große Mehrnutzen der Mitarbeiter-App zur E-Mail ist es, erstmals ein digitales Angebot für alle zu schaffen. Alle Mitarbeiter, auch die ohne eigenen Schreibtisch und betriebliche E-Mail und das sind eine ganze Menge – bis zu 70% aller Beschäftigten sind eben keine Schreibtischhelden, sondern echte Helden der Arbeit. Bislang gab es zur E-Mail für viele gar keine Alternative, doch wen erreicht eigentlich eine E-Mail außerhalb der Verwaltung? Wer keinen Laptop hat, mit seinen Händen arbeitet und doch qualifiziert ist, der konnte bislang oft nur auf analoge Angebote (Pinnwände, Aushänge, Versammlungen, Betriebs-TV, etc.) zugreifen. Viele Behelfslösungen à la „ein Rechner für alle“ oder Terminals erweisen sich praktisch als nicht sinnvoll. Für sie alle gibt es nun endlich die Möglichkeit, auch digital zu kommunizieren und ohne Filter und Verzerrungen die betriebliche Kommunikation zu erfahren, statt nur über den berühmt-berüchtigten Flurfunk.

Vorteil No. 2: Ein soziales Intranet für alle

Firmen, die kein soziales Intranet anbieten oder den Aufwand bislang vermeiden wollten, können mit einer Mitarbeiter-App gleich in die nächste Evolutionsstufe der Kommunikation gehen. Denn nicht nur demokratisieren wir die Transparenz und Verfügbarkeit für alle Mitarbeiter, was übrigens auch dem Betriebsrat gefällt. Wir demokratisieren auch die Fähigkeit, eigene Inhalte zu erstellen und zu verbreiten. Das soziale Intranet einer Mitarbeiter-App macht die Publikation von Artikeln so einfach wie ein Posting in einem sozialen Netzwerk und stellt kaum einen Mehraufwand dar. So kann man viel zügiger und selektiver Informationen verbreiten. Wer dies aufwendig gestalten will, kann das natürlich trotzdem. Es braucht weder ein aufwendiges CMS wie Typo3 noch Administratoren, die nicht verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden. So können endlich alle autorisierten Mitarbeiter Inhalte selbst publizieren und verbreiten. Und die Nutzer können schon mit einfachen „Likes“ und „Kommentaren“ eine ungeahnte positive Veränderungsdynamik für Ihr Unternehmen in Gang bringen. All das zu einem Bruchteil der Kosten der klassischen Kommunikation. Und mit echter Interaktion, die dem Intranet meist vollkommen fehlte.

Mitarbeiter-App Matrix

Wie verhält sich eine Quiply Mitarbeiter-App im Vergleich zu anderen Medien?

Vorteil No. 3 – Das Werkzeug für wichtige Management-Initiativen

Im Zusammenhang zu aktuellen Management-Themen gibt es viele Initiativen, die eine Mitarbeiter-App als ein wichtiges Werkzeug begreifen, das diese Maßnahmen unterstützt und begleitet. Da Sie nun multimedial alle Mitarbeiter direkt und ohne Verzögerungen erreichen können, haben Sie ganz andere Möglichkeiten, Ihre Initiativen zu begleiten.

Dies können u.a. sein:

Mitarbeiterbindung

Aktuell kämpfen viele Branchen, insbesondere diejenigen mit hohem Reifegrad, mit hoher Mitarbeiterfluktuation und haben zudem überdurchschnittliche Probleme, Ihre offenen Stellen zu besetzen. Da ist der wirksamste Weg zu beginnen zunächst die eigenen Mitarbeiter stärker zu binden. Kommunikation und Verbundenheit mit einem Unternehmen ist da umso wichtiger, denn nur wer sich engagieren kann, der ist auf Dauer auch motiviert und verlässt seine sozialen Bindungen nicht beim ersten Ruf eines Wettbewerbers, der 50,- € mehr zahlt.

Motivation und Incentivierung

Die App des eigenen Unternehmens auf dem Smartphone erzeugt schon beim Öffnen ein ganz besonderes Gefühl: Wir sind dabei! Mit Ihrer Corporate Identity in der App kommunizieren Sie eine direkte Verbundenheit mit dem Unternehmen. Statt wie die Betriebszeitung zeitlich verzögert und oft nicht mehr aktuell zu sein, können Sie hier anders getaktet arbeiten, näher an den Informationsbedürfnissen der Mitarbeiter. Wer seine Verbesserungsvorschläge und konstruktive Kritik nicht durch viele Hierarchieebenen schieben muss, sondern auch direktere Kanäle findet, ist motivierter und sieht in seinem Engagement einfach einen Sinn.

Agile Methoden

Die Einführung agiler Methoden und dem Denken in Startup-Kulturen braucht die Interaktion und das Feedback aller Mitarbeiter. Da ist es nur logisch, dass alle digital eingebunden werden müssen. Ohne ein sinnvolles Begleitwerkzeug, das Verwaltung und Produktion (oder Logistik, Service-Teams, Filialen, etc.) miteinander verbindet, wird die Umsetzung dieser Initiative besonders schwierig, insbesondere wenn wir nicht als Team ein gemeinsames Office teilen.

Change Management

Veränderungsprozesse kommunikativ zu begleiten ist mittlerweile eigentlich selbstverständlich in der Umsetzung. Neben vielen Meetings auch mal ein Video der Geschäftsleitung an Mitarbeiter direkt zu versenden, einen neuen Kanal für Interaktion zu öffnen, gerade wenn es besonders schmerzt, all das hat eine neue Qualität in der Kommunikation, die man vom Management aus geschickt nutzen kann. Bei verteilt arbeitenden und mobilen Mitarbeitern sind nun einmal Gespräche von Angesicht zu Angesicht eher die Ausnahme, da ist ein weiteres Werkzeug für echte Verbindungen einfach hilfreich.

Vorteil No. 4: Die neue Generation

Besonders die Generation Z wird mit Smartphone und sozialen Netzwerken in Verbindung gebracht. Und die stellen die Mehrzahl aller Arbeitskräfte, schon jetzt! In der Tat ist es eher die Ausnahme, dass diese Generation noch E-Mails verfasst – stattdessen chattet sie, sendet sich Emoji und Sprachnachrichten oder streamed lieber gleich ein Video. Im betrieblichen Kontext wirkt die E-Mail da wie ein Rückschritt – auch wenn es diese formalisiertere Art der Kommunikation bspw. im Kundenkontakt weiterhin braucht, ist die schnelle Interaktion und Abstimmung innerbetrieblich einfach besser möglich, wenn wir die gleichen Werkzeuge nutzen, die in der privaten Kommunikation längst selbstverständlich sind. Diese sind instant und überall verfügbar sowie multimedial. Übrigens: das gilt nicht nur für die junge Generation. Die absolute Mehrheit aller Mobiltelefone sind mit Abstand die Smartphones und nahezu alle Nutzer in allen Altersgruppen chatten intensiv täglich – sogar in Familien wird für die schnelle Abstimmung heute schon eher gechattet als telefoniert, wie die FAZ berichtete. Merkwürdig oder, dass dies betrieblich keine Rolle spielt?

WhatsApp betrieblich nutzen, da war doch was?! In allen Firmen, in denen keine betrieblichen Alternativen zu Instant-Messengern geboten werden, hat sich eine große Schatten-IT etabliert, außerhalb jeglicher Kontrolle des Managements. Von WhatsApp über Google+ bis Facebook Messenger finden sich die verschiedensten Werkzeuge in Gebrauch Ihrer Mitarbeiter und verstoßen damit zu 99,9% gegen Ihre eigenen Datenschutzregeln und natürlich gegen geltende Gesetze. Mit einer Mitarbeiter-App stellen Sie eine Lösung zur Verfügung, bei der Sie regeln, wer die Daten hat und wer den Zugriff darauf haben darf. Sie sind auditfähig und Ihren Führungskräften und Mitarbeitern stellen sie eine EU-Datenschutz-konforme Anwendung zur Verfügung (verbindlich ab Mai 2018). Unternehmen riskieren hohe Abmahnungen (bis zu 4% des Umsatzes), wenn Sie nicht in der Lage sind, den zuverlässigen Schutz von Kundendaten oder auch Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Besser Sie beugen dieser Situation gleich vor und stellen eine unproblematische Alternative zur Verfügung, bei der Sie die Daten auch betrieblich nutzen können.

Bonusargument No. 6: Return-on-Invest

Das waren fünf ziemlich unschlagbare Gründe, warum sich Ihr Vorgesetzer mit dem Thema Mitarbeiter-App beschäftigen sollte. Es gibt natürlich noch viele mehr, von der Kampagnenfähigkeit bis hin zum einfachen Umfragewerkzeug, doch in der Regel hören die meisten Manager beim Thema Zahlen am besten zu. Deswegen geben wir doch dem harten Kriterium der Kosten noch ein kleines Stelldichein. Denn diese können Sie sinnvoll reduzieren.

Mitarbeiter-Apps sind günstig, viel günstiger als man denkt. Sie kosten meist kaum mehr als einen Kaffee pro Monat und Mitarbeiter. Sie schlagen die Kosten der analogen Kommunikation um Längen. Hierfür kann man schnell einfache Rechnungen aufstellen, die Sie beliebig an Ihrer betrieblichen Umwelt festmachen dürfen. In deutschen Unternehmen arbeiten 70% aller Mitarbeiter außerhalb der Verwaltung. E-Mails erreichen diese Mitarbeiter nicht. Wenn Sie diese Mitarbeiter alle telefonisch informieren wollen, brauchen Sie viel Zeit und Geduld. Aber auch die Verteilung von Informationen über Pinnwände und Aushänge an vielen Standorten braucht viel Administrationszeit und damit Kosten. Von Interaktion können Sie da noch gar nicht sprechen. Das einfache Beispiel des Schichtplans ist solch ein tägliches Übel: Zunächst möchten die Mitarbeiter Ihren Einsatz gerne erfahren. Das können sie auf der App. Statt aber nun den Wunsch der Verlegung mit dem Vorgesetzten zu diskutieren, senden sie Ihren Kollegen gleich die Frage, ob diese für Sie einspringen könnten. So regelt sich das Thema, das sonst gerne mehrere Telefonate kostet, in wenigen Minuten, ohne dass betriebliche Prozesse unterbrochen wurden. Die analoge Informationsverteilung hat noch viele weitere Nachteile. Aber selbst im Intranet sind sie oft eingeschränkt, denn Sie brauchen in der Regel für alle ein Terminal. Doch wann sollen sie darauf schauen? Verpflichtend vor Schichtbeginn? Oder lieber auf dem Weg zur Arbeit in Bus oder Bahn? Geben Sie dem Mitarbeiter die Freiheit, es selbst zu tun. Wenn Sie das Angebot einer Mitarbeiter-App unverbindlich und frei gestalten, nutzen Sie zudem die private Hardware der Mitarbeiter quasi kostenlos mit. Unsere Erfahrungen zeigen, dass ein sinnvolles Informationsangebot mit Mehrwert dann sogar begrüßt wird. Das private Gerät wird dann sogar gerne eingesetzt. Dieser Transport der Unternehmensidentität in Form einer App wird eher als Aushängeschild für den eigenen Arbeitgeber gesehen, nicht als Störung der Privatsphäre.

Die richtige Mitarbeiter-App wählen

Wenn Sie sich für eine Mitarbeiter-App entscheiden, müssen Sie natürlich wissen, welche Lösung für Sie passend ist. Und vor allem sollten Sie nicht dem Trugschluss unterliegen, dass jede Software dazu taugt. Kollaborative Tools wie Slack oder Microsoft Teams sind ideal für die Projektteams in der Verwaltung, aber nicht funktional außerhalb davon. Webseiten auf Basis von Sharepoint oder Typo3 sind aufwendig und vielleicht auch gar nicht sicher, erst recht nicht, wenn von externen Geräten darauf zugegriffen werden soll. Mitarbeiter-Apps haben eine besonders sichere Umgebung der Daten und müssen unbedingt konform sein zu aktuellen Gesetzgebungen wie der EU-Datenschutzgrundverordnung.

Natürlich handelt es sich im Gegensatz zu den Peer-to-Peer Ansätzen (WhatsApp, Slack, etc.) um eine geschlossene Umgebung, die Sie zentral administrieren können. Wer nicht mehr Teil des Teams ist, der darf auch lokal keine Daten mehr besitzen. Und Sie wollen natürlich den Austausch von ihrem intellektuellen Kapital von Ihrem Unternehmen zum Freelancer zum Wettbewerber nicht gerade besonders einfach machen, im Gegenteil. Besonders wichtig ist natürlich, dass eine Mitarbeiter-App einfach und intuitiv zu bedienen ist. Denn jeden Mitarbeiter dafür noch zu schulen, wäre ein unnötiger und großer Aufwand, den Sie sich sparen können.

Gute Mitarbeiter-Apps zeichnen sich insbesondere durch einen durchdachten „Onboarding-Prozess“ aus. Dies ist der Prozess, der beschreibt wie die Nutzer die Anwendung auf Ihrem Gerät installieren und Ihr Benutzerkonto freischalten, bestenfalls sogar in die für sie individuell vorbereitete Umgebung kommen. Ob mit oder ohne vorhandene E-Mail-Adressen, ob mit privater E-Mail oder mit Einmal-Codes, es gibt viele Wege für ein erfolgreiches Onboarding. Wenn die Nutzer dann in der Umgebung sind, brauchen Sie die Möglichkeit zur Organisation. Dies macht in der Regel der Administrator oder unternehmensinterne Champion, der das Projekt steuert. In einer Mitarbeiter-App chatten nicht etwa tausende Mitarbeiter in einer Gruppe miteinander, sondern es müssen sinnvolle organisatorische Einheiten und Kompetenzstufen (Hierarchien) abgebildet werden. Dann sehen die Nutzer auch nur die Informationen, die wirklich für sie relevant sind und chatten auch nur dort, wo nicht unnützer Informationsmüll entsteht, sondern wo sich ihre kompetenten Kräfte gegenseitig im Arbeitsprozess unterstützen lernen.

Wir bei Quiply sehen die Mitarbeiter-App sowohl als starke Unterstützung der Kommunikation als auch der Kollaboration. Deswegen legen wir mit unserer Software einen Hybriden vor, der diese Anforderungen erfüllt. Unsere Philosophie ist dabei, dass im täglichen Einsatz die App vor allem als unkompliziertes Werkzeug dienen muss. Wenn diese Umgebung dann mehrfach täglich aufgerufen wird, ist es auch die ideale Plattform zur Verbreitung von Informationen für alle Mitarbeiter durch die Kommunikationsabteilung, Geschäftsleitung o.ä., denn sie brauchen nicht eine weitere Anwendung, die wieder einem anderen Zweck dient. Reine „Intranet-Mobil“ Lösungen sind zum scheitern verdammt, denn die Interaktion bleibt einfach auf der Strecke. Mit sinnvoll ergänzten sozialen Features und hier und da klug eingesetzter Prozessunterstützung bringen Sie Ihren Mitarbeitern eine Lösung, auf die sie gar nicht mehr verzichten wollen zu einem Bruchteil der Kosten. Quiply betrachtet sich als Basisangebot für alle Anwender, das als digitaler Teppich komplett an alle Mitarbeiter von der Kraft am Band bis hin zum Top-Management ausgerollt wird und entsprechende Kosten-/Nutzenvergleiche gewinnt. Quiply heißt nicht, dass man im Unternehmen auf Kollaborationssoftware wie Skype oder Slack verzichten sollte, aber sie können die teuren Lizenzen dort einsetzen, wo sie gebraucht werden statt für alle Mitarbeiter eine teure Lizenz zu bezahlen, die effektiv nicht funktionieren wird.

Gegen die Killersätze helfen nur Killer-Lösungen

Wenn Sie mit den typischen Blockaden zu kämpfen haben, fallen schnell die altbekannten Killersätze wie „Geht doch auch jetzt schon ohne“, „Mit WhatsApp war es doch umsonst“ oder „Warum brauchen wir überhaupt sowas?“ „Nur damit wir „mitten drin statt nur dabei“ sagen können?“ All diese Feststellungen könnten Sie jetzt sachlich entkräften, aber vielleicht schießen Sie lieber mit gleicher Münze zurück: „Sollen wir uns jetzt nicht wieder T-Online E-Mail-Adressen anschaffen?“

Da wird man erst mal verdutzt sein, wieso denn um Himmels Willen bitte jetzt wieder zurück in die Frühzeiten des Internets? Erinnern Sie sich noch an die Einführung der E-Mail? Das hat teils länger als 10 Jahre in Deutschland gebraucht, bis jeder eine E-Mail hatte. Und noch länger waren die Provideradressen im Umlauf von AOL bis T-Online. Selbst große Konzerne anfangs noch mit einer einzigen (in Ziffern: 1) AOL oder T-Online E-Mail-Adresse ihre Internetzeit begonnen hatten. Für einen ganzen Konzern! Wie würden Sie wohl reagieren, wenn Sie heute noch eine E-Mail von BMW@t-online.de bekommen würden? Ähnlich verhält es sich dann auch mit dem Thema Mitarbeiter-App. Natürlich „geht es schon irgendwie ohne“, aber wenn dieses Argumente gelten würde, ginge es dann auch weiterhin besser mit Schreibmaschine als mit E-Mail? Genauso umfassend ist nämlich die Veränderung hin zur Instant-Kommunikation, die privat schon die meisten Bürger erfasst hat, betrieblich aber noch für viele weit entfernt ist. Für die informelle Kommunikation der Neuzeit brauchen Sie die passenden Werkzeuge. Es sind aber nicht die gleichen wie im privaten Umfeld, sondern effiziente Werkzeuge, die auf Produktivität und Erfolg ausgerichtet sind.

Wir wünschen Ihnen bei Ihrem Mitarbeiter-App-Projekt schon jetzt genau das, nämlich viel Erfolg!

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Fordern Sie einfach eine Demo unserer Quiply Mitarbeiter-App auf unserer Webseite www.quiply.com an. Sie können uns natürlich auch gerne jederzeit eine E-Mail an hello@quiply.com senden.

Tags: Mitarbeiter-App , Chat , Social Intranet

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