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Interne Kommunikation im Unternehmen – Trends und Konzepte im Überblick

Wie können wir die Motivation und das Engagement der Mitarbeiter (gerade in Krisenzeiten) langfristig stärken? Nicht zuletzt in Zeiten von Covid-19 haben es auch die Letzen begriffen, was für jedes Unternehmen im Fokus steht, um Engagement und Motivation in einer guten Unternehmenskultur hoch zu halten. Das Zauberwort lautet: Interne Kommunikation.

Um die Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens zu verbessern, gibt es verschiedene Tools und Strategien, die wir Dir vorstellen wollen. Unternehmen sollten die Möglichkeiten der internen Kommunikation erkennen und nutzen, um langfristig zufriedene und erfolgreiche Mitarbeiter zu gewinnen. Hierbei stehen interne Prozessoptimierungen, ein reibungsloser Informationsfluss und Wissenstransfer sowie die Wertschätzung und Wahrnehmung der Mitarbeiter im Zentrum. Es sind genau diese Mitarbeiter, die so gewertschätzt dazu beitragen, dass auch die messbare Produktivität deutlich gesteigert werden kann.

Auf eine einfache Formel gebracht heißt das:

Erfolgreiche Unternehmen kommunizieren intern besonders gut. Schwache Unternehmen kommunizieren nicht gut genug.

Illustration Interne Kommunikation

Interne Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg für eine erfolgreiche Unternehmenskultur

Führungskräfte sollten sich stets im Klaren darüber sein, dass Mitarbeiter die Botschaften und Werte ihres Arbeitsgebers nach außen tragen. So werden diese zu Repräsentanten der eigenen Marke. Eine erfolgreiche interne Kommunikation trägt daher dazu bei, alle Mitarbeiter auf einen Informationsstand zu bringen und das Engagement zu stärken. Die steigende Motivation der Mitarbeiter durch reibungslose Kommunikationsprozesse wirkt sich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus.

Informierte Mitarbeiter, die auch selbst wahrgenommen werden, können besser Vertrauen aufbauen. In einer Vertrauenskultur wird viel miteinander geteilt und gemeinsam deutlich mehr erreicht, als wenn in einem Unternehmen der Informationsfluss Abteilungsgrenzen nicht mehr überwindet. So schwer messbar die Qualität der Kommunikation auch ist, sie hat einen maßgeblichen Einfluss auf das Unternehmensergebnis und verdient deswegen unbedingte Würdigung durch das Management.

Eine gute Kommunikationskultur im Unternehmen ist Chefsache!

Was genau ist interne Kommunikation?

Eine praktische Definition für die interne Kommunikation lautet:

“Bei der internen Kommunikation im Unternehmen handelt es sich um die Umsetzung verschiedener Konzepte und Strategien zur Stärkung der Mitarbeitermotivation und Bindung an das Unternehmen."

Unter dem Begriff der internen Kommunikation fallen alle Kommunikationsprozesse, die innerhalb eines Unternehmens ablaufen. Zu oft wird der Begriff verkürzt auf Anweisungen und Aufträge, doch das Ziel der Unternehmenskommunikation ist umfassender und inklusiver für viele Managementinitiativen wie eben Mitarbeiterbindung, Stärkung der Unternehmenskultur, Mitarbeitermotivation und mehr. In der internen Kommunikation findet ein Austausch statt, der Nachrichten und Gedanken zu unterschiedlichen Themen, aber auch zentrale Informationen und Neuigkeiten innerhalb des Unternehmens umfassen kann. Eine erfolgreiche Unternehmenskultur, die attraktiv wirkt und Talente anzieht, gedeiht insbesondere mit guter interner Kommunikation.

Unternehmen sollten für die interne Kommunikation ein Konzept entwerfen, das individuell auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter und die Zielsetzung des Unternehmens abgestimmt werden kann. Kommunikation ist jedoch keine Einbahnstraße und kann daher nur erfolgreich umgesetzt werden, wenn alle beteiligten Personen offen für den Dialog sind. Daher tragen alle Personen im Unternehmen die Verantwortung und sind für eine reibungslose interne Kommunikation von Bedeutung.

Illustration Motivation

Wofür ist interne Kommunikation im Unternehmen notwendig?

Die Notwendigkeit einer guten internen Kommunikation beginnt bei dem Wunsch der Mitarbeiter nach mehr Transparenz und dem Bedürfnis, sich stets gut informiert zu fühlen. Unvorhersehbare Situationen wie die Corona-Krise zeigen deutlich, wie wichtig eine Kommunikationsstrategie ist, die alle Menschen im Unternehmen erreicht, gerade wenn Gespräche in der Kaffeeküche oder in der gemeinsamen Mittagspause wegfallen.

Bei Unternehmen, die bisher kaum Erfahrungen mit Home-Office gemacht haben, ist plötzlich ein Umdenken erforderlich. Sie wollen die Nähe zu den Mitarbeitern trotz der räumlichen Distanz herstellen und gleichzeitig die Prozesse im Unternehmen bestmöglich aufrechterhalten. Es muss nun mehr denn je für einen reibungslosen Informationsfluss gesorgt werden, um den Mitarbeitern Vertrauen und Wertschätzung entgegen zu bringen.

Besonders auffällig war in der Corona-Krise auch, dass viele plötzlich “systemrelevant” genannte Berufsfelder eher wenig Möglichkeiten vorfanden, sich so gut zu informieren wie die Mitarbeiter, die Ihren Schreibtischarbeitsplatz nach Hause verlagert hatten. Kontaktlose Kommunikation in Echtzeit war eher wenigen vorbehalten. Die Krankenschwester in der Isolierstation fühlte sich genauso abgeschnitten von der internen Kommunikation wie die Mitarbeiterin im Supermarkt an der Kasse, wenn nicht besondere Maßnahmen getroffen wurden, um die interne Kommunikation auszubauen.

Illustration COVID-19

Aufgaben der Führungskräfte: Informationspflichten als Vorgesetzer

Durch interne Kommunikation sollen der Zusammenhalt und das Miteinander im Unternehmen gestärkt werden. In Zeiten von Hygienekonzepten, Abstandsregeln und Kontaktverboten sind diese Qualitäten besonders gefährdet. Wer fühlt sich miteinander verbunden, wenn man im Home-Office Stunden alleine ist? Führungskräfte sind deswegen besonders gefragt, neue Möglichkeiten zu schaffen, um die interne Kommunikation aufrecht zu erhalten. Auf folgende Punkte sollte dabei Wert gelegt werden:

  • Kommunikationskanäle schaffen und Mitarbeiter vernetzen
  • Als gutes Vorbild voran gehen und aktiv selbst kommunizieren
  • Orientierungshilfen zur Verfügung stellen
  • Klar formulierte Regeln, um Unsicherheiten angesichts der neuen Situation entgegenzuwirken
  • Transparente und begründete Entscheidungswege

Besondere Zeiten bringen besondere Regelungen wie bspw. die Informationspflichten als Arbeitgeber oder Vorgesetzer mit sich.

Vorteile der Personalabteilung

Personaler spielen bei der internen Kommunikation eine zentrale Rolle – schließlich sind sie diejenigen, die jeden Mitarbeiter namentlich kennen. Ihre Funktion ist keine administrative Rolle, sie geht heute weit darüber hinaus: Werteentwicklung, Kommunikation der Führungskräfte und Employee Engagement (oder gar Employee Experience) werden von der Personalabteilung gemanagt und wichtige Botschaften über die geeigneten Kommunikationskanäle von ihnen verbreitet. Eine durch die HR-Abteilung angeleitete zielgerichtete und erfolgreiche interne Kommunikation im Unternehmen wirkt sich am Ende vorteilhaft für alle Abteilungen aus:

  • Unsicherheiten und Stress durch Kommunikationsprobleme werden vermieden
  • Es entsteht ein Teamgedanke und Gemeinschaftsgefühl, auch bei allen Mitarbeitern, die sich nicht täglich im Büro sehen
  • Das Vertrauen in die Führungsqualitäten und Vorbildfunktion des Unternehmens wird gestärkt
  • Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und ermutigt, eigene Ideen einzubringen

Ein gestärkter Betriebsrat durch interne Kommunikation

Als Vertreter der Interessen aller Arbeitnehmer vor dem Arbeitgeber ist die interne Kommunikation ein wichtiges Anliegen für den Betriebsrat. Ein schlecht kommunizierender wie informierter Betriebsrat ist kein gleichwertiger Partner, mit dem sich das Unternehmen entwickeln kann. Entsprechend muss der Betriebsrat eine starke Rolle in der internen Kommunikation wahrnehmen, wenn er als Interessenvertretung gute Ergebnisse erreichen will und als Partner im Unternehmen von allen Seiten geschätzt und respektiert ist.

Die Vorteile, welche der Betriebsrat und somit auch die Mitarbeiter aus einer funktionierenden Kommunikationskultur innerhalb eines Unternehmens ziehen sind folgende:

  • Aktiver Austausch zwischen allen Mitarbeitern: Wenn Mitarbeiter sich ortsunabhängig vernetzen können und ein unkomplizierter Austausch stattfindet, wirkt sich das letztendlich positiv auf die gesamte Unternehmenskultur aus. Entscheidungswege werden verkürzt und die tägliche Arbeit erleichtert.

  • Gleichberechtigung im Unternehmen: Der Betriebsrat sorgt für die Gleichberechtigung und Transparenz im Unternehmen. Um diese zu gewährleisten, ist ein gleicher Informationsstand aller Mitarbeiter sehr wichtig und sollte durch die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation gewährleistet werden.

  • Mitarbeiterbindung durch Mitspracherecht: Die Wertschätzung der Mitarbeiter geschieht nicht nur über Anerkennungen für erbrachte Leistunden, sondern auch über das Hören ihrer eigenen Ideen und Vorschläge. Eine erfolgreiche interne Kommunikation schafft eine Unternehmenskultur, in der die Mitarbeiter motiviert sind, sich selbst miteinzubringen und die Zukunft des Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Illustration Kommunikation

Aufgaben und Ziele der internen Kommunikation

Ein zentrales Anliegen der internen Kommunikation im Unternehmen ist das Schaffen von Transparenz über bestimmte Prozesse und Ziele des Unternehmens. Auf diese Weise können Mitarbeiter aktiv bei der Gestaltung, Entwicklung und Optimierung der Unternehmenskultur mitwirken und sich stärker mit dem Unternehmen identifizieren.

Um diese notwendige Identifikation mit dem Unternehmen (Employer Identity) zu erreichen, stehen bei der internen Kommunikation folgende Ziele im Fokus:

  • Informationen weitergeben: Gut informierte Mitarbeiter fühlen sich besser in die Prozesse eines Unternehmens miteingebunden und erlangen ein größeres Verständnis für die Unternehmenskultur. Auf die Informationsweitergabe bauen die folgenden Punkte auf, weshalb sie innerhalb der internen Kommunikation zu den wichtigsten Aufgaben zählt.
  • Dialoge schaffen: Durch die Vermittlung von Informationen entstehen Dialoge zwischen den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens, was wiederum zu einer erfolgreichen internen Kommunikation beiträgt.
  • Motivation wecken: Eine reibungslose Kommunikation innerhalb des Unternehmens stärkt die Mitarbeitermotivation, welche zu einer höheren Leistungsbereitschaft und Eigeninitiative ermutigt.
  • Wissenstransfer erzeugen: Neue Mitarbeiter können besser eingearbeitet und Verfahren optimiert werden, wenn von vornherein sichergestellt ist, dass Mitarbeiter sich über Prozesse austauschen und wichtige Informationen nicht auf einzelne Personen verteilt werden.

Illustration Kreativität

Wie lässt sich die interne Kommunikation verbessern?

Um die interne Kommunikation zu verbessern und Mitarbeiter langfristig an ein Unternehmen zu binden, sollte ein Konzept entwickelt werden, das zu den Bedürfnissen des Unternehmens passt. Zunächst sollten dabei die bisherigen Kommunikationswege im Unternehmen genauer betrachtet werden, um deren Schwächen und Stärken festzustellen. Darauf aufbauend kann eine Strategie entwickelt werden, die die Verbesserung der Kommunikation und das Erreichen der zuvor festgelegten Ziele verfolgt.

In einem weiteren Blogbeitrag erfährst du noch mehr darüber, wie du in deinem Unternehmen die interne Kommunikation verbessern kannst.

Hier ein paar wichtige Grundlagen, wie man die interne Kommunikation verbessern kann:

Erwartungen der Mitarbeiter an interne Kommunikation

Eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie im Unternehmen möchte alle Mitarbeiter miteinbeziehen. Mitarbeiter wünschen sich von der Geschäftsführung über relevante Prozesse informiert zu werden und gleichzeitig Wertschätzung für ihre geleistete Arbeit zu erfahren. Ihre Erwartungen an die interne Kommunikation umfassen daher:

  • Reibungsloser Informationsfluss unabhängig vom Arbeitsplatz der Mitarbeiter
  • Empathie und gegenseitiges Vertrauen
  • Einsatz von sinnvollen Kommunikations-Tools, die mobil nutzbar sind, sensible Daten schützen und unkompliziert angewendet werden können
  • Ehrlichkeit und Authentizität
  • Qualitativ hochwertiger Content, der alle Mitarbeiter erreicht
  • Klar formulierte, unmissverständliche Regelungen
  • Transparenter Wissenstransfer zwischen Führungskräften und Mitarbeitern
  • Berücksichtigung der unterschiedlichen Bedürfnisse aller Mitarbeiter

Was benötigt man für eine erfolgreiche interne Kommunikation?

Die interne Kommunikation baut auf einer ganzheitlichen Kommunikationsstrategie auf. Hierfür sollten klare Ziele definiert und die passenden Kommunikationsinstrumente ausgewählt werden. Wichtig ist hierbei:

  • Ein Kommunikationsmedium, durch das alle Mitarbeiter mit den für sie relevanten Informationen versorgt werden
  • Die richtige Auswahl und Verbreitung der Informationen durch die Führungskräfte
  • Austausch zwischen Geschäftsführung und Mitarbeitern
  • Transparente Entscheidungswege

Lesetipp: Möchten Sie wissen, wie Ihre interne Kommunikation organisatorisch verbessert werden kann? Dann schauen Sie doch mal in unseren Artikel “Interne Kommunikation verbessern - so geht’s!

Illustration Tools und Werkzeuge

Instrumente und Tools für die interne Kommunikation

Im Zuge des digitalen Wandels haben sich für die interne Kommunikation Instrumente und Tools in unterschiedlicher Weise bewährt. Während vor einigen Jahren eine Mitarbeiterzeitung und ein Newsletter noch die bekanntesten Kommunikationsformate im Unternehmen waren, gibt es heute zahlreiche Möglichkeiten, um Kommunikationsprozesse vor allem digital zu stärken. Zu den bei Unternehmen besonders beliebten Instrumenten zählen:

Intranet

Ein Intranet ist ein geschlossenes Netz, das im Gegensatz zum Internet nicht für jeden, sondern nur für einen festgelegten Personenkreis, zugänglich ist. Innerhalb eines Unternehmens können Mitarbeiter über das Intranet Informationen und Dokumente miteinander teilen. Dadurch trägt dieses Instrument zum Informationsfluss bei und es zeichnet sich zudem durch eine einfache Handhabung aus. Was sind die Nachteile von Intranets?

  • historisch ein Top-Down-Medium in seinem Charakter (Vorstandspostille)
  • zusätzliche Funktionen erhöhen die Kosten
  • recht komplex und aufwendig in Entwurf und Pflege
  • In der Regel werden Intranets selten außerhalb der Verwaltung wahrgenommen (20% Lesequoten sind oft schon ein Erfolg für Intranets)
  • Mängel gibt es häufig bei der mobilen Nutzung und Interaktion
  • Mitarbeiter können Content selten direkt einstellen

Relativ neu ist noch der Begriff des sozialen Intranets. In diesem internen Firmennetz sollen ähnlich einem sozialen Netzwerk, wie sie im privaten Umfeld ab den 2008er Jahren verstärkt aufkamen (insbesondere Facebook, WhatsApp und Instagram), der soziale Austausch im Unternehmen stimuliert werden. Interaktive Features sollen inhaltliche Debatten emotional verstärken, man arbeitet mit Kommentarfunktionen oder Likes, kann auch bestimmten Personen folgen und eigene Streams von Postings erzeugen. Das kann im besten Falle Silos in der Organisation einreißen und neue Verbindungen schaffen, Wissen besser verteilen helfen. Wo viele positive Aspekte sind, sind aber auch negative Seiten.

Illustration Intranet

Schnell erkennt man, dass die extrovertierte Selbstdarstellung von einzelnen Personen in einem Netzwerk namens Unternehmen unerwartete Komplikationen mit sich bringt: Die Dynamik wird nicht von allen Kollegen positiv begleitet, Influencer entstehen im Unternehmen an Stellen, die vom Management so vielleicht nicht als hilfreich für Veränderungsinitiativen gesehen werden. Die Zeit, die Arbeitnehmer in diesen Netzwerken verbringen, wird als besonders hoch eingeschätzt, wenn diese besonders aktiv sind. Das ist natürlich irreführend und bestraft eventuell die Falschen, denn auch die passive Nutzung kann Zeitaufwand bedeuten, denn keiner sieht. Kommunikation wird dann auch gerne abgewertet, wenn aus Sicht der anderen Person nicht die richtigen Meinungen vertreten werden - der schwache Vorgesetzte hält dann diese Kommunikation nicht für einen notwendigen Arbeitsbestandteil, was so eine falsche, opportune Schlussfolgerung ist.

Viele Mitarbeiter tun sich schwer, öffentlich vor Kollegen oder Vorgesetzten zu debattieren und auch die Sorge ist leider in einigen Unternehmen berechtigt, dass allzu offene Meinungsäußerung oder Kritik sanktioniert werden könnte. Wenn diese Kultur der Vorsicht und des Mißtrauens im Unternehmen verbreitet ist, hat ein soziales Intranet keine Chance einen Beitrag zu leisten.

Entspricht die Rolle und Veranwortungsstuffe des User im Netzwerk der Person, die er auch im realen Leben in der Organisation des Unternehmen einnimmt? Das ist in sozialen Netzwerken in der Regel nicht immer so. Soziale Netzwerke erzeugen eine eigene virtuelle Realität, wo die engagierten User die Debatten bestimmen und sich auch mal populistische, einfache Lösungen verfangen. Hass- und Fakepostings müssen von der Administration schnell gelöscht werden können, was einen gewissen Überwachungsaufwand notwendig macht. Richtet ein Hassposting erstmal Schaden an, können die Betroffenen genau identifiziert werden, eine gute Unternehmenskultur hat aber unter diesen Umständen Schaden genommen.

Interner Newsletter

Neuigkeiten, die innerhalb der gesamten Mitarbeiterschaft geteilt werden sollen, lassen sich über einen internen Newsletter weiterleiten. Meist wird er von der Marketing- oder Personalabteilung per E-Mail an die Mitarbeiter weitergeleitet. Der Newsletter eignet sich gut für die regelmäßige Verbreitung von Informationen und kann auch Themen wie persönliche Ereignisse im Leben der Mitarbeiter ansprechen, wodurch die Identifikation mit dem Unternehmen gestärkt wird. Es zeigen sich jedoch auch Nachteile bei der Verwendung interner Newsletter:

  • zahlreiche Newsletter werden ungelesen in den virtuellen Papierkorb verschoben, da das Format viele Mitarbeiter noch nicht genügend anspricht
  • Über die E-Mail-Kommunikation kann nicht festgestellt werden, wer überhaupt etwas gelesen hat und welche Teile des Newsletters noch interessanter werden müssen
  • interne Newsletter erreichen viele Mitarbeiter, die in der Produktion oder Logistik arbeiten, gar nicht, da diese keine firmeninterne E-Mail-Adresse besitzen
  • es ist schwer für Leser zu gewichten, was neu ist, was alte Regelungen ersetzt oder was wie wichtig ist
  • Newsletter zu lesen braucht Zeit und Konzentration, die oft fehlt
  • die wenigsten Mitarbeiter außerhalb des Verwaltungsbetriebes checken Ihre E-Mail noch mehrfach am Tag, diesen Platz hat die Instant Kommunikation (Messenger & Co) längst eingenommen.

Wissensdatenbank

Bei einer Wissensdatenbank, die viele auch unter der Bezeichnung „Wiki“ kennen, handelt es sich um eine Webseite, die für die interne Kommunikation als eine vieler Maßnahmen genutzt werden kann, um Wissen zu teilen. In diesem Fall steht die Datenbank nur Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung. In Unternehmen fanden Wikis mit den Konzepten des Wissensmanagements Einzug. Die Grundidee war, dass viele Mitarbeiter Ihr Wissen so teilen können, dass in Summe mehr entstehen kann (Schwarmintelligenz). Einer, so die Idee, weiß immer Rat. Informationen können somit unkompliziert von allen eingesehen werden. Wichtig hierbei ist, dass das Wiki regelmäßig aktualisiert und gepflegt wird, um die Nutzer auf dem neusten Stand zu halten. Oft sammeln sich in internen Wissensdatenbanken Unmengen an Informationen an, die kaum noch aufgerufen werden. Dieses Tool trägt daher eher selten zu einem interaktiven und kommunikativen Austausch bei. Die Pflege ist ebenfalls aufwendig und nicht selten verfällt das Wiki so zu einem Ort, wo uralte Informationen in falschem Kontext stehen.

Interner Blog

Ein weiteres der für interne Kommunikation zentralen Formate kann ein sogenannter Corporate Blog sein. Ein solcher interner Blog wird dazu genutzt, Informationen, Gedankenspiele und Neuigkeiten mit anderen Mitarbeitern auszutauschen. Dabei können neben Texten auch Fotos und Videos zum Einsatz kommen. Der interne Blog kann beispielsweise in das Intranet eines Unternehmens integriert werden und trägt so zu einer verbesserten internen Kommunikation bei.

Chat Tools

Messenger und Chat Tools sind besonders hilfreich, um lange Entscheidungswege zu verkürzen und die Kommunikationsgeschwindigkeit innerhalb eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die Möglichkeit, kurze Textnachrichten schnell und einfach zu versenden, werden vor allem ein erhöhtes E-Mail- und Telefon-Aufkommen vermieden.

Chat Tools können jedoch auch eine Ablenkung darstellen und sollten innerhalb eines Unternehmens den Workflow nicht beeinträchtigen. Gerne wird die betriebliche Kommunikation auch mit privater Kommunikation vermischt, was Stress auslöst. Messenger sind auch nicht in der Lage, Information redaktionell gut aufbereitet darzustellen. Der Nutzer muss fortlaufend seine Nachrichten im Blick halten, um noch den Überblick zu behalten.

Wer nur gelegentlich liest, ist da eher schnell verloren ohne den richtigen Kontext zu kennen, ergo werden Unterhaltungen falsch interpretiert. Diese Missverständnisse sind in Chat-Software, die nur die eine Form der Informationsdarstellung kennt, nämlich die Chatnachricht, sehr verbreitet. Redaktionelll aufbereitete Artikel, nach Themen sortierte Kanäle oder offene Inhalte kennt ein Messenger nicht.

Social Media

Social Media ist als Kommunikationsinstrument heutzutage nicht mehr wegzudenken. Wer für die interne Kommunikation Tools nutzen möchte, die Kreativität, Aktualität und Dynamik verbinden, ist mit Social Media-Kanälen gut beraten. Mitarbeiter können sich hierüber beispielsweise in internen Unternehmensgruppen unkompliziert vernetzen und Inhalte teilen. Da Social Media für die meisten Menschen inzwischen auch zum Alltag gehört, verleitet die Nutzung dieser Kanäle oft auch zur privaten Nutzung während der Arbeitszeit, weshalb ein produktiver Austausch im Sinne der internen Unternehmenskommunikation im Vordergrund stehen sollte.

Social Media kann in bestimmten Unternehmen aber auch als tückisch wahrgenommen werden. Insbesondere dort, wo hoher Kontrollzwang herrscht, können negative Meinungsäußerungen oder Hasskommentare vieles außer Kontrolle bringen. In Deutschland gibt es noch viele Unternehmen, die klassisch hierarchisch organisiert sind. Familienunternehmen im Mittelstand entsprechen oft noch patriarchalischen Strukturen, sie werden sich sehr schwer tun, ein soziales Netzwerk mit Leben zu erfüllen, wo alle gleichberechtigt Inhalte platzieren dürfen.

In flacheren Hierarchien mit guter Fehlerkultur findet stattdessen im besten Falle ein sehr reger Austausch statt, die sozialen Funktionalitäten können dort helfen, den auch sonst schon intensiveren Austausch zu unterstsützen. Das überspringt Abteilungsgrenzen oder Teams, was besonders wichtig ist, damit die Mitarbeiter ganzheitlich durchdachte Lösungen entwickeln. Trotz dieser Möglichkeiten gibt es wenige Unternehmen, die mit ihren Beschränkungen und Limitierungen durch die Unternehmenskultur das für sie ideale Social Media gefunden habe. Entsprechend sind im Ergebnis einige dieser Systeme nur minimal mit sozialen Funktionen wie Likes und Kommentaren angereicherte Intranets traditionellerer Art.

Externe Plattformen, wie sie Anbieter wie Facebook u.a. auch für Unternehmen separat gegen Entgelt anbieten, scheitern dagegen schnell am Datenschutz und dem vertrauenswürdigen Schutz des intellektuellen Eigentums. Intellektuelles Eigentum, auf den ausländische Regierungen mit deren Geheimdiensten über mysteriöse Gerichtsverfahren zugreifen können, ist gerade im technologischen Umfeld ein nicht zu unterschätzendes Sicherheitsrisiko. Anbieter dieser Art, die von der Auswertung von Daten zu Werbezwecken und zur Analyse leben, die die Nutzer eigentlich sicher verwahrt wissen wollten, sind schwer kalkulierbare Geschäftspartner und somit ebenfalls riskant.

Illustration Mitarbeiter-App

Interne Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App

Wer die oben genannten Tools für die Verbesserung der internen Kommunikation im Unternehmen nutzen möchte, sieht sich schnell mit dem Problem konfrontiert, möglichst viele Tools auf unterschiedlichen Kanälen unter einen Hut zu bringen. Hier bietet eine Mitarbeiter-App die optimale Lösung, denn sie beinhaltet bereits alle diese Instrumente (Social Intranet, Chat, Blog, Wiki und Newsletter) und vereinfacht die effektive Nutzung und Verbindung der verschiedenen Kommunikationsformate. Manche Anbieter erweitern Ihre App um produktive Funktionen, die Self-Services ermöglichen (bspw. Einsendung Urlaubsantrag, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, Materialbeschaffung, etc. direkt durch den Mitarbeiter) oder andere Tools ersetzen (Mitarbeiterumfragen und Kampagnen zur Unterweisung).

Für die interne Kommunikation eine Mitarbeiter-App zu verwenden bietet sich vor allem durch die einfache Nutzung auf dem Smartphone an, denn kein Werkzeug wird heutzutage so oft von uns genutzt wie dieses. Für Mitarbeiter-Apps ist es sogar die Regel, dass dafür die privaten Geräte der Mitarbeiter genutzt werden, die sich kostenlos eine Unternehmens-App im eigenen Branding downloaden können. Die Verteilung erfolgt über die typischen Instrumente wie App Store (Apple) oder Play Store (Android). Eine Mitarbeiter-App sollte also als ein digitales Werkzeug verstanden werden, das die interne Kommunikation im Unternehmen vereinfacht. Alle Mitarbeiter können unabhängig von ihren Arbeitsplätzen über die App miteinander vernetzt werden, wodurch zahlreiche interne Prozesse erheblich beschleunigt werden.

Informationsfluss, Austausch sowie Kollaboration stehen bei der internen Kommunikation im Vordergrund und werden durch die vielfältigen und individuell auf ein Unternehmen anpassbaren Tools einer Mitarbeiter-App gestärkt. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter-Apps der erste Anlaufpunkt im Digital Workplace für alle Arbeitnehmer, auch die gewerblichen Kräfte außerhalb der Verwaltung. Sie erhalten so sicheren Zugang zu internen Systemen und die Abteilung Human Ressources (HR) kann die App für typische HR Self-Services (durch den Mitarbeiter selbst durchgeführte Prozesse) nutzen von Übermittlung der Arbeitszeiten bis Urlaubsantrag oder Krankmeldung. Kampagnen zur Mitarbeiterunterweisung und Aufklärung gehören dazu genauso wie Mitarbeiterumfragen. Der große Vorteil der Mitarbeiter-App: Sie ist relativ flexibel und muss nur einmal an alle Mitarbeiter ausgerollt werden. Fortan sind aber alle Mitarbeiter auch digital erreichbar für weitere Services.

Gerade mobile Mitarbeiter ohne festen Schreibtischplatz können auf diese Weise besser in die Kommunikationskultur eines Unternehmens integriert werden und sind zudem leichter erreichbar. Die verschiedenen Tools passen sich an das Informationsbedürfnis aller Menschen in einem Unternehmen an, wodurch langfristig eine stärkere Mitarbeiterbindung entsteht.

Möchten Sie noch mehr die wichtigsten Instrumente der internen Kommunikation erfahren? Dann schauen Sie mal hier in unseren Blog.

Illustration Trends

Jedes Unternehmen hat eine andere Kommunikationskultur und ist daher nicht mit jedem Kommunikations-Tool gleich gut beraten. Im Folgenden werden interne Kommunikations-Trends vorgestellt, die sich bei zahlreichen Unternehmen bewährt haben:

  • Mobile Mitarbeiter-Apps: Vor allem für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern, die nicht am Schreibtisch arbeiten, zahlt sich die mobile Mitarbeiter-App aus. Verschiedene Kommunikationsinstrumente werden in einer solchen App vereint und dienen dem besseren Informationsfluss und Austausch innerhalb des Unternehmens.

  • Chatbots und künstliche Intelligenz: Chatbots mit künstlicher Intelligenz können für Fragestellungen innerhalb des Unternehmens eingesetzt werden und schaffen Probleme schnell und effektiv aus der Welt. Inzwischen sind Chatbots in der Lage, präzise Antworten auf Fragestellungen zu geben, wodurch interne Prozesse deutlich beschleunigt werden.

  • Themenmanagement und Selbstorganisation: Bei diesem Trend für interne Kommunikation werden Mitarbeitern Tools wie beispielsweise Trello zur Verfügung gestellt. Mit diesen können sie das Management der unterschiedlichen anfallenden Arbeiten selbstständig organisieren. Dadurch können Arbeitsprozesse auf ganz individuelle Weise optimiert werden.

  • Mitarbeiteranerkennung: Die Wertschätzung und Anerkennung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Punkt in der internen Kommunikationskultur eines Unternehmens. Solche Anerkennungen können über Gespräche, Kommentare oder auch Likes erfolgen, wie wir sie von gängigen Social Media Plattformen kennen.

  • Sichere und flexible IT-Plattformen: Datenschutz und Sicherheit wird bei Unternehmen großgeschrieben. Schließlich sollen sowohl sensible Daten der Mitarbeiter als auch Firmengeheimnisse sicher geschützt sein. Mitarbeiter-Apps bieten ihren Nutzern diesen Schutz und stellen somit sichere und flexible IT-Plattformen dar.

In unserem Blogbeitrag erfährst du noch mehr zu den aktuellen Trends der internen Kommunikation.

Illustration Anerkennung

Erfolgreiche Beispiele der internen Kommunikation

Besonders erfolgreich hat sich die interne Kommunikation bei Unternehmen mit Mitarbeiter-Apps entwickelt. Die Möglichkeit, über verschiedene Tools in einer App Informationen und Neuigkeiten ortsunabhängig auszutauschen und immer wieder gefragtes Wissen und Daten abrufen zu können, bestärkt Mitarbeiter in ihrem eigenen Engagement.

In verschiedensten Branchen von der Industrie mit 50 bis 10.000 Mitarbeitern, Retailern mit mehreren Standorten von LEH bis Fashion über Logistikunternehmen jeder Größe hat sich gezeigt: Mitarbeiter-Apps machen für die interne Kommunikation einen Quantensprung aus. Dafür gibt es mittlerweile zahlreiche Beispiele.

Um alle Mitarbeiter in dynamischen Situationen immer auf dem Laufenden zu halten, haben wir eine Mitarbeiter-App von Quiply eingeführt. Hier können Geschäftsleitung und Krisenstab alle Mitarbeiter sofort erreichen und über die aktuelle Lage informieren. Wichtige Fragen können schnell und einfach beantwortet werden und natürlich können sich auch die Mitarbeiter untereinander austauschen. Ein weiterer Schritt Richtung Digital Workplace.

Markus Lauer, Marketing JULABO GmbH

Sie transportieren Wertschätzung anders, als es alte Instrumente noch konnten (von Instrumenten wie Mitarbeiterzeitung/Betriebszeitung oder Schaukästen wollten wir hier gar nicht sprechen: Sie ist einfach zu langsam und zu unpersönlich in Ihrer ansprache. Kommunale Unternehmen wie Abfallwirtschaftsbetriebe, Energieversorger, flexible Dienstleister und auch dem Baugewerbe gibt es eine Kommunikationskultur mit Mitarbeiter-Apps, die von früheren Medien wie Intranet oder Medien in Printform nicht erreicht werden konnte.

Auch in der Gesundheitsbranche wie Kliniken und Pflegeunternehmen hat sich gezeigt, dass eine Mitarbeiter-App wie Quiply individuell auf die Bedürfnisse der Unternehmen angepasst werden kann und effektive Lösungsansätze für Kommunikationsprobleme bietet. Da hier viele Mitarbeiter nicht am Schreibtisch sitzen und komplizierte bürokratische Prozesse die eigentliche Arbeit erschweren, helfen die verschiedenen Kommunikations-Tools bei der internen Kommunikation und Organisation. Unternehmen wie die Pflegebetriebe Kuhrcke sind gute Beispiele für die interne Kommunikation mit einer Mitarbeiter-App:

Eicke Kuhrcke von den Pflegebetrieben Kuhrcke berichtet von seinen Erfahrungen mit Quiply folgendermaßen:

Aufgrund von verschiedenen Standorten sowie verschiedenen Einsatzzielen im ambulanten Bereich suchten wir eine Möglichkeit, die interne Kommunikation zu vereinfachen. Quiply ist als App für Unternehmen in der Pflegebranche sehr gut geeignet, um die Mitarbeiterkommunikation zu digitalisieren. Alle Anforderungen eines Pflegebetriebes sind innerhalb der Quiply Mitarbeiter-App abgebildet.

Eike Kuhrcke, Pflegebetriebe Kuhrcke

Die Mitarbeiter-App hat sich für ihn und viele weitere Pflegeunternehmen für die Optimierung der internen Kommunikation als best practice erwiesen. Wie Sie die Mitarbeiter-App in Ihrer Branche adaptieren können, stellen wir Ihnen gerne unter Beweis.

Kostenlose Vorstellung der App für Ihr Unternehmen

Kontaktieren Sie uns und wir stellen Ihnen vor, wie Sie die Quiply Mitarbeiter-App in Ihrem Unternehmen sinnvoll einsetzen und Ihre interne Kommunikation verbessern können.

Illustration Vertrauen, Information und Feedback

Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann, Illustration: Beatriz Simoes

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