SharePoint Alternative finden – das ist jetzt wichtig
Sicherheitslücken, schlechte Nutzungsraten, hohe Komplexität – SharePoint passt für viele Teams nicht mehr. Hier erfahren Sie, welche Lösungen es heute braucht.
Inhalt
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Sicherheitslücken, Nutzerfrust – warum SharePoint 2025 nicht mehr überzeugt
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Warum viele Unternehmen jetzt eine SharePoint Alternative suchen
SharePoint vs. Mitarbeiter-App – die wichtigsten Unterschiede
- Was beim Wechsel wirklich zählt – worauf Sie achten sollten
Fazit: SharePoint war nie für alle gemacht – Zeit für neue Wege
Häufige Fragen zur SharePoint Alternative – direkt vorab beantwortet
Warum suchen so viele Unternehmen 2025 nach einer Alternative zu SharePoint?
Im Juli 2025 wurden zwei kritische Sicherheitslücken in SharePoint-Servern bekannt, über die Angreifer weltweit Zugriff auf sensible Daten erlangten. Besonders in sicherheitskritischen Branchen (Pflege, Energie, Verwaltung) war das ein Weckruf – und der Anlass, Alternativen zu prüfen, die besser zu modernen Arbeitsrealitäten passen.
Was ist eine gute SharePoint Alternative – gerade für mobile Teams?
Eine Lösung, die Kommunikation, Aufgaben und Dokumente in einer App vereint – DSGVO-konform, offlinefähig, sofort nutzbar. Ohne Schulung, ohne Wartung. Auch ohne Microsoft-Konto oder Desktop.
Ist SharePoint für Non-Desk-Worker überhaupt geeignet?
Nein – SharePoint wurde für Office-Arbeitsplätze entwickelt. Für Teams in Schichtarbeit, Produktion oder im Außendienst ist es oft zu kompliziert, zu wenig mobil und technisch zu aufwendig.
Was sind die größten Schwächen von SharePoint?
➤ Komplexe Einrichtung & Wartung
➤ Geringe Nutzerakzeptanz bei gewerblichen Mitarbeitenden
➤ Kaum mobile Nutzung möglich
➤ Hohe IT-Abhängigkeit
➤ Sicherheitslücken bei On-Premise-Versionen
Welche Vorteile hat eine moderne Mitarbeiter-App wie Quiply?
Quiply kombiniert mobile Kommunikation, Dokumente und Aufgaben in einer App. DSGVO-konform, mit Hosting in Deutschland, intuitiv nutzbar für alle – auch ohne PC. Die Einführung dauert im Standard nur 48 Stunden.
Sicherheitslücken, Nutzerfrust – warum SharePoint 2025 nicht mehr überzeugt
SharePoint galt lange als Platzhirsch, wenn es um interne Zusammenarbeit ging. Doch spätestens 2025 zeigt sich: Für viele Unternehmen ist das System einfach nicht mehr zeitgemäß – zu komplex, zu wenig intuitiv, zu unsicher. Die Sicherheitslücke im Juli 2025 hat vielen IT-Abteilungen die Augen geöffnet. Und auch abseits davon fragen sich Teams immer häufiger: Wie können wir wirklich alle Mitarbeitenden erreichen – ohne extra Schulung, ohne IT-Bauchweh, ohne zig Tools nebeneinander? Gute Nachrichten: Es gibt längst moderne, sichere und einfachere Alternativen.
Sicherheitslücke in SharePoint 2025 – Was passiert ist
Im Juli 2025 wurden zwei kritische Zero-Day-Schwachstellen in SharePoint on-premises bekannt: CVE‑2025‑53770 und CVE‑2025‑53771. Sicherheitsforscher entdeckten erste aktive Angriffe am 18. Juli, die auf SharePoint-Servern mit speziell manipulierten HTTP‑Anfragen eine Remote Code Execution (RCE) ermöglichen.
Betroffen sind insbesondere Unternehmen, Behörden und Organisationen in Deutschland: Laut Shadowserver Foundation waren mindestens 104 öffentliche Server in Deutschland zum betroffenen Zeitpunkt unpatchiert und damit gefährdet – Platz 2 weltweit hinter den USA. Das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) hat die Lage als „kritisch“ eingestuft (Schweregrad Stufe 3) und warnt eindringlich: Der "ToolShell-Exploit" ermöglicht Angriffe mit vollen Administratorrechten.
Microsoft reagierte mit einem Notfall-Update am 19. Juli 2025, zunächst für SharePoint 2019 und Subscription Edition. Der Patch für SharePoint Server 2016 folgte kurze Zeit später. Zudem wurde eindringlich empfohlen, ASP.NET Machine Keys zu rotieren, SharePoint-Instanzen öffentlichkeitsfrei zu machen und Antimalware Scan Interface (AMSI) mit Microsoft Defender Antivirus zu aktivieren.
Schätzungen gehen von weltweit über 400 kompromittierten Organisationen aus, darunter auch einige deutsche Unternehmen. Sicherheitsfirmen wie Trend Micro und Eye Security berichten von gezielten Angriffen auf Infrastruktur in Bereichen wie Gesundheitswesen, Energie, Bildung und Behörden, auch von staatlich motivierten Angreifergruppen (z. B. Linen Typhoon, Storm‑2603).
Technische Sofortmaßnahmen
- Sicherheitsupdates sofort installieren für SharePoint Server 2019, 2016 und Subscription Edition – Microsoft hat bereits umfassend nachgebessert.
- Antimalware Scan Interface (AMSI) aktivieren in Kombination mit Microsoft Defender Antivirus oder Äquivalent zur Erkennung von RCE-
- Rotation der ASP.NET MachineKey‑Parameter unmittelbar nach dem Patch – unerlässlich, da Schlüssel gestohlen wurden.
- Systeme auf Indikatoren wie die Web‑Shell-Datei „spinstall0.aspx“ scannen und nötigenfalls öffentlich erreichbare SharePoint‑Instanzen isolieren.
- Die Sicherheitslücken betrafen ausschließlich SharePoint-Server-Versionen (On-Premise). SharePoint Online in Microsoft 365 war nicht betroffen – allerdings warnt das BSI auch hier vor möglichen Angriffsszenarien bei falscher Konfiguration oder unzureichendem Schutz.
Warum viele Unternehmen jetzt eine SharePoint Alternative suchen
1. Sicherheitslücken als Auslöser
Die kritischen Sicherheitslücken im Juli 2025 waren für viele Unternehmen ein Weckruf. Besonders in sensiblen Branchen – wie Pflege, Energie, Maschinenbau oder öffentliche Verwaltung – wurde deutlich: SharePoint birgt Risiken, wenn es lokal betrieben wird. Arbeitspläne, Gesundheitsdaten oder Zugangsdokumente müssen geschützt sein – und dürfen nicht über veraltete Infrastrukturen angreifbar bleiben.
2. SharePoint passt nicht zur Realität vieler Teams
Die Plattform wurde für klassische Büroarbeitsplätze entwickelt: feste PCs, Microsoft-Konto, stabile Netzwerke. Doch der Arbeitsalltag hat sich verändert. Viele Beschäftigte arbeiten mobil, im Schichtdienst, auf Baustellen oder in der Pflege – und brauchen Tools, die sofort verständlich und einsatzbereit sind. Hier stößt SharePoint an Grenzen.
3. Geringe Nutzung und hohe Komplexität
Zahlreiche Studien zeigen: Die aktive Nutzung von SharePoint liegt oft unter 10 %. Selbst bei SharePoint Online steigen die Nutzungsraten selten über 35 %, wie Studien bei modernen Intranet-Anwendungen wie Origami belegen. Gleichzeitig verursacht das System hohen Aufwand in IT, Schulung und Konfiguration. Kommunikation verteilt sich auf mehrere Tools – was zu Medienbrüchen und Frust führt.
4. SharePoint ist nicht für mobile Teams gemacht
Die Plattform ist browserbasiert, nicht App-first. Offlinefähigkeit fehlt, genauso wie integrierte Chat-, Aufgaben- oder Feedbackfunktionen. Mobile Nutzung? Nur über Umwege. Zusammenarbeit? Oft nur mit zusätzlichen Lizenzen und Tools. Gerade in Logistik, Pflege oder Produktion wird das schnell zum K.O.-Kriterium.
Typische Schwächen in mobilen Einsatzfeldern:
• ❌ Kaum intuitive mobile Nutzung
• ❌ Geringe Nutzerakzeptanz
• ❌ Hoher Wartungsaufwand für die IT
• ❌ Sicherheitsrisiken bei On-Premise
• ❌ Kommunikationsinseln statt Integration
5. Deshalb braucht es moderne Alternativen
Immer mehr Unternehmen suchen nach leichtergewichtigen, wartungsarmen Lösungen, die:
- ✅ auf mobilen Geräten funktionieren
- ✅ Kommunikation, Aufgaben und Dokumente vereinen
- ✅ ohne Schulung nutzbar sind
- ✅ DSGVO-konform und sicher gehostet werden
Mobile Alternativen zu SharePoint – was heute besser funktioniert
Moderne Alternativen zu SharePoint wie Quiply zeigen, wie es besser geht: Dokumente lassen sich gezielt und personalisiert an Mitarbeitende versenden – zum Beispiel Lohnabrechnungen, Schichtpläne oder Zertifikate. Über die Funktion „Meine Dokumente“ hat jede:r Mitarbeitende einen eigenen Bereich in der App, um persönliche Dateien zu finden, zu filtern und bei Bedarf selbst auszudrucken. Alles an einem Ort, ohne Nachfragen.
Auch allgemeine Informationen lassen sich einfach verteilen: In Channels können etwa Onboarding-Guides, Sicherheitsanweisungen oder Handbücher dauerhaft bereitgestellt und zielgruppengenau sichtbar gemacht werden – nach Standort, Abteilung oder Sprache. Wie ein digitaler Onboarding-Prozess mit Quiply konkret aussehen kann, zeigen wir in diesem Beitrag zum Thema Onboarding. Und das Beste: Quiply ist nicht auf PDFs beschränkt. Auch Bildformate oder andere Dateitypen lassen sich problemlos teilen.
Natürlich ermöglicht Quiply eine sichere, DSGVO-konforme Nutzung – inklusive Hosting in Deutschland, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und einem fein justierbaren Rechte- und Rollenkonzept. Beiträge lassen sich zeitlich planen, Aufgaben gezielt verteilen und Freigaben mehrstufig einholen – ganz ohne komplexe Workflows oder externe Tools. Die Benutzeroberfläche ist so intuitiv, dass selbst neue Teammitglieder ohne Schulung sofort loslegen können – egal ob an der Werkbank, im Pflegeheim oder auf der Baustelle. Genau das spiegelt sich auch in den Bewertungen wider: Mit Top-Scores bei Capterra und Google zählt Quiply zu den am besten bewerteten Mitarbeiter-Apps im deutschsprachigen Raum. Ein weiterer Pluspunkt: der persönliche Support. Statt Ticketsystem gibt es echte Ansprechpartner:innen – vom Onboarding bis zur strategischen Weiterentwicklung. So entsteht nicht nur ein Tool, sondern eine Lösung, die im Alltag wirklich getragen wird – und nicht an den Nutzer:innen vorbeigeht.
Was eine gute SharePoint Alternative mitbringen sollte
Eine gute Lösung muss nicht „mehr“ können – sondern genau das, was Teams im Alltag brauchen:
- Einfache, intuitive Bedienung
- Mobile Nutzung – App, offlinefähig, auch ohne PC
- DSGVO-konformes Hosting – am besten in Deutschland
- Einfaches Rechtemanagement
- End-to-End-Verschlüsselung für Nachrichten & Dokumente
- Schnelle Einführung – produktiv in Tagen, nicht Monaten
- Modernes Dokumentenmanagement
- Integrierte Funktionen für Kommunikation, Aufgaben, Formulare & Co.
| Kriterium | SharePoint | Quiply Mitarbeiter-App |
|---|---|---|
| Zielgruppe | Office-Teams | Auch Non-Desk-Worker in Produktion & Service |
| Hosting | Meist On-Premise | DSGVO-konform in Deutschland (ISO 27001) |
| Mobile Nutzung | Eingeschränkt, browserbasiert | Native Apps – offlinefähig, auch ohne Desktop |
| Einführung | Wochen bis Monate | 48h live im Standard |
| Kommunikation integriert | Nein | Ja – inkl. Chat, Push, Aufgaben, Feedback, News |
| Rechteverwaltung | Komplex | Rollenbasiert, intuitiv |
| Verschlüsselung | Serverabhängig | Ende-zu-Ende für Nachrichten & Dateien |
| Nutzerfreundlichkeit | Schulungsbedürftig | Auch für Hilfskräfte sofort nutzbar |
| Dokumentenmanagement | Projektordner, oft schwer auffindbar | „Meine Dokumente“, Pflichtbestätigungen, PDF-Versand |
| Genehmigungsprozesse | Möglich, aber komplex | Mehrstufige Freigaben (Urlaub, Krankmeldung, Reisekosten) |
Was beim Wechsel wirklich zählt – worauf Sie achten sollten
Es gibt viele Tools – aber nur wenige, die wirklich zu Ihrem Arbeitsalltag passen. Prüfen Sie bei der Auswahl:
✅ Sicherheit & Datenschutz
- DSGVO-konforme Serverstandorte (z. B. in Deutschland)
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für alle Daten
- Rollenbasiertes Rechtemanagement
- 2-Faktor-Authentifizierung (MFA)
- Protokollierung aller Zugriffe & regelmäßige Audits
✅ Nutzbarkeit & Akzeptanz
- Schulungsaufwand
- Mehrsprachigkeit & Barrierefreiheit
- Integration in bestehende Tools oder als alleinstehende Lösung
- Offline-Nutzung für Teams ohne Netz
✅ Funktionen, die wirklich genutzt werden
- Chat, News, Push-Nachrichten
- Aufgaben, Umfragen, Kalender
- Digitales Dokumentenmanagement mit Lesebestätigung
- Formulare, Krankmeldungen, Urlaubsanträge
✅ Service, der unterstützt – nicht überfordert
- Persönliche Beratung
- Onboarding
- Kein Support über Ticketsysteme, sondern direkte Ansprechpartner
- Erfolgsmeetings und strategische Beratung
FAQ: So funktioniert Quiply als moderne Alternative
Ist Quiply DSGVO-konform?
Ja. Hosting in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland. AV-Vertrag, Verschlüsselung, Rechtemanagement – alles inklusive.
Wie lange dauert die Einführung?
Im Standard: 48 Stunden. White-Label-Projekte dauern meist nur wenige Wochen.
Ist das auch für kleinere Unternehmen geeignet?
Ja. Quiply funktioniert für den 50-Mann-Betrieb genauso gut wie für internationale Organisationen mit 5.000+ Mitarbeitenden.
Wie funktioniert das mit Dokumenten?
Dokumente wie Handbücher oder Schulungsunterlagen können als beständige Inhalte in Channels hinterlegt werden. Darüberhinaus gibt es empfangene Dokumente als praktische, filterbare Übersicht in "Meine Dokumente". Per Kampagnen können Sie sich wichtige Dokumente rechtssicher bestätigen lassen.
Fazit: SharePoint war nie für alle gemacht – Zeit für neue Wege
Wer mit SharePoint kämpft, kämpft oft mit mehr als Technik. Es geht um Akzeptanz. Um Sicherheit. Und um die Frage: Erreichen wir wirklich alle? Die Quiply Mitarbeiter-App denkt Zusammenarbeit neu – von den Mitarbeitenden her. Nicht nur für Admins und Büromitarbeitende. Sondern für alle, die am Ende wirklich damit arbeiten.
🟢 Kein Wartungsaufwand. 🟢 Kein Frust. 🟢 Kein Tool-Wirrwarr.
Sondern: Eine App, die alle miteinander verbindet!