Die Anwendungsfälle einer Mitarbeiter App

Hier zeigen wir Ihnen, wie ein gelungenes Onboarding mit Hilfe der Mitarbeiter-App gelingen kann.

Zu viel Papierkram, zu viele Prozesse, um Urlaubsanträge, Krankmeldungen etc. abzubilden? So geht es digital!

Mitarbeiterbindung per App? Im Video zeigen wir Ihnen, wie die Mitarbeiter-App von Quiply Ihnen dabei helfen kann.

Was gibt es Schlimmeres für ein Unternehmen als unmotivierte Mitarbeitende? Unsere App hilft dabei, Mitarbeitende für ihre Arbeit zu begeistern!

Kennen Sie das auch? Kolleg:innen und Mitarbeitende sind an verschiedenen Standorten oder mobil unterwegs. Wie können Sie garantieren, dass wichtige Infos alle erhalten? Im Video erfahren sie es!

Chats gehören heute zu den beliebtesten Kommunikationsformen und sind deutlich populärer als E-Mails oder Telefonate. Sie ermöglichen einen schnellen, effizienten Austausch in Echtzeit und eignen sich ideal für kurze Abstimmungen im Team. Bei Quiply können wie in privaten Messengern Fotos, Videos, GIFs und Sprachnachrichten geteilt werden – jedoch innerhalb einer sicheren, DS-GVO-konformen Umgebung, die sowohl Mitarbeitenden- als auch Kundendaten zuverlässig schützt.

Was auch immer im Unternehmen passiert: Teilen Sie es! Denn es gibt immer jemanden, der wichtige Infos erst zu spät bekommt – und das kann Prozesse verzögern. Eine hochwertige Dienstleistung oder ein starkes Produkt entstehen nur, wenn alle gut informiert sind und zusammenarbeiten. Die Grundlage dafür sind aktuelle Unternehmensnachrichten, ideal per Push-Nachricht direkt auf das Smartphone. So erreichen Sie alle in Echtzeit und sorgen dafür, dass Ihr Team gemeinsam mehr schafft.

Mitarbeiter-Apps können – genau wie moderne Intranets – die Sichtbarkeit von Beiträgen gezielt steuern. Dadurch lassen sich Nachrichten für bestimmte Standorte, Teams oder Fachgruppen veröffentlichen. So erhalten Mitarbeitende genau die Informationen, die für sie relevant sind: lokale Updates für einzelne Standorte oder spezielle Fachmeldungen, etwa für Mechaniker an verschiedenen Niederlassungen. Das sorgt für mehr Klarheit, weniger Ablenkung und eine interne Kommunikation, die wirklich ankommt.

Es gibt viele Möglichkeiten, Lernmethoden und Best Practices in einer Mitarbeiter-App einzubinden. Legen Sie zum Beispiel für verschiedene Standorte einen zentralen Best-Practices-Ordner in den Channels an und erstellen Sie für jeden Standort eine eigene Seite, um den Austausch zu fördern. Besonders wertvoll wird das, wenn neue Ideen kontinuierlich gesammelt und über Umfragen oder Bewertungen direkt in der App bewertet werden.

Mithilfe der Mitarbeiter-App lassen sich alle Mitarbeitenden schnell und unkompliziert über aktuelle Schulungen informieren. Push-Nachrichten stellen sicher, dass neue Schulungsangebote sofort wahrgenommen werden. Kleinere Trainings können direkt in der App mit passenden Materialien begleitet oder durch kurze Aufklärungsvideos unterstützt werden, die sich mit Bestätigungskampagnen verknüpfen lassen.

Mit Mikro-Trainings vermitteln Sie Wissen in kurzen Einheiten – ideal für den Arbeitsalltag. Über die Mitarbeiter-App lassen sich diese Inhalte multimedial bereitstellen, etwa als Text, Video oder Audio. So lernen Mitarbeitende flexibel genau dann, wenn es in ihren Zeitplan passt. Zur Erfolgskontrolle können Sie Lernstandstests integrieren, die zeigen, welche Inhalte bereits verstanden wurden. Besonders motivierend sind Quiz-Formate, denn durch Gamification-Elemente wird Lernen lebendiger.

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungen bieten viele Vorteile: Sie werden sofort zugestellt, sind für Mitarbeitende jederzeit abrufbar und verursachen weder Porto- noch Versand- oder andere Verwaltungskosten. Mit der Funktion Smarte Docs von Quiply können Dokumente sicher bereitgestellt und komfortabel archiviert werden. Das spart Zeit, reduziert Aufwand und sorgt für einen modernen, transparenten Informationsfluss.

Mit mobilen, digitalen Formularen lassen sich Urlaubsanträge schnell und effizient erfassen und bearbeiten. Das erleichtert die Prozesse und unterstützt Mitarbeitende zuverlässig bei ihrer Urlaubsplanung. Automatische Rückmeldungen sowie mehrstufige Genehmigungsabläufe sorgen dafür, dass Anträge korrekt geprüft, freigegeben und anschließend von der Personalabteilung verbucht werden. Durch die klare Übersicht in der App behalten alle jederzeit den aktuellen Status im Blick.

Mit einer Mitarbeiter-App können Sie Krankmeldungen schnell und einfach digital übermitteln. Mitarbeitende tragen ihre Abwesenheit direkt in der App ein und laden bei Bedarf die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) hoch. Die Information geht sofort an die zuständige Stelle – ohne Telefonate, E-Mails oder Papierformulare. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für einen reibungslosen Ablauf. Zusätzlich lässt sich nachvollziehen, ob alle relevanten Personen informiert wurden, sodass Teams besser planen können.

Das Mitarbeiterverzeichnis in der App umfasst übersichtliche Nutzerprofile mit allen wichtigen Informationen zu den Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen. Neben Kontaktdaten lassen sich auch Attribute wie Standort, Berufsbezeichnung oder Qualifikationen bequem einsehen. So finden Teams schneller die richtigen Ansprechpersonen und können standortübergreifend noch effizienter zusammenarbeiten.

Formulare sind zentral für jeden Prozess: Sie erfassen die richtigen Daten, leiten Informationen weiter, ermöglichen Prüfungen und geben Themen zuverlässig frei. Durch die Mitarbeiter-App stehen alle Formulare mobil und jederzeit zur Verfügung. So können Daten direkt für das ERP erfasst und anschließend mit den gewohnten Tools ausgewertet werden. Auch Richtlinien und Merkblätter lassen sich auf diesem Weg einfach und zielgerichtet verteilen.

Auch wenn jeder Mitarbeitende individuell ist, wiederholen sich viele Fragen beim Einstieg ins Unternehmen. In der App lassen sich wichtige Inhalte wie das Unternehmenshandbuch, Regeln und Prozesse in einer übersichtlichen Onboarding-Bibliothek bündeln. Zusätzlich können praktische Trainings – z.B. Schritt-für-Schritt-Videoanleitungen – integriert werden. So finden neue Mitarbeitende schnell Orientierung, können jederzeit Informationen nachschlagen und starten leichter in ihren Arbeitsalltag, auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Anstatt nur einmal im Jahr eine große Mitarbeiterbefragung durchzuführen, haben sich Pulsumfragen als wichtiges Instrument etabliert, um schnell und regelmäßig Feedback aus dem Team zu erhalten. Sie zeigen zeitnah, wie wirksam Maßnahmen tatsächlich sind und wo kurzfristig nachgesteuert werden sollte. Durch die einfache Durchführung in der Mitarbeiter-App lassen sich Trends früh erkennen und Entscheidungen fundierter treffen. So entsteht ein kontinuierlicher Dialog, der die Mitarbeiterzufriedenheit nachhaltig stärkt.

Gutes Feedback motiviert – und konstruktives Feedback hilft, besser zu werden. Umso bedauerlicher ist es, wenn Entscheider keine Rückmeldungen erhalten, weil Informationen unterwegs gefiltert werden. Über die Mitarbeiter-App lässt sich ehrliches und direktes Feedback ganz einfach einholen: durch Kommentare, Likes, 1:1-Chats oder den Austausch in regelmäßig konsultierten Gruppen. So entstehen offene Kommunikationswege, die echte Verbesserungen ermöglichen.

„Nicht geschimpft ist genug gelobt“? Diese Haltung ist längst überholt. Bewusste Wertschätzung macht heute einen entscheidenden Unterschied – sie steigert Motivation und stärkt nachhaltig die Mitarbeiterbindung. Und ganz ehrlich: Ein Lob, das vor Kolleginnen und Kollegen ausgesprochen wird, wirkt gleich doppelt. In der Mitarbeiter-App lässt sich Anerkennung zudem schnell und sichtbar teilen, was den positiven Effekt weiter verstärkt.

Eine Mitarbeiter-App bietet ideale Möglichkeiten, die gesamte Bandbreite des Personalmarketings abzubilden und authentisch nach außen zu kommunizieren. Mitarbeitende können gezielt auf offene Stellen hingewiesen werden und diese direkt im Umfeld teilen. Offene Positionen sind jederzeit griffbereit, was die Reichweite deutlich erhöht. Gleichzeitig lassen sich auch bestehenden Mitarbeitenden regelmäßig die Vorteile ihrer Beschäftigung vermitteln und die Arbeitgebermarke nachhaltig stärken.

Arbeitgeber benötigen heute nicht nur eine starke Produktmarke, sondern auch eine attraktive Arbeitgebermarke. Sie sollten für Werte stehen, die zu einer modernen Arbeitswelt passen – etwa Fortschrittlichkeit, Transparenz oder digitale Kompetenz. Eine Mitarbeiter-App unterstützt dieses Bild wirkungsvoll, besonders wenn sie als Professional App mit eigenem Namen, Icon und Eintrag im Apple- und Google-Store erscheint. Mit der richtigen internen Kommunikation prägt sie nachhaltig die Wahrnehmung der Mitarbeitenden.

Storytelling liegt heute voll im Trend – dabei wissen wir eigentlich schon seit Homer: Wer Menschen wirklich erreichen will, verpackt Informationen in eine gute Geschichte. Das gilt genauso für die interne Kommunikation, denn Geschichten schaffen Nähe, Emotion und Verständnis. Storytelling ist daher das A und O, um Mitarbeitende nachhaltig zu erreichen und Inhalte lebendig zu vermitteln. Mit einer Mitarbeiter-App lassen sich solche Geschichten besonders leicht teilen und sichtbar machen.

Corporate Benefits sollten in der Mitarbeiter-App jederzeit übersichtlich abrufbar sein. Neben dem Gehalt spielen heute zahlreiche Extras und Boni eine wichtige Rolle, um Mitarbeitende zu motivieren und langfristig zu binden. Ebenso entscheidend wie das Angebot selbst ist jedoch die regelmäßige Kommunikation dieser Vorteile. Nur so werden sie wahrgenommen und können die Wertschätzung vermitteln, die der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden zeigen möchte. Was das Unternehmen leistet, sollte für alle sichtbar sein.

Möchten Sie teilnehmen? Dürfen wir Sie erinnern? In der Mitarbeiter-App behalten alle ganz einfach den Überblick über kommende Events – von der großen Messe bis zur jährlichen Betriebsfeier, die niemand verpassen möchte. Die App verwaltet Termine, synchronisiert sie mit anderen Kalendern und erinnert rechtzeitig mit hilfreichen Zusatzinformationen. So bleiben Veranstaltungen übersichtlich und jederzeit sichtbar. Gleichzeitig steigert der Event-Kalender die Teilnahme und erleichtert die Planung deutlich.

Mit der Mitarbeiter-App wird das Event-Management für Veranstaltungen, Trainings oder interne Events deutlich einfacher. Wenn sich Mitarbeitende selbst registrieren, wird auch der Check-In zum Kinderspiel. Absagen oder Änderungen werden direkt auf das Smartphone gesendet und erreichen alle sofort. So behalten Sie jederzeit den Überblick und organisieren Veranstaltungen wesentlich effizienter. Gleichzeitig erleichtert die klare Übersicht die Planung im Team und sorgt für eine höhere Teilnahmequote.

In größeren Unternehmen ist ein direkter Draht zur Führungskraft oft nur schwer zu realisieren. Über die Mitarbeiter-App kann dieser Kontakt dennoch ermöglicht werden – niedrigschwellig, transparent und für alle Mitarbeitenden gleichermaßen zugänglich. Die Führungskraft entscheidet selbst, in welchem Rahmen und zu welchen Themen der Austausch stattfinden soll. So entsteht eine offene Kommunikationsmöglichkeit, die Vertrauen stärkt und Fragen schneller klärt.

Moderne Krisenkommunikation kann sehr umfassend sein – doch vor allem muss sie schnell sein. Daher ist es wichtig, nicht nur Szenarien vorzubereiten, sondern auch sicherzustellen, dass die interne Kommunikation alle Mitarbeitenden sofort erreicht, bevor der Flurfunk beginnt und sich mögliche Gerüchte verbreiten. Eine Mitarbeiter-App ermöglicht genau diese direkte und zuverlässige Ansprache in Echtzeit. So behalten Unternehmen auch in schwierigen Situationen die Kontrolle über die Informationslage.

Sicherheit als zentrales Unternehmensthema lässt sich über eine Mitarbeiter-App kontinuierlich vermitteln – zum Auffrischen, als Training oder gezielt zur Überprüfung, damit im Ernstfall jeder Handgriff sitzt. Im Rahmen von QHSE können unterschiedlichste Szenarien abgebildet werden: per Video, interaktiven Modulen oder Gamification-Elementen. All diese Formate lassen sich direkt in der App umsetzen. Und wenn es tatsächlich zu einer kritischen Situation kommt, ermöglicht eine Push-Nachricht einen der schnellsten und wirkungsvollsten Warnmechanismen.

Wenn ein Unternehmen seine CO₂-Bilanz wirklich verbessern möchte, sind Fahrgemeinschaften ein äußerst praktikabler Ansatz – und sie sparen Mitarbeitenden zugleich bares Geld. Über die Mitarbeiter-App kann der Arbeitgeber eine unkomplizierte Plattform bereitstellen, um Mitfahrgelegenheiten zu finden und zu koordinieren. Das reduziert nicht nur Emissionen und Anfahrtskosten, sondern verringert auch Verspätungen und fördert den Austausch im Team. Zusätzlich stärkt eine gut organisierte Mitfahrbörse das Gemeinschaftsgefühl.

Das Mitarbeiterverzeichnis in der Mitarbeiter-App bietet übersichtliche Nutzerprofile, die alle relevanten Informationen zu Ihren Mitarbeitenden bündeln. Neben Kontaktdaten sind auch Attribute wie Standort, Abteilung, Berufsbezeichnung oder Qualifikationen sofort einsehbar. So finden Teams schnell genau die Expertise, die sie für Projekte oder Fragestellungen benötigen. Durch intelligente Filterfunktionen wird die Suche zusätzlich beschleunigt.

Was sich dahinter verbirgt, weiß jeder. Was früher über Aushänge am schwarzen Brett funktionierte, ist heute längst überholt. Wer nutzt in Zeiten von ebay, WhatsApp und Facebook noch ein schwarzes Brett, um etwas zu verkaufen oder bekannt zu geben? Dementsprechend liest auch niemand mehr Ihre analogen Aushänge im Unternehmen. Doch wie sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeitenden sich über die neuesten Meldungen informieren? Am einfachsten über die gleiche Pinnwand in digital – in der Mitarbeiter-App.

Im Rahmen der Einarbeitung neuer Mitarbeitender ist dies eine hilfreiche Sektion für all die Dinge, die immer wieder gefragt werden — auch zur Mitarbeiter-App selbst. Für den Erfolg Ihrer App ist entscheidend, dass Mitarbeitende wissen, wie sie diese bedienen, wo sie wichtige Informationen finden und wie integrierte Services funktionieren. Auf einer FAQ-Seite erhalten sie Antworten rund um die neue Kommunikationsplattform, etwa zur Installation auf mobilen Geräten, zum Zugriff auf die App oder zum Vorgehen bei Passwortverlust.

Arbeitsanweisungen lassen sich in der Mitarbeiter-App flexibel als Text, Foto oder Video bereitstellen. Die empfangende Person muss den Erhalt aktiv bestätigen, sodass wichtige Informationen nicht übersehen werden und alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand bleiben. Zudem ist jederzeit nachvollziehbar, wer welche Anweisung erhalten und bestätigt hat. So erhöhen Sie die Verbindlichkeit und schaffen klare, dokumentierte Prozesse.

Auch wenn Wissensmanagement im Mittelstand oft unterschätzt wird: Ein zentraler Kanal, über den Mitarbeitende miteinander kommunizieren und sich gegenseitig unterstützen können, ist Gold wert. Offene Fragen oder Herausforderungen lassen sich so schnell und unkompliziert unter Kolleginnen und Kollegen klären – per Chat oder über themenspezifische Channels in der Mitarbeiter-App. Das stärkt nicht nur den Wissenstransfer, sondern fördert auch eine Kultur des Miteinanders.

Dienst- und Schichtpläne sind oft nur stationär einsehbar – mobil schon gar nicht. Mit der Mitarbeiter-App können Sie diese jedoch webbasiert per Quick Link bereitstellen und jederzeit zugänglich machen. Auf Wunsch sind auch tiefere Integrationen möglich, etwa für Schichtwechselanträge, die Berücksichtigung von Abwesenheiten oder die direkte Urlaubsplanung. So behalten alle Beteiligten den Überblick und entlasten gleichzeitig die administrativen Prozesse.

Materialbestellungen lassen sich per Smartphone deutlich einfacher und schneller erledigen. Die Mitarbeiter-App ermöglicht passgenaue Formulare für den typischen Bedarf – inklusive direkter Fotoaufnahme, falls ein Teil schwer zu beschreiben ist. So gelangen alle Informationen ohne Umwege ins Büro, wo das benötigte Material zeitnah beschafft werden kann. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft.

Mit der Mitarbeiter-App erhalten alle Mitarbeitenden jederzeit eine klare Antwort auf die Frage: „Was gibt es heute in der Kantine?“ Speisepläne sind mobil einsehbar, können aktualisiert und mit Aktionen oder besonderen Angeboten ergänzt werden. So lassen sich saisonale Highlights, Rabattaktionen oder Themenwochen gezielt bewerben und die Teilnahme spürbar erhöhen. Gleichzeitig verbessert die transparente Kommunikation die Planungssicherheit für das Kantinenteam.

Neue Impulse entstehen am besten dort, wo Menschen täglich mit Prozessen und Herausforderungen arbeiten – bei Ihren Mitarbeitenden. Mit der Mitarbeiter-App können Ideen zentral eingereicht, diskutiert und über Funktionen wie Umfragen oder Bewertungen von allen beurteilt werden. So wird der kontinuierliche Verbesserungsprozess deutlich transparenter und schneller. Gleichzeitig entsteht eine Kultur, in der kreative Vorschläge sichtbar werden und Wertschätzung erfahren.

Sturzprotokolle gehören zu den zentralen Dokumentationsaufgaben in der Pflege, da sie sowohl der Prävention als auch der genauen Nachverfolgung eines Vorfalls dienen. Mit der Mitarbeiter-App kann die Erfassung direkt am Ort des Geschehens erfolgen – zeitnah, vollständig und ohne Medienbruch. Das verbessert die Qualität der Dokumentation erheblich und reduziert gleichzeitig den Aufwand für das Pflegepersonal. Zudem lassen sich Protokolle strukturiert auswerten, um künftige Risiken zu minimieren.

Wartungsprotokolle lassen sich in der Mitarbeiter-App schnell und strukturiert erfassen – direkt vor Ort und ohne Umwege über Papierformulare. Fotos, Messwerte oder Notizen können unmittelbar hinzugefügt werden, sodass keine wichtigen Details verloren gehen. Dadurch werden technische Anlagen zuverlässiger dokumentiert und Wartungsintervalle besser eingehalten. Außerdem können Verantwortliche die Daten zentral auswerten und so künftige Störungen effizienter vorbeugen.

Ein Azubi-Blog bietet authentische Einblicke in den Arbeitsalltag, stärkt die Sichtbarkeit junger Talente und fördert gleichzeitig die Fähigkeit zur professionellen Selbstdarstellung. Er dient als kreative Plattform, auf der Auszubildende ihre Erfahrungen teilen, voneinander lernen und sich untereinander vernetzen können. So entsteht ein lebendiger Austausch, der die „Konnektivität“ der Mitarbeitenden von morgen erhöht und das Unternehmen als modernen, attraktiven Ausbildungsbetrieb präsentiert.

Kurze Training-Videos machen komplexe Abläufe sofort verständlich und ermöglichen ein direktes Nachmachen – ähnlich wie bei einer täglichen Fitnessroutine. Ob handwerkliche Kniffe, optimale Bewegungsabläufe in der Pflege oder praxisnahe Hygiene-Regeln im Service: Mitarbeitende erhalten visuelle Anleitung genau dann, wenn sie sie benötigen. So lassen sich Standards, Qualität und Sicherheit nachhaltig steigern. Zudem können neue Inhalte jederzeit ergänzt werden, sodass das Wissen immer aktuell bleibt.

Mit digitalen Lehrinhalten in der Mitarbeiter-App erhalten Auszubildende jederzeit Zugriff auf relevante Materialien, Lernmodule und praxisnahe Anleitungen. Inhalte können schrittweise vermittelt, regelmäßig aktualisiert und gezielt bestimmten Personen oder Gruppen zugewiesen werden. So entsteht eine moderne, strukturierte Lernumgebung, die den Ausbildungsprozess unterstützt und Ausbilder:innen spürbar entlastet. Gleichzeitig fördert die App eigenständiges Lernen und schafft mehr Transparenz über Lernfortschritte.

Interne Stellenausschreibungen sind für HR essenziell – und oft sogar verpflichtend. Statt Aushänge auf Papier im Schaukasten zu platzieren, erreicht ein digitaler Stellenaushang in der Mitarbeiter-App wirklich alle Mitarbeitenden. Neue Chancen werden transparent kommuniziert, Bewerbungen können direkt mobil eingereicht werden – auch standortübergreifend. Dadurch entstehen für Personalmarketing und Personalentwicklung deutlich mehr Möglichkeiten, Talente zu entdecken und intern weiterzuentwickeln.

Mit einer zentralen App wird die Kommunikation mit Bewerber:innen deutlich einfacher, schneller und transparenter. Automatisierte Nachrichten, klare Prozessschritte und direkte Kontaktmöglichkeiten sorgen dafür, dass Kandidat:innen jederzeit wissen, wo sie im Bewerbungsprozess stehen. Unternehmen reduzieren Rückfragen, stärken die Candidate Experience und präsentieren sich als moderner, organisierter Arbeitgeber. Ein professioneller Kommunikationsfluss erhöht zudem die Chance, qualifizierte Talente erfolgreich zu gewinnen.

Ob neue Stellen, Recruiting-Erfolge oder Einblicke in den Arbeitsalltag – Karriere-News stärken die Arbeitgebermarke und zeigen authentisch, wofür Ihr Unternehmen steht. Über die Mitarbeiter-App veröffentlichen Sie aktuelle Inhalte schnell, zielgruppenspezifisch und jederzeit mobil, wodurch sowohl die interne als auch die externe Sichtbarkeit im Wettbewerb um Talente steigt. Gleichzeitig fördern regelmäßige Karriere-News das Engagement Ihrer Mitarbeitenden und motivieren sie, aktiv am Unternehmenserfolg mitzuwirken.