Wissensmanagement im Unternehmen: Bedeutung, Methoden und Umsetzung

FAQ: Wissensmanagement im Unternehmen – einfach erklärt

Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement bezeichnet alle Maßnahmen, mit denen Unternehmen Wissen systematisch erfassen, organisieren, teilen und weiterentwickeln. Ziel ist es, Wissen für alle Mitarbeitenden zugänglich zu machen, egal ob im Büro oder im Home Office.

Warum ist Wissensmanagement so wichtig?
In Zeiten von Informationsflut und Fake News wird echtes, überprüfbares Wissen immer wertvoller. Unternehmen profitieren von einem klaren Umgang mit Wissen, um Entscheidungen zu verbessern und schneller auf Veränderungen zu reagieren.

Welche Vorteile bringt Wissensmanagement meinem Unternehmen?
Ein gutes Wissensmanagement spart Zeit, reduziert Fehler und steigert die Innovationskraft. Es hilft dabei, Know-how zu sichern, Fachkräfte zu binden und neue Mitarbeitende schneller einzuarbeiten.

Welche Methoden gibt es im Wissensmanagement?
Zu den gängigen Methoden gehören Wissensdatenbanken, Wikis, interne Schulungen, Mentoring-Programme und digitale Tools zur Zusammenarbeit. Wichtig ist, dass das Wissen leicht zugänglich und aktuell bleibt.

Welche Tools eignen sich für Wissensmanagement?
Moderne Mitarbeiter-Apps, Cloud-Plattformen, KI-basierte Suchfunktionen und interne Kommunikationslösungen wie Intranets helfen dabei, Wissen zu strukturieren und effizient zu teilen. Die Auswahl hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens ab.

Wissen oder Meinung? Warum echtes Wissensmanagement Unternehmen heute rettet

„Wissen ist Macht“ - doch im digitalen Zeitalter scheint es, als seien plötzlich alle zu Experten geworden. Ob auf Social Media, in Talkshows oder Messenger-Gruppen: Überall wird Meinung lautstark mit Wissen verwechselt. Aber bedeutet das Teilen von Informationen automatisch, dass jemand Bescheid weiß?

Mitnichten. Wie der Kabarettist Rainald Grebe pointiert: „Wissenschaft ist eine Meinung, die muss jeder sagen dürfen.“ Natürlich ist das ironisch gemeint, denn echte wissenschaftliche Erkenntnisse basieren nicht auf Meinung, sondern auf überprüfbaren Daten und Fakten.

Gerade in Zeiten von Fake News, Halbwissen und Informationsüberflutung ist es entscheidend, Wissen von Meinung zu unterscheiden. Denn nicht alles, was häufig geteilt wird, ist auch wahr. Schnell verbreitet sich populäres, oft ungenaues Wissen in sozialen Netzwerken, während unbequeme, aber belegbare Wahrheiten untergehen.

Ein strukturiertes Wissensmanagement hilft Unternehmen dabei, fundiertes Wissen zu sichern, zugänglich zu machen und gezielt weiterzugeben. Das ist heute wichtiger denn je - in einer Welt, in der Datenmengen rasant wachsen und relevante Informationen leicht untergehen.

Nutzen Sie deshalb jetzt den richtigen Zeitpunkt, um Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen strategisch aufzubauen. So behalten Sie den Überblick, fördern Innovation und treffen bessere Entscheidungen auf Basis von echtem Wissen.

Denn:

• Experten und Suchende im Unternehmen unabhängig von Zeit oder Raum schneller zusammenzubringen, ist in der globalisierten Wirtschaft ein wichtiger Wettbewerbsvorteil
• Ein gutes Wissensmanagement ist gerade im Home Office von Vorteil. Relevante Informationen sollten so abgespeichert sein, dass auch eine physische Distanz den Arbeitsfluss und den Output nicht beeinflusst.
• Nur durch ein solides Wissensmanagement ist Innovation und Entwicklung möglich, und diese sind entscheidend für den Kampf im globalen Markt
• Nur wenn sich Unternehmen über ihr Fachwissen bewusst sind und diese auch nach außen tragen können, fühlen sich Fachkräfte angesprochen, gefordert und in ihrer Expertise auch wertgeschätzt

Was genau ein gutes Wissensmanagement bedeutet, und wie Sie es auch für Ihr Unternehmen entwickeln können, das wissen Sie nach der Lektüre dieses Textes - Versprochen! Wir haben folgende Themen für Sie aufbereitet:

• Die Definition von Wissensmanagement
• Die Ziele und Methoden von Wissensmanagement
• Praktische Tools und Anwendungsbeispiele

So wird aus Wissensmanagement nichts abstraktes, sondern etwas, dass sich praktisch auch umsetzen lässt.

Was bedeutet Wissensmanagement im Unternehmenskontext?

Wissensmanagement ist kein einmaliger Zustand, sondern ein kontinuierlicher, strategischer Prozess, der darauf abzielt, vorhandenes Wissen im Unternehmen gezielt zu erfassen, zu strukturieren, weiterzugeben und nutzbar zu machen. Dabei geht es nicht nur um Daten oder Informationen, sondern um das wertvolle Know-how, das Mitarbeitende täglich generieren und anwenden.

Im Gegensatz zum klassischen Informationsmanagement umfasst Wissensmanagement auch implizites Wissen - also Erfahrungswissen, das nicht direkt dokumentiert ist. Ziel ist es, dieses Wissen zu sichern, sinnvoll zu verknüpfen und dort verfügbar zu machen, wo es gebraucht wird.

Mit einem funktionierenden Wissensmanagement können Sie:

• Wissen team- und abteilungsübergreifend nutzbar machen

• Know-how älterer oder ausscheidender Mitarbeitender erhalten

• Einarbeitungszeiten für neue Kolleg:innen deutlich verkürzen

• Innovationsprozesse unterstützen und gezielter weiterentwickeln

• Ihr Unternehmen als lernende Organisation positionieren – auch nach außen

Im Zuge des digitalen Wandels entwickeln sich auch die Tools und Methoden im Wissensmanagement stetig weiter. Wer frühzeitig passende Systeme einführt, sichert sich klare Wettbewerbsvorteile - intern wie extern. Dass dies dringend notwendig ist, zeigt eine Studie von Haufe aus dem Jahr 2025: 84 % der befragten Unternehmen betrachten die Verfügbarkeit von Wissen als entscheidenden Wettbewerbsfaktor, doch 67 % geben an, nicht über die nötigen technischen oder personellen Ressourcen zu verfügen, um diesen Anspruch zu erfüllen.

Es ist hilfreich, an dieser Stelle uns eine gemeinsame Basis der Begrifflichkeiten Daten, Information und Wissen zu verschaffen. Denn Information ist nicht das gleiche wie Wissen. Und was sind Daten?

Daten

In der Grundform sind Daten verschiedene Symbole und Zeichen, deren Bedeutung nur deutlich wird, wenn sie in einen Kontext gesetzt werden

Ein Beispiel für Daten: 17091985 – Allein mit dieser Abfolge von Zahlen lässt sich nur wenig anfangen. Wird die Information allerdings in einem Kontext dargestellt, kann die Zahlenfolge entschlüsselt werden und stellt eine Information dar (Geburtsdatum: 17.09.1985).

Information

Die Daten gelangen auf eine komplexere Ebene und werden in Verknüpfung mit zusätzlichem Kontext zu einer Information. Informationen stellen Kenntnisse über Sachverhalte oder Personen dar. Es gibt verschiedene Ebenen, über die Informationsaustausch stattfinden kann. Je nach Sachlage und Kontext kann die Information relevant oder irrelevant sein.

Beispiel für Informationen: Die Information über ein Geburtsdatum hat immer noch recht wenig Wert, wenn unbekannt ist, um welche Person es sich handelt. Werden jetzt weitere Informationen, wie der Name hinzugefügt und beide Informationen verknüpft entsteht Wissen über eine Person.

Wissen

Wissen beschreibt somit die gesammelten Informationen, die über einen bestimmten Sachverhalt oder eine Person zur Verfügung stehen. Die Kenntnisse über diesen Sachverhalt ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen. Somit beeinflusst Wissen das Denken und Handeln von Menschen. Auch Maschinen können auf Grund von neuem Wissen, das durch Informationen generiert wird, Entscheidungen treffen. Um Wissen zu erlangen, müssen Informationen verarbeitet werden.

Technisch kennen wir also die Definition von Wissen und wenn Wissensmanagement großartig ist, warum wird es dann so wenig gemacht?

Das liegt vor allem an einem großen Stolperstein: Viele Unternehmen schaffen es nicht, implizites Wissen in explizites Wissen zu transferieren.

Dabei ist diese Unterscheidung immens wichtig, um Wissen speichern und managen zu können. Um diese Herausforderung zu meistern, muss im ersten Schritt implizites Wissen von explizitem Wissen unterschieden werden können.

Implizites Wissen

Implizites Wissen wird oft auch als Erfahrungswissen bezeichnet, da es aus langjährigen Erfahrungen heraus entsteht und oft als Intuition wahrgenommen wird.

Eine Person handelt zwar in dem Moment äußert kompetent, muss sich dabei aber keine Regeln oder Abläufe bewusst machen. Implizites Wissen hat jeder von uns - ob es die Weise ist, wie wir uns die Haare kämmen oder wie wir andere Menschen begegnen. Es kann aber auch die Art sein, wie wir uns im Kundengespräch verhalten, einfach, weil wir es schon seit Jahren so machen und sich gewisse Dinge und Redewendungen bewährt haben. Implizites Wissen hat viele Vorteile:

• Es ermöglicht denjenigen, schnell zu reagieren, da er sich nicht bewusst an bestimmte Regeln erinnern muss
• Menschen mit impliziten Wissen wirken besonders kompetent und authentisch und können meist auf langjährige Erfahrung zurück blicken

Aber implizites Wissen kann auch Nachteile haben, besonders für den Arbeitgeber.

Denn Mitarbeiter, die nur implizites Wissen haben…

• können ihr Wissen meistens nicht konkret weitergeben, weil sie es noch nie artikuliert, sondern nur unterbewusst abgespeichert haben
• wirken schnell inkompetent, weil sie ihre Verhaltensweise nicht gleich erklären, oder ihre Richtigkeit wissenschaftlich belegen können
• können ihren jüngeren Kollegen wenig mitgeben, da ihr Wissen eben auf langjähriger Erfahrung beruht.

Die aufgebaute Kompetenz geht dann mit diesen Mitarbeitern verloren, wenn sie den Betrieb verlassen.

Um das Auftreten dieser Nachteile zu verhindern, ist der Transfer zu explizitem Wissen nötig. Denn sonst verschwindet mit der Fachkraft auch das Wissen vollständig. Durch explizites, artikuliertes Wissen können implizite Zugänge schneller gelernt werden und die sind meistens kostbar.

Nicht umsonst werben Firmen damit, wann sie gegründet wurden, und wie lange es den Betrieb schon gibt. Langjährige Erfahrung im Job zeugt davon, dass sich der Betrieb bewährt hat und authentisch ist.

Explizites Wissen

Explizites Wissen ist, im Gegensatz zu impliziten Wissen, formell dokumentiertes Wissen. In der Schule oder im Studium bekommen wir zum Beispiel explizites Wissen gelehrt, und auch Social Media Kanäle leiten uns an, wie man ein Bild posten kann. Was genau auf dem Bild zu sehen ist, das kann einem die Plattform nicht vorgeben. Dafür ist wieder implizites Wissen relevant, in Form von Erfahrungswerten und das Gespür für die Zielgruppe.

Explizites Wissen ist Wissen, das einem noch nicht „in Fleisch und Blut“ übergegangen ist. Es kann artikuliert und begründet werden und hat, genau wie das implizite Wissen, auch seine Vorteile.

Zum Beispiel:

• Können neue Mitarbeiter schnell eingelernt werden, da das explizite Wissen schon artikuliert und aufgeschrieben wurde.
• Explizites Wissen wirkt professionell, da es eben nicht nur auf Intuition, sondern auf Daten, Fakten und Forschungsergebnissen aufbaut
• Explizites Wissen ist, im Gegenteil zum impliziten Wissen, abgespeichert und kann auch von anderen aufgegriffen werden.
• Explizites Wissen kann massiv dabei unterstützen, eigenes implizites Wissen zu erwerben — damit ist eine Vorwärtsbewegung möglich, und nur durch dieses Zusammenwirken von explizitem und implizitem Wissen lässt sich ein Wissenskatalog langfristig aufbauen.

Ziele des Wissensmanagement

Ein gutes Wissensmanagement ist deshalb so beliebt, weil es, wenn richtig ausgeführt, einiges an Vorteilen bringen kann.

Zum Beispiel:

• Schnellere Verfügbarkeit von Informationen, zum Beispiel auf dem Handy oder auf dem Desktop. Gut gespeichertes Wissen ist jederzeit abrufbar, weil es gut kategorisiert werden kann. Dadurch können sie jederzeit etwas nachlesen oder sich weiterbilden — auch unterwegs.
• Schnellere Identifikation von Know-how im Unternehmen. Erst durch konkret gesammeltes Wissen wird ersichtlich, welche Expertisen es im Betrieb bereits gibt, und wo vielleicht noch nachgelegt werden könnte. Eine Visualisierung macht Wissen außerdem relativierbar, und so kann relevantes Wissen von irrelevantem langfristig unterschieden werden.
• Verkürzte Einarbeitung in neue Fachgebiete. Angestellte können sich davor schon in einlesen und so schnell einen Überblick darüber gewinnen, welches Wissen im Unternehmen schon vorhanden ist und wer für welche Expertise zuständig ist. Das verkürzt die Laufwege, und sorgt nachhaltig für eine bessere interne Kommunikation.
• Schnellere Verbreitung von externem Wissen im Unternehmen. Anstatt im Büroflur komplizierte Sachverhalte erklären zu müssen, kann schnell auf den abgespeicherten Artikel verwiesen werden. Das entlastet sowohl die zeitlichen, als auch die personellen Ressourcen.
• Einfachere und schnellere Umsetzung von Innovationen. Nur wer aus der Vergangenheit lernt, ist für die Zukunft gerüstet.

Wenn das Wissen über vorherige Projekte abgespeichert und strukturiert wird, können die Pläne für das nächste Projekt zielsicherer und konkreter verfasst werden.

Methoden des Wissensmanagement

Methoden und Instrumente des Wissensmanagements können die konkrete Umsetzung von Wissenszielen im Unternehmen unterstützen. Konzepte und Modelle klingen erstmal sehr theoretisch und fernab der alltäglichen Realität. Doch es kann helfen, sich einmal damit auseinanderzusetzen.

Denn:

• Modelle sind vereinfachte Abbilder der Realität - sich mit einem Modell zu befassen, kann wertvolle Zeit und Kosten sparen, wenn es dann an die tatsächliche Umsetzbarkeit im Unternehmen geht
• Modelle bieten eine Gesprächsgrundlage und einen Konsens für Besprechungen im Unternehmen
• Durch ein Modell kann der spezifische Bedarf eines jeden Unternehmers ermittelt, und schon in diesem Entwicklungsschritt genau an die konkreten Bedürfnisse angepasst werden.

Welche unterschiedlichen Methoden gibt es?

1. Planungsmethoden

Planungsmethoden sind wie Tools in einem großen Werkzeugkasten. Sie können helfen, Planungsprobleme zu entdecken, zukünftige Entwicklungen vorherzusagen und Planalternativen aufzustellen.

Planungsmethoden sind besonders wichtig, wenn sie ein bestimmtes Projekt verfolgen. Dann kann Mithilfe einer Wissensbilanz das Wissen im Unternehmen strategisch fokussiert werden.

Ein wichtiger Teil der Wissensbilanz ist das Messung von Veränderungen im Wissensbestand. Erst durch eine genaue Dokumentation der gegebenen Zustände, können auch Veränderungen protokolliert, und ein Erfolg definiert werden.

2. Präsentationsmethoden

Wenn Sie Wissen umfassend, verständlich und übersichtlich vermitteln möchten, eignen sich visuelle Methoden besonders gut für den Einstieg ins Wissensmanagement. Mind-Mapping, also das grafische Darstellen von Gedanken, Zusammenhängen und Ideen rund um ein zentrales Thema, hilft dabei, Wissen sichtbar zu machen und neue Verbindungen zu erkennen. Auch Wissenslandkarten - strukturierte Übersichten, die zeigen, welches Wissen im Unternehmen wo vorhanden ist, können ein wertvolles Werkzeug sein, um implizites Wissen (also nicht dokumentiertes Erfahrungswissen) zu identifizieren und gemeinsam nutzbar zu machen.

Durch die Übersichtlichkeit, können Bilanzen gezogen werden - was wiederum zu bewussten und selbst ermächtigten Entscheidungen führt.

3. Kreativitätsmethoden

Kreativitätsmethoden eignen sich besonders gut, um implizites Wissen - also Erfahrungswissen, das nicht schriftlich festgehalten ist - spielerisch und offen auszudrücken. Dabei handelt es sich um strukturierte Techniken, die kreative Denkprozesse anregen und neue Perspektiven fördern. Während auf der einen Seite Wissen weitergegeben wird, können sich auf der anderen Seite auch Kolleg:innen besser kennenlernen und in einem klaren, aber offenen Rahmen kreativ und diskursiv zusammenarbeiten - etwa durch Brainstorming, Pinnwand-Techniken oder das Gruppieren von Post-its.

4. Methoden der Wissensförderung

Wer systematisch Erfahrungen, Entwicklungen, Risiken und Fehler aus abgeschlossenen Projekten sammelt, bewertet und aufbereitet, ist für zukünftige Vorhaben deutlich besser gerüstet. Im Projektmanagement spricht man in diesem Zusammenhang von einer Projekt-Retrospektive - einer strukturierten Rückschau, bei der das Projekt im Team reflektiert wird, um Verbesserungen abzuleiten.

Die „Lesson Learned“-Methode verfolgt ein ähnliches Ziel: Hier liegt der Fokus darauf, Erfolgsfaktoren und Fehler aus früheren Projekten gezielt zu analysieren, um daraus konkrete Handlungsempfehlungen für kommende Projekte zu entwickeln.

Beim „Best-Practice-Sharing“ hingegen werden ausschließlich besonders erfolgreiche Projektbeispiele betrachtet. Ziel ist es, herauszufinden, welche Methoden oder Vorgehensweisen sich bewährt haben und wie diese auf andere Projekte übertragen werden können.

5. Dialogische Verfahren

Gerade in großen Betrieben begrenz sich der Austausch zwischen den Abteilungen meist nur auf Small Talk im Flur, oder auf ein Aufeinandertreffen beim Betriebsausflug. Dabei kann man oft auch abteilungsübergreifend viel voneinander lernen.

Um das zu unterstützen ist ein Teil des Wissensmanagement der gezielte dialogische Austausch über Wissen. Zum Beispiel in Form von Barcamps oder Wissenszirkeln, in denen Menschen voneinander lernen können und ihre Erlebnisse und Erfahrungswerte miteinander teilen.

6. Sicherungsmethoden

Damit die Mühe nicht umsonst war, sollte das explizite und artikulierte Wissen auch dokumentiert und abgespeichert werden, sodass es abrufbar bleibt. Dafür ist zum Beispiel ein Unternehmens-Wiki eine gute Möglichkeit. Es gibt aber auch andere Softwares, wie zum Beispiel eine Mitarbeiter-App, die viele Tools zum Wissensmanagement effizient miteinander vereint.

Wissensmanagement einführen

Aller Anfang ist schwer, auch der das Wissensmanagement im Betrieb zu implementieren. Denn es beschäftigt sich erstmal nur mit der Vergangenheit und braucht seine Zeit, bis es zukunftsweisend genutzt werden kann. Es sollte in jedem Falle einen Verantwortlichen geben, der sich um die Wissenszusammenführung des Unternehmens kümmert. Zum Glück gibt es einige Hilfsmittel, die den Aufbau eines Wissensmanagement stark vereinfachen.

Wenn das Ziel unseres Wissensmanagements deutlich geworden ist, wir uns um die Methoden gekümmert haben, dann brauchen wir noch das richtige Werkzeug für die Umsetzung. Und es wäre aberwitzig, wenn es bei Wissensmanagement, wo die Verarbeitung von Information zentral ist, nicht um die Auswahl einer Software gehen würde. Der erste Schritt in die richtige Richtung ist die Anschaffung einer Wissensmanagement Software.

Was ist eine Wissensmanagement-Software?

Um im internationalen Wettbewerb erfolgreich zu bleiben, müssen Unternehmen ihr Wissen nicht nur sichern, sondern auch digital verfügbar machen. Genau hier kommt eine Wissensmanagement-Software ins Spiel: Sie sorgt dafür, dass Informationen zentral, aktuell und für alle zugänglich sind und zwar unabhängig von Zeit und Ort.

Die Arbeitswelt wird immer mobiler. Mitarbeitende sind heute nicht mehr nur im Büro, sondern auch unterwegs, im Homeoffice oder auf Baustellen aktiv. Eine Mitarbeiter-App als Wissensmanagement-Tool bringt deshalb viele Vorteile: Sie ermöglicht schnellen Zugriff auf wichtige Informationen, fördert den Austausch von Wissen und bindet alle Mitarbeitenden ein - egal, wo sie gerade arbeiten.

Zum Beispiel:

• kann Experten-Wissen gespeichert, und katalogisiert werden. Außerdem können im 1:1 Chat Kollegen persönlich um Hilfe gefragt werden
• können ansprechendere Formate außer der reine Text verwendet werden. Wie zum Beispiel Willkommenshandbücher, Videobotschaften, Tutorials und vieles mehr.
• macht eine Mitarbeiter-App Wissen mobil. Da die App nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Smartphone funktioniert, kann man jederzeit darauf zurückgreifen, auch, wenn man gerade unterwegs oder im Außendienst ist.
• lässt sich so ganz einfach ein Unternehmenswiki realisieren ohne extra ein Content Management System o.ä. installieren zu müssen
• können Videobotschaften oder Erfolge können intern geteilt werden. Auch Mitarbeiter können mit „Daumen hoch“ oder GIFs auf Nachrichten und Erfolgsgeschichten reagieren. Dadurch ist leicht einsehbar, welches Wissen für die Angestellten relevant ist, und was aktuell noch benötigt wird. Arbeitgeber können über die App auch in Krisenzeiten nahbar bleiben und — auch digital — eine herzliche und produktive Unternehmenskultur festigen.
• können alle Dokumente über eine einfache Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden — auch von unterwegs aus. Zudem ist die Software mit den neuesten Sicherheitsstandards ausgerüstet, so dass auch sensible Kontaktdaten und Diagnosen dort sicher abgespeichert werden können, ohne die Datenschutzrechte zu verletzen.
• nicht nur die Software ist ausreichend gesichert. Auch haben Mitarbeiter (anders als bei den gängigen Social-Media-Kanälen) nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die alten Chats. Damit kann auch die Diskretion und Verbindlichkeit Endkunden gegenüber immer gewahrt werden.
• ist modernes Arbeiten möglich. Weg vom festen Schreibtischplatz im Büro, hin zum Home Office und aktuellen New-Work-Modellen. Auch in Krisenzeiten sind durch den gemeinsamen virtuellen Raum die Kollegen jederzeit erreichbar, und Führungskräfte können Informationen auch dann in Echtzeit weitergeben. So kann sich Wissen fortwährend verbreiten und ausgetauscht werden.

Verschaffen Sie sich einen Überblick über sämtliche Tools des Wissensmanagement in diesem Artikel. Wenn nun das Tool ausgewählt ist, kann die eigentliche Implementierung im Unternehmen erfolgen. Dazu dienen an dieser Stelle hilfreiche Beispiele.

Beispiele für gelungenes Wissensmanagement

Nach der ganzen Theorie ist es hilfreich, einen Blick in die Praxis zu werfen. Welche Unternehmen gehen hinsichtlich Wissensmanagement beispielhaft voran? Und wie genau machen sie dies?

Wissensmanagement im Gesundheitswesen

Ein Beispiel für gutes Wissensmanagement auch in einem kleinem Unternehmen mit 55 Mitarbeitern ist der Pflegebetrieb Kuhrcke. Der Unternehmer Eike Kuhrcke besitzt zwei Pflegeeinrichtungen im Kreis Schleswig-Holstein, sowohl also stationär als auch eine ambulante Pflegeeinrichtung.

Gerade im Gesundheitswesen ist ein gutes Wissensmanagement hilfreich. Denn…

• Zugriff auf gesichertes Expertenwissen ist medizinisch für das Fachpersonal wichtig, dazu sind die richtigen Datenbanken hier bereits vorinstalliert, statt Behelfswissen aus einer ungesicherten Google-Suche die Tür zu öffnen.
• In der Pflege ist der sensible und diskrete Umgang mit Kundeninformationen besonders wichtig. Quiply gewährleistet dem Pflegebetrieb Kuhrcke eine sichere Plattform, auf der Diagnosen, Dienstpläne und Fahrpläne unbedenklich verschickt werden können.
• In der Pflege ist die Mitarbeiterfluktuation besonders hoch und neue Fachkräfte müssen schnell eingelernt werden. Mithilfe von Quiply können Willkommenshandbücher, Tutorials und Videobotschaften in der App hinterlegt werden, sodass neue Fachkräfte sich schon vor Beginn der Arbeit einlesen, und zum Beispiel ihre Dienstpläne sichten können.
• Außerdem wirkt die App gerade auf junge Mitarbeiter und Azubis attraktiv. Denn sie steht für einen zeitgemäßen, reflektierten und transparenten Arbeitsplatz.
• Gerade im Pflegebetrieb ist implizites Wissen besonders verbreitet. Denn Pflegekräfte lernen den Umgang mit älteren Menschen über die Jahre, und das, was in der Ausbildung gelernt wird, entspricht nicht immer der Realität. Gemeinsam mit dem Vorgesetzten werden Mitarbeiter ermuntert, Ihr Wissen, bspw. als Sprachaufnahme oder als Video-Podcast aufzuzeichnen und dann in Ihrem Unternehmenswiki zugänglich zu machen.
• Damit jüngeren und unerfahreneren Mitarbeitern der Arbeitseinstieg erleichtert wird, hilft dem Pflegebetrieb Kuhrcke das interne Mitarbeiterverzeichnis. Über dieses können Mitarbeiter schnell Hilfe einfordern, und haben alle Kontaktdaten jederzeit bei sich - das bewährt sich in der Phase der Einarbeitung, wo sich die Mitarbeiter nicht alleine fühlen und Hilferufe nicht an falscher Stelle versanden.

Zur Case Study

Wissensmanagement im mittelständischen Industrieunternehmen

Ein anderes Beispiel ist Julabo. Die Julabo GmbH ist ein Industrieunternehmen, das seit mehr als fünfzig Jahren Thermostate und modernste Temperiersysteme entwickelt. Der mittelständische Betrieb wurde 1967 von Gerhard Juchheim gegründet, und ist seitdem aus dem Schwarzwald und dem Hauptstandort Seelbach nicht mehr wegzudenken.

Wie für viele andere Betriebe auch, war das Jahr 2020 für die Julabo GmbH aufgrund der Pandemie sehr herausfordernd. Während auf der einen Seite die Zahl der Aufträge glücklicherweise stabil blieb, galt es gleichzeitig die neuen Regelungen zum Social Distancing und zum Home Office zu beachten.

Das Wissensmanagement auch in Krisenzeiten zu meistern, hat JULABO mithilfe der Mitarbeiter-App Quiply geschafft.

• Ein großer Vorteil der Mitarbeiter-App: Hier können Beiträge „geliked“ werden, genau wie auf Social Media. So kann die Führungsebene viel besser einschätzen, wie viele Angestellte tatsächlich durch die Postings erreicht werden.
• Viele Unternehmen sind noch heute vom „Schwarzen Brett“ an der Kantine oder von den Gesprächen in der Aufenthaltsecke abhängig, und können damit keinen stetigen, ortsunabhängigen Kommunikationsfluss gewährleisten. Die JULABO GmbH nutzte die Mitarbeiter-App, um den plötzlichen Verlust des gemeinsamen Arbeitsplatzes abzufangen.
• Mithilfe der Mitarbeiter-App Quiply konnten die einzelnen Abteilungen in Form von internen Gruppenchats virtuell nachgestellt werden.
• Durch Quiply wurde es Julabo auch möglich, durch verschiedene Channels abteilungsintern und -übergreifend zu kommunizieren.
• Auch 1:1 Chaträume konnten sofort erstellt werden, so dass jeder Mitarbeiter persönlich angesprochen, aber auch selbst diskret die Führungsebene oder Kollegen kontaktieren konnte.
• Durch die App Quiply konnte der Geschäftsführer Markus Juchheim alle Mitarbeiter gleichermaßen durch persönliche Videobotschaften auf dem Stand zu halten, Mut zuzusprechen und weiter motivieren. Anhand der steigenden Klickzahlen konnte man einsehen, dass die neue Art der Ansprache bei den Mitarbeitern sehr gut ankam. Sie fühlten sich durch die Videobotschaften und die aktive und stabile Kommunikation im Unternehmen aufgehoben und sicher.
• Auf Nachrage hin gab die Julabo GmbH an, auf keinen Fall mehr auf das Umfragen-Tool in der Mitarbeiter-App verzichten zu wollen. Es sind die kleinen Dinge, die die interne Kommunikation maßgeblich verbessern, Missverständnisse vorbeugen und langfristig für eine gelungene Unternehmenskultur sorgen.
• Der erste Auslöser für die Installation der Mitarbeiter-App ist für Julabo zwar die Krisenkommunikation gewesen, doch die Mitarbeiter-App Quiply ist längst nicht mehr aus der internen Kommunikation und dem Wissensmanagement wegzudenken — selbst, wenn Corona überwunden ist.
  

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Fazit: Wissensmanagement digital denken

Wissensmanagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor für moderne Unternehmen, besonders in einer Zeit, in der Informationen schnell veralten und Teams flexibel arbeiten. Eine digitale Lösung wie eine Mitarbeiter-App hilft dabei, Wissen strukturiert zu erfassen, einfach zugänglich zu machen und teamübergreifend zu teilen. Sie erreicht alle Mitarbeitenden - egal ob im Büro, im Außendienst oder im Homeoffice. So bleiben wichtige Informationen nicht nur im Unternehmen, sondern werden auch aktiv genutzt. Wer Wissen digital und mobil verfügbar macht, schafft die Basis für mehr Effizienz, Innovation und Zusammenarbeit.

Autor:innen: Anika, Illustration: Beatriz Simoes