COVID-19:   Sie müssen mit Ihrem Team und Mitarbeitern in Kontakt bleiben?
Quiply für 3 Monate kostenlos! In 24 Stunden verfügbar.
Jetzt loslegen >

Social Intranets in Unternehmen Alle wichtigen Information im Überblick

Das „New Normal“ in Unternehmen und in der internen Kommunikation normaler zu machen, dazu ist das Social Intranet wichtiger denn je geworden. Nicht nur reine Information, auch Kollaboration und Emotion sollen in einem sozialen Intranet transportiert werden.

Social Intranets in Unternehmen

Inhalt

Neues Jahr, neues Ich: Dieser Vorsatz ist bei vielen Menschen im Jahr 2020 — mehr oder weniger gewollt — in Erfüllung gegangen. Denn in keinem Jahr zuvor wurde unser gesellschaftliches und soziales Leben so sehr auf den Kopf gestellt. Ob privat oder beruflich, das Corona-Jahr war auf den ersten Blick geprägt von Einschränkungen. Und 2021 beginnt wie das alte Jahr endete.

Doch während uns alle die Pandemie einiges kostete, haben sich viele Maßnahmen und Krisensituationen, die erst angsteinflößend wirkten, in überraschend positive Erkenntnisse und optimistische Bilanzen verwandelt.

Kopfhörer-Konzerte, digitale Lesungen, Diskussionsabende über Zoom: Besonders die Kulturbranche hat auf sich aufmerksam gemacht. Besonders schnell hat sich die Bürowelt verändert, wo einst Home Office undenkbar schien, gab es in vielen Unternehmen ein großes Aha-Erlebnis: Es geht also doch, wenn wir neben Software auch in Vertrauen investieren. Viele Besprechungen, die früher lange Reisen erforderten, konnten nun unproblematisch online stattfinden. Und dass das Home-Office sich auch nach der Pandemie nicht mehr aus unserem Alltag verabschieden wird, ist abzusehen. Corona wird nach seiner akuten gesundheitlichen Bedrohung viele Veränderungen in Gesellschaft und Wirtschaft hinterlassen, die der neue Normalzustand bleiben werden.

Schon 2010 berichtete die Studie des „Cisco Connected World Report“, dass rund 64% der befragten Angestellten lieber weniger verdienen würden, wenn sie dafür von einem flexiblen Ort aus arbeiten dürften. Um dieses „New Normal“ noch normaler zu zu machen, ist das Social Intranet wichtiger denn je geworden.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein digitaler Raum, der unabhängig vom öffentlichen Netz benutzt werden kann, und zu dem nur ein bestimmter Personenkreis Zugang hat. Hier können Informationen in Echtzeit geteilt werden und die firmeninterne Kommunikation kann so auch trotz home-Office und physischer Distanz durchgängig gewährleistet werden. Das Social Intranet ist die Lösung.

„Die rasante Verbreitung der Informationstechnologie hat die Art und Weise, in welcher sich Mitarbeiter verbinden, zusammenarbeiten und kommunizieren, für immer verändert.“ — Frederico Herrera, Deloitte

Deloitte, eines der führenden kanadischen Unternehmen für professionelle Dienstleistungen, setzt schon seit einigen Jahren auf das Social Intranet. Wir haben alle wichtigen Informationen zu diesem krisengeprüften Begleiter zusammengestellt.

Illustration Intranet

Was genau ist Social Intranet?


„Erfolg besteht darin, dass man genau die Fähigkeiten hat, die im Moment gefragt sind.“ — Henry Ford

Das Social Intranet ergänzt die Vorzüge des bewährten Intranets mit den Vorzügen der gängigen sozialen Kommunikationsplattformen. Das Ergebnis ist eine sichere Plattform, auf der, auf der einen Seite, firmeninterne Informationen gespeichert werden können, auf der anderen Seite aber auch Kommentare, 1:1 Chats und weitere Optionen verfügbar sind.

Jedes Social Intranet ist so individuell wie sein Unternehmen, und die Nutzungsmöglichkeiten dementsprechend variabel. Ein Social Intranet alleine garantiert noch keine erfolgreiche interne Kommunikation — doch es ebnet den Weg und stellt die bestmöglichen Optionen zur Verfügung, um diese zu kreieren. Einige Möglichkeiten, wie das Social Intranet in der internen Kommunikation genutzt werden kann, sind folgende:

  • Safety first! Über ein Social Intranet ist, anders als bei den üblichen Kommunikationsplattformen, der Datenschutz gewährleistet. Auch vertrauliche Informationen können hier geteilt werden. Das ist nicht nur für interne Dokumente relevant, sondern strahlt auch Kunden gegenüber Seriosität, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit aus.

  • Die Abteilungs- und Standortübergreifende Kommunikation kann durch ein Social Intranet wesentlich verbessert werden. Denn auf ein Social Intranet lässt sich — zumindest, wenn es sich dabei um eine Mitarbeiter-App handelt — auch mobil zugreifen. Das vereinfacht die interne Kommunikation immens, und kann einen durchgehenden Arbeitsflow garantieren.

  • Ein schwarzes Brett, eine Information im Flur, ein Zettel auf dem Schreibtisch — oft ist eine fehlerhafte interne Kommunikation Auslöser für Missverständnisse, verlangsamte Arbeitsabläufe und nachhaltigen Frustgefühlen. Mit einem Social Intranet ist es möglich, den Informationsfluss übersichtlich auf eine Plattform zu zentrieren — und dieses kann dann auch noch, anders als beim unverbindlichen schwarzen Brett, inständig aktualisiert werden.

  • Anstatt in einer unübersichtlichen Email- und CC-Flut zu ertrinken, kann durch das Social Intranet die interne Kommunikation effizient gestaltet werden. So können Reaktionen z.B. in Kommentarspalten gesendet werden, anstatt dass jeder Betroffene eine eigene E-Mail verschicken muss.

  • Eine gemeinsame, zentrale Datenbank, wie das Social Intranet sie liefert, vereinfacht die interne Kommunikation enorm. Denn eine Datenbank schafft eine gemeinsame Kommunikationsebene, von der aus neue Entschlüsse gefasst werden können, und auf die auch jederzeit zurückgegriffen werden kann.

  • Zudem ist sie eine enorme Unterstützung für das interne Wissensmanagement, denn je mehr Dokumente und Daten auf ihr abgespeichert werden, desto übersichtlicher kann Wissen organisiert und relativiert werden. Neue Mitarbeiter können sich so schneller in das Unternehmen einlesen, und auch langjährige Angestellte erfassen auf einen Blick, welche Kollegen für welche Fachgebiete zuständig sind.

Vorteile und Nachteile von Social Intranet

„Es wird immer gute Gründe geben, ein Risiko nicht einzugehen. Aber wenn man immer nur macht, was in der Vergangenheit funktionierte, wird man eines Tages aufwachen und feststellen, dass man überholt worden ist.“ Clayton Christensen

Ein Social Intranet für ihre Firma — ja oder nein? Die Vorteile und Nachteile von einem eigenen Social Intranet haben wir übersichtlich für sie zusammengestellt. Zuallererst werden die Nachteile ins Auge stechen. Denn ein Social Intranet…

Die Nachteile eines Social Intranet

  • Ist eine Investition, die sowohl zeitliche als auch monetäre Mittel vorab fordert. Ein Projekt und kein “Nebenbei-gemacht-Tool”
  • Der Wissensstamm muss erstmal aufgebaut werden. Es dauert eine Zeit, bis er gefüllt und damit nützlich ist.
  • Die Mitarbeiter müssen darauf eingestellt werden und sich, unter Umständen, erst an das neue System und die neue Kommunikationsart gewöhnen
  • Ein Intranet erfordert Entscheidungsprozesse von der Führungsebene und bedeutet für die Meisten erst einmal viel Recherche.

Doch wenn die Vorarbeit geleistet wurde, sprechen auch viele Punkte für ein Social Intranet. Zum Beispiel…

Die Vorteile eines Social Intranet

In Zukunft werden Büros zwar nicht verschwinden — doch ein „Digitaler Workplace“ als zusätzliche Option liegt im Trend. Das Social Intranet dient dabei im Normalfall dem Nutzer eines Digital Workplace als Einstiegspunkt, und bildet gleichzeitig die wichtigste Benutzeroberfläche.

Besonders attraktiv ist dabei, dass der Informationsfluss eben nicht — wie beim „normalen“ Intranet — einseitig verläuft, sondern dass das „Social“ Intranet auf einer Bottom-Up-Kultur beruht. Das bedeutet, dass auch die Mitarbeiter selbst interagieren und sich selbst in die digitale Kommunikation einbringen können. Weitere Vorteile des Social Intranet sind:

  • Benachrichtigungen und Lesebestätigungen können spezifisch aktiviert werden. Möchte man über ein bestimmtes Thema oder Projekt auf dem Laufenden gehalten werden, kann man das individuell einstellen. Dadurch gehen wichtige Informationen nicht unter und relevantes kann von irrelevantem unterschieden werden.

  • So wie auf WhatsApp, Facebook und Co ist es in einem Social Intranet möglich, Nachrichten in einem 1:1 Chat zu versenden. Der entscheidende Unterschied ist, das trotzdem der Datenschutz dabei gewährleistet wird, und die übermittelten Informationen sicher verschlüsselt sind. Direktnachrichten können die Laufwege enorm verkürzen und holen auch jüngere Mitarbeiter ab, die die digitale Kommunikation schon seit Jahren in ihren Alltag integriert haben.

  • Durch den virtuellen Raum, den ein Social Intranet bietet, kann zielgenau projektorientiert und abteilungsübergreifend gearbeitet werden. Das ersetzt den persönlichen Austausch natürlich nicht gänzlich, doch die Option darauf zu haben und nutzen zu können, kann für viele Betriebe nur von Vorteil sein.

  • Soziale Funktionen wie Likes, Kommentare, Emoji, Videos und andere Interaktionen spielen eine große Rolle darin, die emotionale Ebene richtig und verständlich zu transportieren. Zustimmung, Kritik oder aber Zuneigung lässt sich indirekt mit diesen Funktionen darstellen und sollte nicht vernachlässigt werden, um einen virtuellen Raum darzustellen, in dem Menschen sich begegnen und gut verstehen.

  • Zudem steht der Belegschaft durch die Kontaktliste, die im Social Intranet hinterlegt ist, ein fulminantes Mitarbeiterverzeichnis zur Verfügung. So kann schnell (die richtige) Hilfe angefordert, Informationen können ausgetauscht, oder Expertenwissen angefragt werden.

  • Blogbeiträge ermöglichen es der Führungsebene, jederzeit mit ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben, alle zu erreichen, und ihnen die aktuellsten Informationen zeitnah mitzuteilen. Zudem können sie über das Intranet bei Rückfragen persönlich erreichbar sein, was wiederum eine erhöhte Vertrauensebene schafft.

Interne Kommunikation verbessern

Mit unserem E-Book inklusive praktischer Checkliste schaffen Sie ab sofort die richtigen Grundlagen.

E-Book herunterladen
Illustration Checkliste Interne Kommunikation

Was braucht es für ein Social Intranet?

Das Social Intranet ist keine schnelle Lösung, um die interne Kommunikation von heute auf morgen zu verbessern. Doch sie kann, richtig aufgebaut, das beste Mittel dafür sein und zudem nachhaltig das Firmenprofil stärken. Dafür braucht es…

  • das Commitment einer Unternehmensführung: Social Intranets ebnen den Weg für eine gelungene interne Kommunikation, eine erhöhte Mitarbeitermotivation und ein markantes Firmenprofil.

  • die Bereitschaft, eine offene Unternehmenskultur zu ermöglichen, in der Mitarbeiter nicht mit Druck extrinsisch, sondern durch Verbindlichkeit, Sinnhaftigkeit und Transparenz intrinsisch motiviert werden.

  • Die visionäre Kraft der Arbeitgeber. Denn ein Social Intranet ist im ersten Schritt Zeit- und Kostenintensiv (dazu gleich mehr!). Doch dieses Investment ist notwendig, um die Kommunikation zwischen Arbeitgeber- und Nehmer nachhaltig zu stärken, jüngere Generationen abzuholen und die altbackenen Hierarchie-Grenzen souverän zu überwinden.

Welche Funktionen hat Social Intranet?

„Wir könnten uns viel Zeit ersparen, wenn wir zwischen wichtig und unwichtig besser unterscheiden könnten.“ Ernst Ferstl

Ob chronische Misskommunikation im Team, ein stetiger Kampf gegen hohe Fluktuationszahlen oder ungewohnte Umstände, die von der Corona-Pandemie ausgelöst wurden. Ein Social Intranet ist oft der erste Schritt zur nachhaltigen Problemlösung. Durch konkrete Funktionen kann der firmeninterne, digitale Raum die Herangehensweise an verschiedene Herausforderungen erleichtern.

Zum Beispiel durch:

Einen Activity Stream

Mit einem Activity Stream können Daten intern geteilt werden. Das besondere daran ist, dass eine Gruppierung stattfinden kann und die Informationen nach Produkt, Baugruppe, Projekt, Objekt oder Thema sortiert werden können. „Kein Betreff“ hat sich damit erledigt: Die Wissensverteilung verläuft somit schneller und übersichtlicher, und als Mitarbeiter kann man sich fix einen Überblick über den aktuellen Stand der Lage verschaffen. Informationsflüsse können dadurch besser sortiert und gesteuert werden. Falls die Belegschaft projekt-, abteilungs- oder aufgabenspezifisch informiert werden möchte, kann jeder Mitarbeiter ein spezifisches Benachrichtigungs-Abonnement einstellen. Der Activity Stream kann flexibel angereichert werden um soziale Funktionen wie Likes, Kommentare oder andere Formen emotionaler Kommunikation, diese Ebene kann aber auch absichtlich in bestimmten Aktivitäten nicht angeboten werden.

Teamräume und Gruppen

Online Teamräume sind so aufgebaut, als würde man sich virtuell gemeinsam in einen Konferenzraum setzen. Nur ausgewählte Mitglieder haben Zugang zu diesem Teamraum. Wie z.B. auf WhatsApp oder Facebook, wo Gruppen eine beliebte Möglichkeit sind, um sich über ein bestimmtes Thema, z.B. einen anstehenden Geburtstag, auszutauschen. Das Intranet bietet dazu noch einige Vorteile: Zum einen ist der Datenschutz gewährleistet, zum anderen können auch Quicktools wie zum Beispiel Umfragen schnell gestaltet werden. Besonders wenn flexibel und ortsunabhängig gearbeitet werden soll, sind Teamräume eine gute Möglichkeit, um einen reibungslos laufenden, projektorientierten Ablauf zu gewähren. Auch Gruppenräume können flexibel angereichert werden um soziale Funktionen wie Likes, Kommentare oder andere Formen emotionaler Kommunikation, diese Ebene kann aber auch absichtlich in bestimmten Aktivitäten nicht angeboten werden.

Chat

Auch 1:1 Chats sind im Social Intranet möglich. Dadurch können Laufwege verkürzt werden, weil Kollegen konkret und diskret angeschrieben werden können. Zweitens können Führungskräfte so auch den Einzelkontakt zu ihren Mitarbeitern halten.

Projekte und Aufgaben

Projekte und Aufgaben können im Social Intranet kommuniziert werden, Beiträge können kommentiert werden. Die Startseite oder z.B. Blogbeiträge können eine Übersicht darüber geben, an was gerade gearbeitet wird. Um die Mitarbeitermotivation aufrecht zu halten, ist nichts wichtiger als eine transparente Kommunikation, erreichbare Ziele und eine klare Aufgabenverteilung. Diese können über ein Social Intranet klar visualisiert werden.

Fragen / Umfragen

Ein FAQ oder interne Umfragen sind beliebte Mittel, um Rückfragen im Unternehmen zu strukturieren und die Kommunikation im Betrieb transparent zu gestalten. Umfragen ermöglichen es dem Unternehmen, anonymisiert und zeitnah Rückmeldung zu bekommen, außerdem können sie direkt ausgewertet werden. Gerade in Krisenzeiten ist das eine optimale Möglichkeit, um schnell und effizient mit den Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben und ihnen das Gefühl zu vermitteln, gesehen zu werden.

Ein Mitarbeiterverzeichnis

Ein übersichtliches Mitarbeiterverzeichnis gibt eine Übersicht darüber, wer für welchen Bereich spezialisiert ist. Das fördert die Mitarbeitermotivation, verkürzt die internen Laufwege und profiliert das Unternehmen.

Wissensmanagement

Langfristig können gesicherte Informationen, abgespeicherte Dokumente und gut sortierte Blogeinträge dabei helfen, firmeninternes Wissen zu managen. Durch eine integrierte Suchfunktion können Dateien jederzeit wiedergefunden werden.

Social Intranet richtig einführen

„Mitarbeiter können alles: wenn man sie weiterbildet, wenn man ihnen Werkzeuge gibt, vor allem aber, wenn man es ihnen zutraut" Hans-Olaf Henkel

Wenn sie sich dazu entschlossen haben, ein Social Intranet in ihr Unternehmen einzuführen, kann das in wenigen, konkreten Schritten getan werden. Das Intranet muss zuerst gekauft und installiert, dann bekannt gemacht, und schließlich auch bespielt werden.

Um den Ablauf effizient und übersichtlich zu gestalten, sollte eine Person dafür ausgewählt werden, die den Prozess begleitet, bis sich das Social Intranet etabliert hat. Im besten Fall ist das eine Person, die…

  • …sich gut mit interner Kommunikation auskennt
  • …in engen Austausch mit den Kollegen steht
  • …motiviert ist, die interne Kommunikation im Unternehmen strukturell zu verbessern

Doch vergessen Sie nicht: Ein Social Intranet ist meistens nur dann erfolgreich, wenn es zum Einen konsequent bespielt wird, und zum Anderen auch von den Arbeitgebern selbst regelmäßig und vorbildlich genutzt wird. Hierzu gibt es mittlerweile viele Beispiele für die erfolgreiche Nutzung von Social Intranet in Unternehmen.

Kosten von Social Intranet

Die Kosten eines Social Intranet lassen sich nicht pauschal beziffern. Viele Intranet-Lösungen setzen auf Kosten pro Benutzer pro Monat, aktuell bewegt sich der Preis in der Regel zwischen 8 und 25 Euro pro Benutzer und Monat.

Ein Betrieb sollte sich darüber im Klaren sein, dass ein Soziales Intranet von der Konzeption, über die Ausschreibung, das Rollout, die Lizenzkosten und die kontinuierliche Begleitung hinweg eine Investition bleibt. Hinzu kommt die ständige Weiterentwicklung und der Betrieb des Intranet, der benötigt wird, damit die Informationen darauf aktuell, und das Intranet für das Unternehmen relevant bleibt.

Illustration Employee App

Eine Mitarbeiter-App als Alternative zum Social Intranet

Schneller, transparenter, vielseitiger — die Mitarbeiter-App als Alternative zum Social Intranet.

Die Mitarbeiter-App vereint die Tools eines Social Intranet mit den Vorteilen einer App. Dadurch kann nicht nur am Desktop, sondern auch unterwegs auf das firmeninterne Netz zurückgegriffen werden. Was genau versteht man unter einer Mitarbeiter-App? Eine Mitarbeiter-App ist eine firmeninterne App, auf der…

  • …wie bei einem Social Intranet Experten-Wissen gespeichert, und katalogisiert werden kann. Außerdem können im 1:1 Chat Kollegen persönlich um Hilfe gefragt werden.
  • FAQs eingebaut werden können, aber auch ansprechendere Formate außer der reine Text verwendet werden können. Wie zum Beispiel Willkommenshandbücher, Videobotschaften, Tutorials und vieles mehr.
  • …ein Mitarbeiterverzeichnis ist. Da die App aber nicht nur auf dem Computer, sondern auch auf dem Hany funktioniert, kann man jederzeit darauf zurückgreifen, auch, wenn man gerade unterwegs oder im Außendienst ist.
  • …ein Mitarbeiterblog geführt werden kann. Videobotschaften, oder Erfolge können intern geteilt werden. Anders als bei einem Blog, bei dem man nicht wirklich sagen kann, wie hoch die Resonanz ist, gibt es in der Mitarbeiter-App eine „Bottom-Up“ Kultur. D.h. auch Mitarbeiter können mit „Daumen hoch“ oder GIFs auf Nachrichten und Erfolgsgeschichten reagieren. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und die Macher haben die Möglichkeiten, Feedback und Lesebestätigungen zu den Inhalten zu bekommen.
  • …alle Dokumente über eine einfache Suchfunktion jederzeit wiedergefunden werden können — auch von unterwegs aus. Zudem ist die Software mit den höchsten Sicherheitsstandards ausgerüstet, so dass auch sensible Kontaktdaten und Diagnosen dort sicher abgespeichert werden können, ohne die Datenschutzrechte zu verletzen.
  • modernes Arbeiten möglich ist. Weg vom festen Schreibtischarbeitsplatz im Büro, hin zum Home Office und aktuellen New-Work-Modellen. Auch in Krisenzeiten sind durch den gemeinsamen virtuellen Raum die Kollegen jederzeit erreichbar, und Führungskräfte können Informationen auch dann in Echtzeit weitergeben.
  • …wo Datenschutz an erster Stelle steht. Nicht nur die Software ist ausreichend gesichert. Auch haben Mitarbeiter (anders als bei den gängigen Social-Media-Kanälen) nach einer Kündigung keinen Zugriff mehr auf die alten Chats. Damit kann auch die Diskretion und Verbindlichkeit Endkunden gegenüber immer gewahrt werden.
  • …in der **Lesebestätigungen, Likes und Umfragen **den Führungskräften dabei helfen können, eine Übersicht darüber zu behalten, welche Themen ihre Mitarbeiter gerade besonders am Herzen liegen. Arbeitgeber können über die App auch in Krisenzeiten nahbar bleiben und — auch digital — eine herzliche und produktive Unternehmenskultur festigen.

„Quiply ist als App für Unternehmen in der Pflegebranche in der Tat sehr gut geeignet, um die Mitarbeiterkommunikation zu digitalisieren. Alle Anforderungen, die wir an eine App gestellt haben sind erfüllt und die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander geht einfach gut von der Hand. Für den Pflegebereich (…) ist die App für Mitarbeiterkommunikation für uns mittlerweile zu einem unersetzbaren Hilfsmittel geworden – es klappt einfach!“— Eike Kuhrcke, Geschäftsführer des Pflegebetriebs Kuhrcke GmbH


Also: Social Intranet oder Mitarbeiter-App?

Die Vorteile eines Social Intranet sind auch bei der Installation einer Mitarbeiter-App gegeben. Zusätzlich dazu haben sie aber ganz konkrete Vorteile, denn:

  • Mitarbeiter-App sind auch mobil nutzbar, und so sind auch Mitarbeiter ohne festen Schreibtischarbeitsplatz jederzeit erreichbar
  • Besonders die Generation y und x fühlt sich von der Benutzung von Apps angesprochen und abgeholt
  • Da die meisten inzwischen an den Umgang mit Apps und Social-Media-Kanälen gewohnt sind, funktioniert auch der Umgang mit einer Mitarbeiter-App eventuell leichter und intuitiver als mit einem Social Intranet
  • Während nachträglich hinzugefügte Tools bei Social Intranet oft kostspielig werden können, sind die Kosten für eine Mitarbeiter-App von Anfang an transparent ermittelbar

Wie auch immer Sie sich entscheiden, Maßnahmen zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikation zahlen sich aus in Mitarbeiterbindung, Produktivität, Motivation und Betriebsklima. Gehen Sie doch auch den ersten Schritt.

Interne Kommunikation verbessern

Mit unserem E-Book inklusive praktischer Checkliste schaffen Sie ab sofort die richtigen Grundlagen.

E-Book herunterladen
Illustration Checkliste Interne Kommunikation

Autoren: Sophia Fritz und Markus Bußmann, Illustration: Beatriz Simoes