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Mitarbeiter-App Vergleich: Quiply, Beekeeper, Staffbase

Mitarbeiter-Apps von 3 verschiedenen Anbietern im Vergleich

Gibt es sie, die Beste aller Mitarbeiter-Apps? In diesem Vergleich von Quiply erfahren Sie mehr über Mitarbeiter-Apps und die dahinter liegende Philosophie. Denn soviel sei vorab verraten: Die eine Mitarbeiter-App für alle, die gibt es nicht. Aber es gibt sicher eine App, die zu Ihrem Unternehmen passt.

Sind Sie gerade dabei, für Ihre Organisation Mitarbeiter-Apps zu evaluieren? Sind Sie bei Quiply, Staffbase oder Beekeeper hängen geblieben und wollen Sie wissen, welche App für Sie die Richtige ist? Dann sind Sie hier richtig. Wir von Quiply maßen uns in diesem zwangsläufig subjektiven Artikel sicher nicht an, einen objektiven Vergleich zu liefern, sondern wir wollen unsere Sicht der Dinge vorstellen. Hier geht es uns vor allem um die Philosophie der verschiedenen Lösungen und Sie können so besser beurteilen lernen, was der eigentliche Scope Ihres Projektes ist und was dazu passen könnte. Wenn Sie den Nutzen vorher klar definiert haben, Ihre Organisation abbilden und unterstützen, dann fällt die Wahl des richtigen Werkzeugs natürlich leichter.

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Alle Apps weisen einen unterschiedlichen Funktionsrahmen auf und setzen teilweise andere Schwerpunkte. Bricht man es auf das Wesentliche herunter, dann ist die Intention, die hinter einer Mitarbeiter-App steht vor allen Dingen:

  • Schneller direkt zu kommunizieren
  • das Betriebsklima zu verbessern
  • Transparenz zu schaffen
  • die Mitarbeitenden miteinander zu verbinden
  • Feedback zu ermöglichen
  • Informationen gezielt zu verbreiten
  • die Mitarbeitenden besser zu informieren
  • Prozesse und Workflows abzubilden
  • Die Reichweite der Kommunikation zu messen
  • Innerbetriebliche Kommunikation zu automatisieren
  • Kollaboration stärken
  • Teams Arbeitsräume zu geben
  • Dokumentenmanagement zu stärken

Um das zu erreichen, nutzt eine Mitarbeiter-App verschiedene Funktionen. Mittels einer Chatfunktion ist es möglich, jede andere Person aus dem eigenen Betrieb zu kontaktieren. Unternehmensnews können über verschiedene Möglichkeiten miteinander geteilt werden und Prozesse, die vorher stark formalisiert und bürokratisiert waren, werden elegant in das Zeitalter der Digitalisierung übertragen.

Die spannende Frage in Ihrem Projekt beginnt damit, dass Sie für sich selbst eigentlich klar definieren wollen, was sie erreichen wollen. Technische Lösungen sind immer verlockend, aber welcher Kernnutzen wird erwartet von Ihrem Unternehmen? Wenn Sie einfach nur mal sehen möchten, was heute „Werkzeuge” so alles können, dann ist das ein Vorgehen, das spannend sein kann. Typischerweise suchen unsere Kunden eine Mitarbeiter App, weil sie eine organisatorische, kulturelle oder schlicht kommunikative Herausforderung lösen müssen und wissen, dass Sie mit E-Mails oder Messenger alleine nicht mehr weit kommen.

Last but not least ist das Thema Mitarbeiter-App eine Frage der bestehenden IT-Infrastruktur, der Sicherheit, Ihren Anforderungen an Mitarbeiterzahl, Kultur, Diversität und Kompetenzen. Hier muss sich eine Mitarbeiter-App entsprechend einfügen und anpassen lassen.

Warum Mitarbeiter-App? Der Kulturwandel der Digitalisierung passiert jetzt!

Mitarbeiter-Apps sind eine digitale Revolution. Das klingt pathetisch, ist es aber. Erstmals sind alle Mitarbeiter in einen digitalen Datenfluss in Echtzeit eingebunden, was der E-Mail bis heute nicht gelungen ist. Erstmalig werden alle Mitarbeiter in einem Unternehmen gleichzeitig erreicht und unabhängig von vorhandenen Geräten handelt es sich um ein Werkzeug, sich selbst zu äußern und Feedback „instant” zu geben.

Mitarbeiter-Apps können auch auf privaten Geräten der Mitarbeiter laufen, das erreicht Ihre Mitarbeiter so auch anders als im betrieblichen Umfeld. Intranets als die ältere Form der internen Kommunikation haben selten mehr Personal als den Verwaltungsapparat erreicht (ca. 10-30%), die Zugriffe erfolgten meist nur innerhalb des Unternehmens. Bei Mitarbeiter Apps, insbesondere bei denen mit gutem Chat, erreicht man dagegen > 90% aller Mitarbeiter, eine vorher nie gesehene Aktivierungsrate für Standardanwendungen. In Produktion, Logistik, vielen kommunalen Organisationen oder Gesundheitseinrichtungen beginnt so eine neue Zeitrechnung. Instinktiv wissen die meisten Entscheider aber auch: Wenn wir jetzt einen Messenger freischalten, das löst etwas aus. Hilft das wirklich oder lenkt das nur ab von der eigentlichen Arbeit? Das ist eine berechtigte Frage, denn genau das passiert ja bei privaten Messengern wie WhatsApp oder sozialen Netzen wie Facebook: Privates und Berufliches wird vermischt, ein Grauen für jede administrierte Umgebung.

Es gibt durch Mitarbeiter-Apps auf dem Smartphone keine Verzögerungen in der innerbetrieblichen Kommunikation mehr und das ändert sehr viel mehr als nur die Geschwindigkeit. Das ändert schneller als sie denken auch die komplette Vorstellung typischer betrieblicher Hierarchien. In der alten Welt inhabergeführter, eher hierarchisch kontrollierten Führungssystemen gab es eine Kommunikation von oben herab nach Bedarf (Top-Down-Kommunikation). Mitarbeiter waren Empfänger, aber keine Sender von Botschaften. Mitarbeiter hatten in einem vorgegebenen System irgendwie zu funktionieren, es war die Zeit der angebotsorientierten Märkte und Wachstum war selbstverständlich.

Heute sind diese Unternehmen alter Facon mehr und mehr zum Scheitern verurteilt, dynamische junge Unternehmen nehmen in Windeseile Ihren Platz ein und bringen andere Kulturen mit sich. Egal in welcher Branche, Unternehmen neuen Typs sind dann besonders erfolgreich, wenn Sie das Know-How und die Talente ihrer Mitarbeiter in der Organisationsgestaltung einbringen können. Was vorher ein Lippenbekenntnis in der Führung war, ist nun in Zeiten des Fachkräftemangels eine neue Realität, mit der sich einige Führungskräfte sehr schwer tun.

Die neue Generation: Instant, neu und mobil!

Die jüngere Generation von Mitarbeitern, die in diesem Jahrzehnt die Baby Boomer und 68er ablösen werden, erzwingt geradezu die Veränderung im Handumdrehen. Wenn die Generation der Millenials sich nicht aktiv einbringen darf, stellen diese Mitarbeiter sehr schnell die Sinnfrage. Bin ich hier richtig? Hört man mir hier auch zu? Was auf Ihrem Smartphone nicht in real-time passiert, das existiert praktisch gar nicht für sie. Ältere Semester mögen dieses Verhalten beklagen, es ist aber kein deutsches Phänomen, es findet sich weltweit und es ist schlicht nicht mehr zurückzudrehen. Auch die Sprache ändert sich, Emojis sind für viele Menschen hilfreiche Ausdrucksmittel geworden. Nicht mehr lange und viele Präsentationen werden teilweise abgelöst durch Memes, Videos & Stories.

Es ist eine sehr massive Veränderung des Kommunikationsverhaltens, wenn man selbst in Familien beobachtet, dass mittlerweile überall mehr gechattet wird als das noch miteinander telefoniert wird. Mit Bedacht Anpassungen vorzunehmen ist nötig, aber wer gar nicht die Tools bietet, die solche Menschen kennen, der wird auch keine Lösung für diese neue Welt anbieten können, die akzeptiert wird. Der Alltag aller Menschen ist durch diese digitalen Angebote hochverdichtet, sie müssen als Arbeitgeber darin einen Platz finden.

Fakt ist auch: Was sich kein Unternehmen mehr leisten darf, ist der Verlust motivierter, qualifizierter Mitarbeiter. Die neuen Unternehmenstypen wissen, dass sie betriebliche Kommunikation professionalisieren müssen und Ihre Mitarbeiter als „aktive Assets&rquo; begreifen sollen, es sind in Zeiten des Fachkräftemangels mehr denn je die wertvollsten Ressourcen. Es muss stärker auf Augenhöhe kommuniziert werden, kein leichtes Unterfangen, aber es nimmt zu.

Unternehmen des Mittelstands in Deutschland haben bei digitaler Kommunikation gegenüber amerikanischen, koreanischen oder chinesischen Firmen starken Nachholbedarf. Die Wertschöpfung wird selten als digitaler Prozess verstanden, Industrieunternehmen denken an Ihre Produktion oder Produktentwicklung, in der digitale Lösungen unterstützen, aber oft nicht so stark die Dynamik in der Organisation bestimmen. Während man an Schreibtischen vor allem E-Mails sendet oder Off-Desk vielleicht einen Messenger installiert hat, sind große Teile der traditionellen Unternehmen angewiesen auf statische Medien wie Betriebszeitung, Aushänge oder ein Intranet. Nicht selten ist das Intranet eine Wüste, eine Quelle von „Hofberichterstattung” ohne jede Dynamik, Feedback oder konstruktiver Diskussion. Zudem wird im Intranet oft ein sehr professional-redaktioneller Standard erwartet, der mindestens so gut ist wie die Kommunikation nach außen hin. Das lähmt leider, denn diese Inhalte müssen zeitaufwendig erzeugt werden und sind zum Zeitpunkt der Publikation meist schon wieder veraltet. Spontan erzeugte Videos oder Chats wirken da ganz anders, sie werden mit viel höherer Aufmerksamkeit gelesen, wenn sie von persönlich bekannten Personen stammen.

Früher lag hier die Kür in sozialen Intranets wie Coyo & co, aber auch diese Zwischenform nutzt technisch nicht die Vorteile von Smartphones und Apps in der Form aus, dass die Mitarbeiter „on the fly” eigene Inhalte generieren und verbreiten können. Nicht selten entstand im Mittelstand eine Informationsflut aus E-mail, Aushängen und sehr unproduktiven WhatsApp Chats, bei denen niemand einen Überblick über die Nutzer und Datenhaltung hat. Auswertungen oder Verbesserungen unmöglich, alles passiert in der Schatten-IT.

Alle drei Anbieter, Beekeeper, Staffbase und Quiply wollen hier wenn schon keine Revolution, dann eine große Evolution einleiten. Sie bringen die Werkzeuge, die im privaten Umfeld quasi jeder nutzt, in die betriebliche Welt ein. Keiner der Anbieter begreift sich als Ersatz für WhatsApp, Kollaborationswerkzeug wie MS Teams, Slack & Co oder als ERP, sondern als Werkzeug für alle Mitarbeiter: Ein echter digitaler Arbeitsplatz für alle. Und das ist dann tatsächlich eine neue Kategorie, so ähnlich wie es E-Mail mal war. Genau diese Art von formalisierter Kommunikation (die E-Mail ist eine Briefsendung, somit asynchron) wird betriebsintern nämlich durch die synchron-direkte Mitarbeiter-App verdrängt.

Mitarbeiter Apps: eine junge Produktkategorie

Wenn Sie als Entscheider den Begriff Mitarbeiter-App hören, beginnt schon die Verwirrung in Begrifflichkeiten: Digital Workplace. Employee Communications App. ERP-Collaboration. Secure Messenger. Group Messaging Solutions, Social Collaboration Tool. Social Intranet. Mobile Productivity Apps. Collaboration Apps. An der Begriffsverwirrung erkennen Sie schon, dass viele Anbieter glauben, mit dem Etikett alleine beschreibt man schon ein gutes Produkt. Doch viele dieser Lösungen gab es schon vorher, selbst in Client-Server Netzwerken gibt es Werkzeuge, die die Zusammenarbeit unterstützen. Der größte Unterschied heute ist sicher das Smartphone selbst. Seit dem Aufkommen des iPhone und des App Stores begann eine rasante Entwicklung, auf die auch die Lösungen von Beekeeper, Staffbase wie Quiply maßgeblich fußen.

Beekeeper, Staffbase und Quiply: Alle sind etablierte Anbieter

Alle drei Anbieter gibt es schon seit mehr als 5 Jahren, begannen als Startup und für alle drei ist die Mitarbeiter-App das Hauptprodukt des Unternehmens. Während Staffbase und Beekeeper allerdings mit Risikokapital von Venture Capital Unternehmen arbeiten, ist Quiply Technologies inhabergeführt und selbstfinanziert. Das erklärt u.a. die andere Größe, Staffbase als größter Anbieter bewegt sich auf 250 Mitarbeiter zu, da hier insbesondere Installationen von Unternehmen > 50.000 Mitarbeiter betreut werden sollen. Quiply und Beekeeper dagegen bedienen auch den Mittelstand, Quiply startet auch bei Unternehmen ab 100 Mitarbeitern, bei Beekeeper beginnen die Kunden oft jenseits der 1.000 Mitarbeiter.

Alle drei Anbieter haben durch viele Kundenprojekte > 100 Kunden verschiedener Größe einen hohen Reifegrad erreicht als viele „No-Name”-Softwareanbieter. Sie bedienen auch keine Nischenanwendungen wie bspw. die „digitale Betriebszeitung” (bspw. IK-Up!) oder wollen „Inhalte mobil verbreiten” (Flip), wofür es viele relativ wenig ausgereifte Anbieter gibt, deren Überleben in den nächsten Jahren wohl noch fraglich ist.

Warum keine Kollaborationssoftware wie MS Teams oder #Slack?

Weil uns immer wieder die Frage erreicht, warum nicht Kollaborationssoftware wie Slack oder Microsoft Teams das identische Anwendungsfeld abbilden kann der Mitarbeiter App, machen wir nochmal eine deutliche Unterscheidung. Kunden sind da verwirrt und wohl gerade Slack und Teams werden derart massiv medial beworben, dass man sich doch fragt, ob der Use Case der Mitarbeiter-Apps nicht obsolet ist? Mitnichten, das zeigen die Erfahrungen unserer Kunden.

Es ist immer eine Frage der Perspektive: Was für Schreibtischjobs normal ist, ist es für die Mitarbeiter des ganzen Unternehmen meistens nicht. Sie entscheiden am Schreibtisch über ein Tool, das eben nicht nur dort eingesetzt wird. Immer wieder erleben wir vergebliche Versuche, wie Microsoft Teams, Slack oder andere Kollaborationswerkzeuge auf die anderen Funtionsbereiche ausgeweitet werden sollen. Das gefällt auf dem ersten Blick nicht nur den Anbietern, aber die kryptischen Oberflächen, insbesondere nach längerer Nutzung, kann man eben nur gut am Schreibtisch bearbeiten. Mitarbeiter in der Produktion brauchen Übersichtlichkeit, klare Strukturen und können sich nicht in Threads auf sechster Ebene einarbeiten. Ganz davon abgesehen: Kollaborationswerkzeuge mit Video kosten 300-500% mehr als eine Mitarbeiter-App pro Nutzer, Folgekosten für Systemadministration oder aufwendigere Hardware nicht mal eingeschlossen. Slack und Teams lassen sich zudem nicht ohne Schulungen ausrollen, das zeigt die Erfahrung und die Frustration einiger vergeblicher Roll-Outs bei unseren Kunden. Mitarbeiter in der Produktion, in der Logistik, im Außendienst, auf Montage oder schlicht anderen Standorten sind von einem schnellen und direkten Kommunikationsfluss aber ohne eine Lösung abgekoppelt gewesen. E-Mails können gute betriebliche Kommunikation heute nicht mehr leisten, zudem erreichen Sie heute Mitarbeiter damit viel später als über das Smartphone.

Denn es ist nicht die Frage, ob Slack oder MS Teams gute Software sind. Sind sind nur für ein anderes Anwendungsfeld konzeptioniert. Sie docken viel stärker im projektorientierten Arbeitsprozess von hochqualifizierten Mitarbeitern an, die bspw. mit Freelancern oder Partnern arbeiten, die ebenfalls eher explorativ an Dokumenten in Projekten arbeiten. Mit Ihnen will man in kleinen Teams „an Schreibtischen” zusammenarbeiten, es geht gar nicht um das ganze Unternehmen und alle Mitarbeiter:

  • Übergreifende betriebliche Kommunikation ist gering ausgeprägt
  • Kollaboration dient hauptsächlich der Teamarbeit geistig tätiger Mitarbeiter
  • Sie ersetzen maßgeblich die E-Mail-Kommunikation
  • enthalten praktische Tools wie Videokonferenz oder Telefonie „ab Werk”
  • Es wird kollaboriert an Dokumenten bzw. Dateien in Projekten
  • Unternehmenskultur, Motivation und sozialer Kontext wird nicht abgebildet
  • Soziale Features wie „Likes” haben gruppendynamische Auswirkungen
  • Kollaborationswerkzeuge brauchen halboffene Umgebungen
  • Mitarbeiter-Apps sind kontrollierte, geschlossene Umgebungen
  • Bei Kollaboration ist Privatsphäre oft gestört und der MA überwachbar
  • Kollaboration ist für die betriebliche Mitbestimmung oft ungeeignet und im Zweifel DSGVO kritisch
  • Es gibt keine administrative Kontrolle der Umgebung im Unternehmen
  • Unternehmensnachrichten können wenig oder gar nicht abgebildet werden
  • Das Onboarding ist nicht möglichst einfach gelöst, sondern braucht personelle Ressource aus IT-Abteilung und Organisation für den Roll-Out
  • Die Benutzeroberfläche von Slack oder Teams mit vielen „Rooms” hat für Anfänger „Kommandozeilenqualität”, das ist bei niedrig qualifizierteren Arbeitnehmern ein Problem, um Übersichtlichkeit darzustellen
  • Integrationen sorgen für Schwierigkeiten in Datenschutz & Datenhaltung
  • Etablierte Organisationsstrukturen lassen sich so schlecht abbilden
  • Benutzung von Slack oder Teams nur möglich mit Firmen-E-Mail-Adressen aller Mitarbeiter
  • kein Zugang nur mit Codes oder Mobiltelefonnummern möglich

So können wir als Anbieter bei Quiply auch immer wieder hören, dass es dennoch Versuche gibt bspw. Prozesse für alle Mitarbeiter selbst im Lager mit Slack & Co als automatisierte Routinen abzubilden. Doch diese Unternehmen zahlen oft den Preis, dass sie zwar Ihr Unternehmen versuchen noch effizienter zu machen, die Mitarbeiter damit aber eher zu verlängerten Armen einer Maschine zu degradieren. In solchen Prozessintegrationen finden Mitarbeiter-Apps fast nur im Personalbereich Anwendung (Self-Services). Für die Etablierung einer Arbeitgebermarke oder überhaupt dem Gefühl, Teil einer Organisation zu sein, kann das sehr schädlich sein. Menschen sind eben keine Maschinen, sie wollen garantiert nicht so behandelt werden. Das kann in der Unternehmenskultur genau die anderen Folgen haben, die sie vielleicht mit einer Mitarbeiter-App versuchten zu verbessern.

Die Produktphilosophie von Mitarbeiter Apps

Beekeeper – Ihr Unternehmen bekommt ein soziales Netzwerk

Historisch begann Beekeeper unter dem Namen „Spocal”, ein Klon des sozialen Netzwerks Facebook aus den USA, das regional in der Schweiz startete. Entwickelt von 2 Studenten der ETH Zürich war zwar über kurz oder lang gegen Facebook kein Pokal zu gewinnen (man erinnere sich an StudiVZ, MySpace & andere Alternativen). Eine Kernidee ist aber seit diesen Anfängen gleich geblieben bis heute: Es gibt auf dem Smartphone sehr übersichtliche Clients, die für jedermann als simpel und einfach zu bedienen erscheinen, der Funktionsumfang der App ist deswegen bewusst sehr stark reduziert worden. Bedienungsprobleme sind somit auch eher selten. Sie sollen die Nutzer, also Ihre Mitarbeiter, dazu bringen, selbst aktiv zu kommunizieren. Es wird also gechattet und geposted und manche Chats entstehen durch automatisierte Routinen, die die Admins entwickeln können und nach programmierten Events ablaufen lassen.

Für die Empfänger ist dabei nicht klar zu erkennen, ob ein Chat-Roboter oder Ihr Chef gerade direkt mit Ihnen kommuniziert. Mitarbeiter sollen einerseits erreicht werden, andererseits werden Informationen geteilt und es gibt keine zentrale Gruppe, die Nachrichten an alle in Form von Artikel oder Postings sendet. Die zentrale Kommunikation soll quasi bewußt durch eine gefühlte Hierarchielosigkeit im Chat eliminiert werden. Beekeeper will nicht das klassische Intranet ersetzen, es will etwas völlig anderes tun und den sozialen Leitgedanken sinnvoll in Unternehmen einbetten. Wenn Sie also überzeugt sind, dass sie vor allem durch die gleichen Merkmale wie bei Facebook Ihre Mitarbeiter incentivieren und begeistern wollen, aber dennoch die Kontrolle behalten wollen, dann schauen Sie sich Beekeeper genauer an. Der Clou der Lösung ist wohl bei Beekeeper das Cockpit: Die Administration von Beekeeper erlaubt in einem Cockpit eine sehr tiefe Auswertung von Informationen und Inhalten, die die Mitarbeiter teilen können. Man wird informiert über die Nutzer, wie aktiv das Netzwerk ist und bei guter Nutzung sogar worüber sie reden (Hashtags) und welche Themen die Belegschaft bewegen.

Bildlich könnte man sich das Cockpit sogar so vorstellen: Statt Mark Zuckerberg bekommen Sie bei Beekeeper Ihr eigenes soziales Netz und nehmen Mark Zuckerbergs Platz ein. Die Unternehmensführung oder in großen Unternehmen die Kommunikationsabteilung bekommt die Chance, selbst Mark Zuckerbergs Sitz einzunehmen. So können Sie wie der amerikanische Konzernchef in Ihrem Unternehmen Ihre Mitarbeiter analyisieren, bewerten, incentivieren und mit Informationen füttern. Besondere Resonanz hat dies in Serviceindustrien gefunden wie Hotels oder Gastronomie: Hier arbeiten relativ viele Mitarbeiter mit geringer Qualifikationen, deren Verhalten beeinflusst werden soll. Entweder geht es um Qualitätssteigerung, Belobigungen, Leading by Example oder andere Maßnahmen in der Personalentwicklung. Es geht eher nicht so stark darum, die Mitarbeiter zu informieren und Ihnen viel über das Unternehmen an Content zu transportieren.

Der Name Beekeeper ist also tatsächlich das Programm: Imkern sollen sie als Unternehmen, viele fleissige Bienen beobachten und am Ende soll Ihnen Beekeeper helfen, den Honig aus Ihrem Team zu ziehen. Das ist natürlich nicht nur gedanklich und ethisch ein sehr sensibles Feld. Hochqualifizierte Mitarbeiter reagieren da eventuell allergisch, denn sie wissen, dass sie dieses System beeinflussen soll. Gerade im Rahmen von betrieblicher Mitbestimmung, Unternehmenskultur nicht-amerikanischen oder schweizerischen Zuschnitts und in Punkto Privatsphäre und Datenschutz ein großer Schritt für viele Unternehmen; für manche ist der Schritt auch schlicht zu progressiv. Ohne sensiblen Einführungsprozess bekommen Sie die neuen Wirkungen dieser Kommunikation eventuell schwer in den Griff. Sie bekommen hier einerseits viele Chancen, die richtigen Impulse für Ihre Mitarbeiter zu setzen. Sie können loben, vorbildliches Verhalten anderen vorführen und so emotionalen Einfluss auf Ihre Mitarbeiter ausüben. Das ist sicher nicht ohne Wirkung, kann von einigen Mitarbeitern auch schnell kritisch begleitet werden. Mitarbeiter, die sich manipuliert fühlen, werden auch die Informationen und Daten bewußt in Beekeeper manipulieren. So erhalten Sie eventuell keine Verbindung zwischen allen Mitarbeitern, sondern eine Art Parallelwelt, wenn das Projekt schief läuft. Beekeeper hat zwar viele Vorkehrungen getroffen, dass bspw. Kommentare und Diskussionen nicht zu einer üblen Gerüchteküche werden, dennoch fragen sich Entscheider, wie man bspw. Hatespeech oder Desinformation sinnvoll einbremsen kann, ohne dass die Mitarbeiter sich überwacht und kontrolliert fühlen. Die zumindest vom Design her implizierte Hierarchielosigkeit, in der alle User gleich sind, ist natürlich gerade in den Serviceindustrien schwer durchzuhalten.

Staffbase – das neue Intranet mobil

Große Unternehmen jenseits der 10.000 Mitarbeiter haben seit Jahrzehnten erkannt, wie wichtig eine professionelle interne Kommunikation für den Betriebserfolg ist. Der Professionalisierungsgrad und die Anzahl von Experten in diesen Organisationen ist naturgegeben höher. Die Anfänge lagen hier früher oft in Themen wie der Betriebszeitung, danach kamen die ersten Intranets. Die Gründer von Staffbase wie Frank Wolf sind sehr erfahren in der Installation großer Intranetumgebungen gewesen und haben bei Dienstleistern wie T-Systems vor allem viel Know-How mit Microsoft Lösungen aufgebaut. Das ist auch heute noch gut erkennbar in Staffbase, besonders für diese Umgebungen hat Staffbase viel in Petto. Es ist schon deswegen schnell erkennbar, was Staffbase für eine Nische besetzen will: Es geht weniger um etwas ganz Neues im Unternehmen, das vorher gar nicht da vor. Sondern es geht um Evolution statt Revolution. Staffbase macht ein bestehendes Intranet mobil, wenn es aus Share-Point oder anderen Microsoft-Produkten mal bestanden hat. Gerade in SharePoint, Azure oder Active Directory wurden Millionen investiert und viele CIOs tun sich sehr schwer damit, diese Projekte einfach Geschichte sein zu lassen, selbst wenn Microsoft sich auf Dauer von diesem Thema verabschieden will. Es geht darum, die bestehende Landschaft zu migrieren statt die Revolution zu starten.

Gehen wir in die Geschichte des Intranets, dann ging das oft so: Was mit viel Enthusiasmus begann, ist heute oft eine Infowüste, in der nur der Kantinenplan reges Interesse auf sich zieht. Die Einführungen von Intranets sind dann manchmal standortbezogen, selten integriert, scheitern oft an Ihrer Langsamkeit und hohem Erstellungsaufwand. Das wichtigste aber ist, dass Webseiten, egal ob statisch oder dynamisch, die Interaktivität nicht abbilden können. Staffbase hat hier Potential für technologische Innovation erkannt, die Revolution ist dort weniger im Ansatz der Kommunikation zu suchen, sondern etablierte Prozesse werden auf das Smartphone transportiert.

Besonderen Fokus legt Staffbase auch in Zukunft auf die Microsoft-Welt. Staffbase fürchtet nicht Microsoft Teams, sondern begreift sich als die nötige Ergänzung außerhalb des Büros für alle Mitarbeiter. Wer bereits SharePoint einsetzt oder Office 365 und auch sonst auf Microsoft angewiesen ist, findet viele Anknüpfungspunkte aus der alten Client-Server Welt wieder. Staffbase unterstützt die behutsame Migration auf cloudbasierte Lösungen, aber organisatorisch gesehen ist das Intranet von Staffbase von Kommunikationsexperten designed für viele Konsumenten im Unternehmen. Besonders stark ist das flexible Frontend von Staffbase in Hinsicht auf das Layout, in der man wie in einem CMS besonders viele Möglichkeiten hat, ein bereits bestehendes Layout zu realisieren. Wer also vorher mit großem Agenturaufwand eine Betriebszeitung designed hat, transportiert dieses Design relativ mühelos in die mobile Umgebung.

Es gibt so auch relativ wenige Anforderungen im Punkto Visualisierung, die man mit dem Editor von Staffbase nicht praktisch realisieren kann. So wird nicht nur die Betriebszeitung, sondern auch sonstige Informationsarchitektur „gerettet”. Die Organisation der betrieblichen Kommunikation bleibt eigentlich eher gleich. Neben dem Hauptstrom an Information „Top-Down” bemüht sich Staffbase dennoch, behutsam mehr Interaktivität zu liefern und baut bspw. einen Messenger on Top ein. Dadurch wirkt das Frontend schon schnell komplexer als bei Beekeeper und kann verschiedene Zusatzmodule realisieren, die allesamt viel mit betrieblicher Kommunikation in der etablierten Form zu tun hat (bspw. Weihnachtskalender, Integration Schichtpläne, etc.). Jedem Nutzer von Staffbase ist anfänglich aber klar: Hier wird eher was gelesen, hier kann ich zwar etwas tun, aber deutlich weniger aktiv als bspw. bei Beekeeper. Staffbase will nicht die Revolution, User verbreiten mit Staffbase selbst wenig eigenen Content. Hier ist Staffbase dann doch sehr hierarchisch und klassisch konservativ entwickelt worden. Staffbase will zwar modern erscheinen, ist in seiner Kommunikationsphilosophie und vor allem in der Umsetzung für Digitalisierung in der Kultur eher verhalten bis angepaßt. Große Unternehmen haben es mit Bottom-Up oder agilen Strukturen eh schwerer, entsprechend schwierig wäre es, auch gleich die ganze Kommunikation zu liberalisieren. Da ist die Sorge einer kulturellen Revolution einfach zu groß.

Wenn Sie besondere Ansprüche an die visuelle Kommunikation haben und Printdesign mit hohem redaktionellem Aufwand aktuell für ein Intranet Content produzieren, ist Staffbase sicher einen Blick wert. Einschränkungen findet man aber kommerziell: Wenn Sie weniger als 2.000 Nutzer aufbieten können, wird Staffbase vielleicht freundlich, aber verhalten auf Ihre Nachfrage reagieren, denn der Fokus ist ganz klar auf Großunternehmen.

Quiply – der starke Hybrid mit Content-Generation für alle

Quiply ist die Mitarbeiter App für den Mittelstand und große Unternehmen. Strukturen von 100 bis 10.000 Mitarbeitern ticken einfach anders als ein Riese mit 50.000 Mitarbeitern plus, der zwanzig Auslandsgesellschaften betreut. Der Ansatz von Quiply stellt in gewisser Weise einen Hybriden der Ansätze von Staffbase wie auch Beekeeper dar. Quiply begann als ein B2C-Tool für Gruppenkommunikation, das Ansätze wie WhatsApp kreuzte mit produktiven Tools wie Doodle. Quiply wurde vom Smartphone her entwickelt, der Messenger ist hier am stärksten ausgeprägt von allen drei Anbietern. Darauf aufgesetzt kommt das soziale Intranet on top, es will also einerseits das Unternehmen als Entität zusammenbringen und den Nutzern gleichzeitig eine Umgebung liefern, in dem Sie sehr aktiv einen Messenger nutzen können, Content erzeugen und in Teams bearbeiten können. Der Privatnutzer würde es vielleicht so sagen, dass Quiply WhatsApp und Facebook für Unternehmen macht, aber noch mit Doodle und Dropbox & Co. Nur, dass es sich bei Quiply um eine kontrollierte Umgebung handelt, wer hier Daten nutzt und abrufen kann, dass kann die Administration wie in einem Client-Server-Netzwerk genau steuern. Verlässt einmal ein Nutzer das Unternehmen, verliert er auch auf Knopfdruck alle Daten, es bleibt quasi nichts zurück, was er nach seinem Austritt noch verteilen könnte.

Quiply möchte den Unternehmen so helfen, etablierte Kommunikationsstrukturen abzubilden und soziale Elemente zur Interaktion einzubauen. Der Nutzer kann selbst eigenen Content erzeugen in der geschützten Atmosphäre seiner Gruppe oder, bei entsprechenden Rechten, darüber hinaus. Was er tun kann und was nicht, lässt sich sehr fein säuberlich in der Mitarbeiter-App einstellen. Per se kann man in Quiply tatsächlich alles abbilden: Ganz offene und transparente Ansätze, New Work Strukturen oder Stab-Linien-Strukturen. Eher moderate Kommunikationsformen, bei denen Hierarchie gewahrt werden muss oder Feeds für offene Debatten. Auch kann Quiply so jedem Standort oder Filiale erlauben, eine Art Mini-Intranet mit wenigen Klicks zu errichten, ohne dass gleich die Konzernleitung oder eine Stabstelle Support leisten muss.

Quiply hält den allzu offenen „Facebook-Ansatz” von sozialen Netzwerken (connect with the whole world), in denen jeder mit jedem sprechen darf und kann, für unternehmerisch zu konfliktbeladen. Nicht jeder Mensch im Unternehmen sollte immer direkt mit dem Vorstand sprechen dürfen – das ist zuviel gewollt, aber Räume dafür zu schaffen, geht dennoch. Unternehmen haben eine Organisation, ergo muss diese auch in den Kommunikationsstrukturen auf die Kultur des Unternehmens angepasst werden können. Wenn das dynamisiert wird, dann muss dies schrittweise passieren, um erfolgreiche Strukturen nicht einfach zu zerstören. Die unkontrollierte Verbreitung von Hass- und Wutrede wäre eine Katastrophe für die Unternehmenskultur, Information müssen auch in kleineren Organisationseinheiten sinnvoll kanalisiert und verteilt werden. Dennoch würdigt Quiply, dass die interne Kommunikation heute nicht mehr der Richtfunk von oben auf alle Mitarbeiter unten ist. Die Mitarbeiter wollen auch selber reden und die Organisation beeinflussen. Dezentrale Einheiten dürfen dezentraler kommunizieren und es obliegt dem Management, News und spannende Geschichten auch von unten nach oben hin neu zu verteilen und damit zu kommunizieren, welche Ziele erreicht insgesamt werden sollen.

Quiply hilft etablierten Strukturen in die neue mobile Datenwelt zu wandern, die Cloud zu nutzen und nicht zukunftsträchtige Client-Server-Strukturen aufzubrechen. Besonders für den Mittelstand kann somit ein riesiger Schritt gemacht werden, wo die Knappheit von IT-Fachleuten oft einer der Gründe ist, warum das Unternehmen nicht in diese Technologien investieren konnte. Quiply möchte eine bestehende Unternehmenskultur stärken und helfen, eine Arbeitgebermarke aufzubauen, die auch nach innen hin sinnstiftend ist. Quiply verfolgt deswegen den Ansatz der gruppenorientierten Kommunikation. In Gruppen kann man sich wohl fühlen, als Teams können wir adressiert werden. Soziale Kontrolle findet statt, aber wir lassen viel mehr Interaktivität zu als in hierarchischen Informationsstrukturen, wo der einzelne Mitarbeiter ausser konsumieren wenig darf. Die Menge an Information können wir durch die Informationsarchitektur von Quiply sehr fein steuern, in welchen Strukturen ihr Unternehmen sich darstellt und wie sie dies in Zukunft handhaben wollen.

Gruppen haben viele Vorteile: Teams oder Arbeitsgruppen sind Gruppen. Sie können in Gruppen relativ ungestört Ihren Aufgaben nachgehen, Ihre eigene Kultur leben. Die zentrale Instanz dagegen kann in diesem Umfeld dennoch mit übergeordneten Informationen in den sogenannten News Channels alle versorgen. In den News Channels lässt sich dann je nach Thema bestimmen, wieviel Interaktion erwünscht ist oder wieviel statisch einfach verteilt werden soll als praktischer Dokumentencontainer. Quiply besitzt wie Beekeeper on top ein Cockpit für den Administrator, das dem Management hilft wichtige Informationen darüber zu liefern, wie gut die betriebliche Kommunikation funktioniert. Wie aktiv sind Nutzer, welche Themen lösen Debatten aus und wann brauchen wir mehr Aktivierung?

Besonders hilfreich und praktisch ist zudem der Quiply Workflow Baukasten von Umfragen, Kampagnen und Formularen. Der Administrator ist so in der Lage, Workflows selbst zu entwerfen ohne Programmierkenntnisse zu haben. Auch die Fachabteilung kann diese Routinen selbst erzeugen, das Erlernen gelingt in wenigen Stunden. So können Formulare, Kampagnen oder Umfragen zügig selbst entwickelt werden, Budget oder Ressourcen für Entwicklungskapazitäten sind nicht mehr nötig. Ein einfaches Beispiel: Sie besitzen in einem Unternehmen 500 Mitarbeitern mit Führerscheinen, die sie quartalsweise kontrollieren wollen. Statt einen Kopierer in den Aufenthaltsraum zu stellen und Listen abzuhaken, bauen Sie in 5 Minuten eine Routine „Formulare” in Quiply. Das Ergebnis: Die Fahrer bekommen eine Push auf sein Handy, den Führerschein einfach zu fotografieren. Der Erzeuger der Routine bekommt keine Fotos, sondern eine säuberliche Exceldatei ohne einen weiteren Handgriff mit allen Namen, Fotos zur Dokumentation, die er einfach ablegen kann. Er sieht auch direkt, welcher Mitarbeiter noch fehlt. Das geht in keiner anderen App ausser der von Quiply so einfach und schnell.

Quiply war in seiner Historie ein Ersatzprodukt für Messenger wie WhatsApp und die reine Messengerkomponente in Quiply erkennen viele Nutzer sofort wieder: Chats, Sprachnachrichten, Dokumente, Umfragen, all das erschließt sich zügig und ist den Nutzern altbekannt. Nutzer können so ohne Schulung schnell intuitiv Inhalte erzeugen und verbreiten. Besonders raffiniert ist die beidseitige Seitenleiste, die mehr Komplexität erlaubt: Dort finden sich Kanäle und Gruppen, im anderen Menü die eigenen Aufgaben, wichtige Termine und das eigene Profil. Zentral positioniert der Admin dann die übergreifenden Informationen für alle Nutzer, hier kann man bewußt und gezielt über das informieren, was wirklich zählt. Quiply hat vermutlich so den leistungsstärksten Client unter den Mitarbeiter-Apps, man kann besonders viele Aufgaben und Inhalte damit direkt „on the fly” verteilen. Beekeeper und Staffbase gehen eher davon aus, dass ein Kommunikations-Team explizit kommuniziert und dies vom Schreibtisch aus erledigt; der Chat ist bei Staffbase insbesondere eher eine Beigabe für die Nutzer als ein echtes Element des Toolsets. Bei Quiply kann der Chef direkt alle erreichen und bspw. ein Video von seinem Smartphone ungefiltert an alle senden – das ergibt ganz andere Möglichkeiten der Kommunikation, nach innen hin zu führen. Es soll aber eher der Funktionsträger selbst kommunizieren, statt dass es gesondert qualifizierte Mitarbeiter gibt, die diesen Job ausschliesslich und professionell ausführen.

Wer als Nutzer die Diskussionen um Facebook und seine Strukturen kennt, weiß das sich Quiply Ansatz der geschlossenen Gruppen als der aktuell stärkste in sozialen Netzwerken herauskristallisiert hat. Facebooks offene Postings in den Feeds der Nutzer sind dagegen eine aussterbende Gattung, hier wird immer weniger organisch und natürlich kommuniziert. Gruppen um ein Thema herum können sich stärker binden und emotional gut funktionieren, es gibt weniger autistische Selbstdarstellung als in offenen Feeds. In einer Gruppe ist man auch nicht negativen Elementen wie „Hatespeech” ausgesetzt, denn in Gruppen greift auch soziale Kontrolle direkt.

Aus seiner Historie heraus Quiply ein Tool, dass für den Privatanwender konzeptioniert war. Entsprechend lag der Fokus auf Bedienerfreundlichkeit und Klarheit. Quiply wollte die ärgerliche und ineffiziente Kommunikation von Messengern produktiver machen. Der alte „Richtfunk von oben” bekommt kein Feedback, wird gerne ignoriert, denn die Mitarbeiter kommen selbst oft nicht vor. Das will Quiply endlich ändern, je nach Bereitschaft des Unternehmens, dass das Tool einsetzt.

Für Mittelständler ist zudem wichtig, dass man Content schnell und praktisch erzeugen kann mit einem übersichtlichen Budget. Authentische Kommunikation geht heute anders, ist spannender und besser als großer Aufwand für veraltete Artikel im Hochglanzformat. Da macht es Quiply den Nutzern viel leichter, selber direkt in einer gegebenen Struktur zu posten und zu chatten. Und die neuen Typen der Unternehmer schätzen es, dass sie eine Struktur nutzen und auf Ihr Unternehmen anpassen können.

Im Folgenden schauen wir noch auf ein paar allgemeine Kategorien, die für Ihre Auswahl relevant sein könnten. Wir sind kein Testinstitut, deswegen sind alle Bewertungen hier subjektiv und ohne jede Gewähr.

User Interface und Handling

Design und Branding

Damit eine Mitarbeiter-App auch von allen Mitarbeitenden genutzt wird ist es natürlich unerlässlich, dass sich diese in einem ansprechenden Design präsentiert. Wenn Sie eine Marke führen, wissen Sie um die Bedeutung der Corporate Identity. Hierauf scheint auch erstmal das Augenmerk der drei App-Anbieter gelegen zu haben, denn alle drei Produkte können sich sehen lassen. Um die App zu personalisieren stehen Funktionen für ein eigenes Branding zur Verfügung. So können die Mitarbeitenden die Mitarbeiter-App jederzeit mit der eigenen Firma in Verbindung bringen. Das eigene Logo und die eigenen Unternehmensfarben, die die Corporate Identity widerspiegeln, können leicht eingestellt werden.

Usability und Konfiguration

Gerade ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht zur Generation der Millenials gehören sind nicht mit einem internetfähigen Smartphone aufgewachsen und sind keine Digital Natives. Doch im Idealfall ist eine Mitarbeiter-App das zentrale Kommunikationstool für die gesamte Belegschaft, weshalb man gerade auch diese Mitarbeitenden abholen muss. Das funktioniert am leichtesten, indem man eine App auswählt, die besonders benutzerfreundlich ist. Beekeeper wartet mit einer sehr guten und einfachen Bedienbarkeit im Client auf, die unserer Meinung nach noch vor der Benutzerfreundlichkeit von Staffbase anzusiedeln ist. Auch bei Quiply ist schnell ersichtlich, dass eine gute Bedienbarkeit eines der wichtigsten Ziele bei der Entwicklung ist und Quiply liegt hier mit Beekeeper gleichauf. Quiply realisiert aber deutlich mehr an Funktionsumfang im Client als die Wettbewerber, die Lösung mit den Seitenleisten (Tabs) versucht diese Komplexität möglich aufzufangen. So finden auch anspruchsvolle und geübte Nutzer ein Werkzeug, dass Sie in vielen Situation mobil mit mehr als nur einem Chat und lesen von Artikeln unterstützt. Die Möglichkeiten der Konfiguration der Standard-App haben wir bei Beekeeper und Quiply als am weitreichendsten und am besten nachvollziehbar ausgemacht. Staffbase landet knapp dahinter und bedient hierfür seine Kunden eher mit White-Label-Lösungen.

Eigene Unternehmens-App als White Label Lösung

Bei einer White Label Lösung sind der Herstellername, sowie das Branding und Logo des Herstellers komplett aus Ihrer App ausgeschlossen. Unternehmen erhalten eine sogenannte White Label App, also eine App zu Ihren eigenen Vorstellungen programmiert und als eigenständige App im App Store erhältlich. Daneben gibt es noch die Möglichkeit einer Standard-Version der Mitarbeiter-App, bei der diese zwar mit dem Herstellernamen benannt ist, nach dem Login aber durch das personalisierte Branding mit der eigenen Firma in Verbindung gebracht werden kann.

Wenn Sie sich also für eine sogenannte White Label Lösung interessieren, dann schränkt Sie das in Ihrer Auswahl bereits ein. Beekeeper bietet keine solche White Label Lösung an, sondern lediglich eine Standard-App, bei der Unternehmensfarben und -logo erst sichtbar werden, sobald sich ein Mitarbeiter in die App und den eigenen Unternehmensbereich eingeloggt hat. Staffbase offeriert ausschließlich White Label Lösungen als eigene Unternehmens-App. Quiply bietet hier beide Varianten, also sowohl eine White Label Lösung für eine eigene Unternehmens-App, als auch eine Standard-App mit Unternehmensbranding nach dem Mitarbeiter-Login. In der Regel entscheidet hier der Preis, bei Quiply ist der Einstieg in die Standard App preiswerter als bei den Wettbewerbern. Mitarbeiter-Apps sind dennoch in Summe immer günstiger als Kollaborationswerkzeuge wie Slack oder MS Teams, die min. drei- bis achtfach so teuer sind und die erfolgreich auszurollen mehr als nur eine Einladung erfordert.

Datenschutz

Nichts ist so wichtig wie Datenschutz. Unternehmensdaten sicher zu schützen, Mitarbeiterdaten wie Intellectual Property ist eine wichtige Aufgabe der IT: Seit den neuen Bestimmungen im Rahmen der DSGVO im Jahr 2018 sind Betriebe verpflichtet genauer hinzusehen und das Thema Datenschutz mit hoher Priorität zu behandeln. Zusätzlich wird in manchen Branchen, beispielsweise der Pflegebranche, mit noch sensibleren Daten als in anderen Branchen verfahren. Eine Mitarbeiter-App, die die Daten einer Datenkrake ausliefert, ist sicher das letzte, was Sie in Ihrem Betrieb einführen möchten. Daher lag ein großes Augenmerk unseres Vergleichs auf dem Bereich des Datenschutzes.

Besonders bei Staffbase ist uns aufgefallen, dass diese zwar mit Datenschutz und Zertifizierungen werben, aber diese Versprechen nur zu einem gewissen Teil auch einhalten können. Für die eigene Software lässt sich das vielleicht garantieren, aber Staffbase lebt besonders davon, dass sich via Plugins verschiedene Dienste von Drittanbietern anbinden lassen. Hier entstehen kritische Schnittstellen, die sie sicher beleuchten sollten. Beekeeper wirbt ehrlich und offen damit, dass sie natürlich keine hundertprozentige Datensicherheit gewährleisten können, jedoch durch ihre Features das „Risiko seiner Kunden am digitalen Arbeitsplatz erheblich reduzieren”.

Quiply bindet absichtlich keine Dienste von Drittanbietern ein, sondern bietet seine Funktionen alle aus einer Hand in der eigenen App an. Die App ist zwar verknüpfungsfähig als Startpunkt für verschiedene Anwendungen auch im Cloud-Umfeld, will aber keine Schnittstellen offen mit Daten versorgen. Da die Kölner Firma auf den europäischen Markt fokussiert ist und sich streng DSGVO-konform verhält, verzichtet Quiply bewusst darauf, amerikanische Dienstleister für Funktionen wie beispielsweise Nutzertracking einzubinden. All diese Funktionen bildet Quiply selbst ab, hier geht man sicher einen bewußt strengen Weg, um bspw. sensible Branchen wie die Gesundheitsbranche auch versorgen zu können.

Nutzerverzeichnis und Nutzergruppen

Die Grundlage für eine funktionierende App bildet ein Nutzerverzeichnis. In diesem sind alle Kontaktdaten und weitere Informationen wie beispielsweise Funktion oder Standort der verschiedenen Mitarbeitenden verzeichnet, damit sich die Kommunikation innerhalb des Betriebes verbessern kann. Wir haben die Nutzerverzeichnisse der verschiedenen Apps angeschaut und kommen zum Ergebnis, dass hier wahrscheinlich die geringsten Unterschiede zu verzeichnen sind. Die Grundlage einer Mitarbeiter-App ist eben ein gut aufgestelltes Nutzerverzeichnis, das können alle drei Anbieter sicher liefern.

Active Directory

Für ein Nutzerverzeichnis ist es natürlich – besonders bei Firmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitenden – wichtig, dass sich dieses leicht aufbauen lässt. Hier liegt der große Vorteil einer Active Directory Anbindung: wenn die Daten bereits entsprechend gepflegt und angelegt in einem existierenden hauseigenen System zu finden sind, dann können diese ganz leicht in die Datenbank der Mitarbeiter-App übertragen werden. Eine Active Directory Anbindung ist bei allen drei getesteten Mitarbeiter-Apps im Standard möglich.

Volltextsuche

Um sich nicht merken zu müssen in welchem Kanal, in welchem Chat, oder in welcher Veranstaltung Content gepostet wurde, ist eine Suchfunktion sehr hilfreich, wenn nicht sogar zwingend notwendig. Aktuell gehen wir davon aus, dass lediglich Quiply eine Volltextsuche anbietet, die auch Inhalte von Dokumenten, wie z.B. PDF, Word oder Excel, durchsucht. Gerade wenn es mal schnell gehen muss, ist eine gut funktionierende Suchfunktion natürlich unerlässlich und gerade bei großen Unternehmen mit vielen Erstellern von Inhalten ist es sinnvoll eine App mit einer guten Suchfunktion zu nutzen. Das ist auch wegen des Dateimanagements in Quiply möglich: Während Staffbase oder Beekeeper an SharePoint andocken, dass dieses Feature nicht bereithält, ermöglicht Quiply ein eigenständiges, lauffähiges Dokumentmanagement in der Cloud.

Funktionen

Jetzt, wo wir die Rahmenbedingungen und Kernfunktionen einmal abgeklopft haben, geht es ans Eingemachte: die speziellen Funktionen der einzelnen Mitarbeiter-Apps. Dabei haben wir die Funktionen in mehrere Blöcke aufgeteilt:

  • Chat
  • Channels oder Streams
  • Formulare
  • Kampagnen
  • Umfragen

Diese fünf Funktionsgruppen würde man mehr oder weniger voraussetzen, wenn man sich für den Kauf einer Mitarbeiter-App interessiert. Via Chat können die Mitarbeitenden miteinander kommunizieren und natürlich auch den Chef direkt erreichen. In Channels lassen sich Informationen gezielt verteilen und ablegen. Mit Formularen kann man verschiedene bürokratische Prozesse digital unterstützen, die vorher z.B. per Ausdruck auf Papier geregelt wurden. Zudem können mit Formularen (un-)regelmäßig wiederkehrende Einreichungs-Prozesse abgebildet werden, die evtl. auch einen mehrstufigen Freigabeprozess gekoppelt sein können. Mittels Kampagnen können Mitarbeitersegmente oder alle Mitarbeiter gezielt mit Informationen erreicht werden und aktive Lesebestätigungen können von den Empfängern eingefordert werden. Umfragen sind besonders zur Erfassung von Mitarbeiterfeedback heutzutage unverzichtbar – es gibt sogar spezialisierte Umfrage-Apps, die sich lediglich auf diese Funktion beschränken.

Chat

Ausflug zu WhatsApp

In den Zeiten von WhatsApp ist man als normaler Smartphone-Nutzer schon sehr verwöhnt, was die Funktionsvielfalt von Chat Apps angeht. Besonders in den letzten zwei Jahren hat WhatsApp mit verschiedenen Funktionen (Gruppen, Broadcasts, usw.) an Übersicht gewonnen und wird nicht zu Unrecht deshalb in vielen vor allem kleineren Betrieben als Standardkommunikationsmittel genutzt. Dass es besser geht (und, dass Ihre Daten auch sicher sein können) zeigen die Mitarbeiter-Apps, die speziell für die Benutzung im Betrieb und im Unternehmen zugeschnitten sind, während WhatsApp als offenes Netzwerk auf den privaten Gebrauch ausgerichtet ist. Trotzdem sei uns dieser kleine Ausflug zu WhatsApp hier gestattet, weil sicher viele Betriebe zunächst einmal nicht den Mehrwert einer professionellen Mitarbeiter-App im Vergleich zu einem Chatdienstleister wie WhatsApp auf Anhieb erkennen.

WhatsApp bietet eine maximale Gruppengröße von 256 Nutzenden. Wer schon mal Teil einer WhatsApp-Gruppe war, etwa für die Universität, den Hobbyverein, oder den erweiterten Familienkreis, der weiß, dass das auch mehr als ausreichend ist, da es ansonsten schnell sehr unübersichtlich werden kann. Um eine große Anzahl an Menschen zu erreichen hat WhatsApp deshalb eine Broadcast Funktion eingeführt. Wenn Sie eine Nachricht als Broadcast-Nachricht verfassen erhalten die Nutzer in Ihrer Broadcast Liste alle die gleiche Nachricht in einem privaten Chatfenster zugeschickt. Das kann einerseits Verwirrung stiften, da erstens nicht angezeigt wird, dass es sich um eine Broadcast Massennachricht handelt und zweitens erhält man einzelne Nachrichten in einzelnen Chatfenstern als Antwort zurück, weshalb das Postfach schnell prall gefüllt ist. Eine weitere Möglichkeit mit vielen Nutzern zu kommunizieren ist die auf 256 Nutzende beschränkte Gruppenfunktion, bei der man einstellen kann, dass man ausschließlich als Administrator dazu berechtigt ist etwas in diese Gruppe zu posten.

Sie sehen: WhatsApp ist auf dem richtigen Weg und behelfsmäßig auch in einem Betrieb nutzbar, aber in der Praxis gerät man leicht an die Grenzen des Machbaren, was unter anderem daran liegt, dass WhatsApp eher auf den Privatgebrauch ausgerichtet ist und eben auch lediglich eine Messenger-Funktion bietet.

Zudem landen alle Daten, die Sie bei WhatsApp senden, als Metadaten ebenfalls bei Facebook. Für Datenschutz und Datensicherheit ist die Verwendung schlichtweg nicht zu kontrollieren. Ihre Daten, also auch betriebliche Daten wie das Netzwerk, werden dort für Werbezwecke ausgewertet und an werbetreibende Unternehmen angeboten. Sie sollten sich hüten dort sensible Unternehmensinformationen preiszugeben, wenn sie es ernst meinen mit Datensicherheit. Die Kostenvorteile von WhatsApp sind somit nur vordergründig bedeutsam, der potentielle Schaden beim Einsatz dieser Apps kann betriebsgefährdend sein. Da die wenigsten Mitarbeitenden ein Firmensmartphone verwenden, vermischen sich private und dienstliche Gespräche und Kontakte. Das schadet der Work-Life Balance Ihrer Mitarbeitenden, die natürlich auch in ihrer Freizeit wissen wollen, was Kollegin Meier ihnen gerade Dienstliches geschrieben haben. Zudem entspricht die Nutzung von WhatsApp im Betrieb auch nicht den Vorgaben der DSGVO.

Für die Anbieter ist nur eins relevant: WhatsApp nutzen kann jeder, wenn wir uns also im großen und ganzen an der Nutzerführung in den Chats orientieren, gibt es quasi nichts neues für die Anwender zu lernen in der Bedienerführung. Das ist uneingeschränkt positiv zu sehen, das macht die Einführung relativ einfach.

Chatfunktion der Mitarbeiter-Apps

Auf den ersten Blick ähneln sich die drei getesteten Apps hier stark. Natürlich sehen die Chatfenster und die verwendeten Buttons alle erstmal ein wenig anders aus, dennoch sind die Grundfunktionen klar: Nachricht schreiben und absenden, Gruppenchats und Benennen von verschiedenen Chatgruppen. Bei genauerem Betrachten kommen dann aber doch einige funktionelle Unterschiede zum Vorschein.

Was alle Apps erst einmal gemeinsam haben ist, dass es in keiner der getesteten Apps möglich ist den Text im Chat zu formatieren.

Dokumente und Bilder

Der Kollegin aus der Personalabteilung eben die Krankmeldung abfotografieren und schicken, der neuen Teamleitung eine Arbeitsanweisung übermitteln – das wären praktische Funktionen für ein Chatfenster innerhalb einer Mitarbeitenden App. Und wir waren selber überrascht beim Test, aber lediglich zwei von drei Apps bieten das vollumfänglich an. Staffbase bietet die Möglichkeit Bilder und Dokumente zu verschicken, allerdings nur über die Desktopversion und nicht via App. Beekeeper und Quiply können in diesem Punkt mit WhatsApp mithalten und ermöglichen den Austausch von Bildern und Dokumenten aus der App, sowie der Desktopversion heraus.

Quiply punktet außerdem noch weiter, denn als einzige App bietet Quiply eine Lesebestätigungsfunktion für wichtige Dokumente, die sich ein- und ausschalten lässt. Das heißt, dass Sie, wenn Sie ein wichtiges Dokument an Ihre Mitarbeiter schicken, auswählen können, ob Sie dafür eine Lesebestätigung erhalten möchten. Eine sehr gute Funktion gerade, weil Sie häufig dafür Sorge tragen müssen, dass alle Mitarbeitenden beispielsweise die neue Betriebsanweisung gelesen haben. Und sie macht den Nutzern durch Ihr Design deutlich weniger Stress als die berühmten „Häkchen” in WhatsApp Chats.

Events und Termine

Sie kennen das: Sie haben einen Kalender in der Kalender-App Ihres Smartphones, einen zweiten in ihrem Google Calendar Konto, einen dritten in Outlook am Desktop und ein vierter hängt in der Kaffeeküche. Daher ist eine Mitarbeiter-App, die den Anspruch hat das zentrale Kommunikationstool Ihres Unternehmens zu sein, für die Organisation Ihres Betriebes ein großer Vorteil. Gleichzeitig herauszufinden in welchem Raum der Nachmittagstermin stattfindet, wann die nächste Übergabe stattfindet und welche Kollegen heute Geburtstag haben vereinfacht Ihren Arbeitsalltag ungemein.

Auch hier waren wir überrascht, dass zwei von drei Apps keine Möglichkeit bieten direkt im Chat einen Termin zu vereinbaren, oder einen Event zu planen. So wie bei Quiply hatten wir uns das auch bei den anderen Apps vorgestellt: Sie schreiben mit einem Kollegen über einen notwendigen Termin und können diesen direkt im Chatfenster zu einem solchen Termin einladen. Manchmal kann es so einfach sein.

Sprachnachrichten

Zu guter Letzt ein Punkt, den wir ursprünglich nicht gesondert aufführen wollten: die Möglichkeit Sprachnachrichten im Chat zu senden. Gerade für Betriebe, die viele Mitarbeitende im Außendienst haben (beispielsweise in der ambulanten Pflege, oder im Baugewerbe mit verschiedenen Baustellen) ist es gerade bei längeren Erklärungen ein Graus zwischen (Auto-)Tür und Angel noch eben 250 Worte zu tippen. Dafür gibt es Sprachnachrichten, die so etwas ersetzen und auch den großen Vorteil bringen einen Hinweis auf die Stimmung der sendenden Person zu erhalten. Tonalität und Stimme transportieren mehr Emotion und somit Information, als ein geschriebener Text. Auch deshalb sind Sprachnachrichten in den letzten Jahren immer beliebter geworden.

Beekeeper und Staffbase bieten keine Möglichkeit eine Sprachnachricht zu verfassen und zu versenden. Uns fällt es wirklich schwer das nachzuvollziehen, denn mittlerweile zählen Sprachnachrichten zu den häufigsten Mitteln der bilateralen digitalen Kommunikation. Hier überzeugt ebenfalls Quiply mit einer in den Chat integrierten Möglichkeit Sprachnachrichten zu senden.

Fazit Chatfunktionen

Die grundsätzlichen Funktionen eines Chatprogrammes der Neunzigerjahre ist bei allen drei Mitarbeiter-Apps erfüllt. Neuere, smartere Funktionen wie Termine, Versand von Dokumenten und Bildern, sowie das Einsprechen und Senden von Sprachnachrichten sind lediglich in der Mitarbeiter-App Quiply möglich. Wir bei Quiply sind deswegen überzeugt, die aktuell stärkste Instant Messenger Funktion mit produktivitätsorientierten Features im Markt anzubieten.

Mitarbeiter App Vergleich - Chat der verschiedenen Anbieter

Channelfunktionen und Transparenz

Neben der Chatfunktion gibt es einen zweiten wesentlichen Bestandteil einer guten Mitarbeiter-App: die Channels. In verschiedenen Kanälen lassen sich festgelegte Nutzergruppen mit Beiträgen informieren. Im Kanal „Mitarbeiter Gesamt” werden hier Unternehmensnews zu finden sein, im Kanal „GL Infos” der neuste Artikel über die Unternehmensentwicklung und im Kanal „Projekt Neubau Gürzenichstraße” wird die neuste Materialbestellungsliste an alle am Projekt Beteiligten geteilt.

Die Funktionalität erinnert stark an Social Media Plattformen wie Facebook Feed und Instagram. Es gibt ein Textfenster und die veröffentlichten Inhalte werden als Stream untereinander dargestellt. Bei den Inhalten sind Videos, Tonaufnahmen, Fotos, Dokumente, Termine, Veranstaltungen oder Textnachrichten möglich. Mitarbeitende haben die Möglichkeit einen Kommentar abzugeben, oder auf „Like” zu tippen, wenn ihnen der Beitrag gefällt. Die Grundfunktionen sind hier bei den drei getesteten Apps sehr ähnlich.

Zeigesteuerte Veröffentlichungen

Wenn Sie schon mal einen Blog gelesen haben, dann wissen Sie, dass es bessere und schlechtere Zeitpunkte gibt, um Inhalte zu veröffentlichen. Einen Beitrag, den man um 03:00h nachts veröffentlicht, werden nur waschechte Workaholics, oder die Kolleginnen und Kollegen von der Nachtschicht lesen und angezeigt bekommen. Veröffentlicht man jedoch um zehn Uhr morgens einen Inhalt, dann ist die Leserate um ein Vielfaches höher. Deswegen gehören zeitgesteuerte Veröffentlichungen im Content Creation Bereich zum Handwerkszeug.

Alle drei Apps weisen eine solche Funktion auf und nehmen Ihnen so die Arbeit ab zum richtigen Zeitpunkt die „Veröffentlichen” Taste zu drücken.

Unterschiedliche Channeltypen

Wenn Sie einen Artikel über das neue Fahrzeug im Fahrzeugpool Ihres Unternehmens veröffentlichen wollen, kann das natürlich nicht im gleichen Kanal sein, wie die Anzeige eines Mitarbeitenden, der ein Motorrad verkaufen möchte. Beekeeper und Staffbase trennen genau auf, ob es sich um ein digitales schwarzes Brett handelt, oder ein Kanal Unternehmensartikel sammelt – dementsprechend stehen auch verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Was uns stark wunderte ist, dass es bei Beekeeper jedoch keine Möglichkeit gibt ein Posting im Artikelbereich zu formatieren, was bei Staffbase und Quiply problemlos möglich ist. Quiply trennt funktionell nicht zwischen Artikelkanälen und Kanälen für das schwarze Brett, sondern ermöglicht Ihnen die Konfiguration der Kanäle selbst zu gestalten.

Dokumentenablage und Dateiverzeichnis

Anfangs ist ein neues System immer sehr übersichtlich und einfach zu führen. Doch je mehr Inhalt in ein solches System gespeist wird, desto schwerer wird es alles zu überblicken. Mit einer Dokumentenablage erleichtert man die Suche für alle Mitarbeitenden ungemein, denn man weiß wo man suchen muss. Mehr Komfort bietet da lediglich ein Dateienverzeichnis, in dem man eine Ordnerstruktur und Ablagetechnik hat und so noch schneller an die notwendigen Dateien gelangt.

Beekeeper bietet als einzige App die Funktion eines Dateienverzeichnisses. Es ist möglich sich äquivalent zu Apps wie Dropbox eine Ordnerstruktur aufzubauen und dort wichtige Dateien abzulegen, auf die die Mitarbeitenden jederzeit zugreifen können. Eine generelle Dokumentenablage ist über eine Channelfunktion bei Quiply möglich. Staffbase hat eine solche Funktion nicht in sein Funktionenportfolio aufgenommen. Bestimmten Anwendern ist die Dokumentenmanagementfunktion nur dann wichtig, wenn Sie an Microsoft SharePoint andockt. Hier sind alle drei Apps mit gewisser Kompatibilität zu Microsoft Umgebungen ausgestattet, die wir jedoch nicht intensiver testen konnten. Zumindest geben alle Anbieter an, dies vollumfänglich tun zu können. Quiply selbst funktioniert durch seine Uploadfunktion in der Cloud auch sehr gut als Dokumentenmanager. Wenn Sie also gar kein Dokumentenmanagement wie SharePoint oder Dropbox/Google Drive haben, ist die Quiply Struktur schon mal ein guter Start für eine gute Verwaltung.

Statistiken

Interessant aus der Perspektive der Geschäftsleitung, aus der Perspektive der internen Kommunikation und natürlich auch für eine Abteilungsleitung ist die Möglichkeit der Auswertbarkeit. Man fragt sich natürlich schon – besonders wenn man viel Zeit in einen Artikel gesteckt hat – wie oft dieser gelesen worden ist.

Staffbase bietet die Möglichkeit sich solche Statistiken anzeigen zu lassen. Dennoch hat hier eher Beekeeper die Nase vorn, denn es lassen sich sehr übersichtlich verschiedene Statistiken zu den einzelnen Artikeln anzeigen. Es gibt eine Auswertung pro Veröffentlichung, aber auch eine Gesamtauswertung im Statistikcenter zu sehen. Quiply bietet ebenfalls einen Statistikbereich, in dem es die Einzelauswertungen je Artikel aufgelistet zu sehen gibt, jedoch stärker aggregiert als bei den Wettbewerbern.

Fazit Channelfunktionen

Grundsätzlich lassen sich mit allen drei Apps im Bereich der Channels Inhalte (auch zeitgesteuert) an Ihre Mitarbeitenden bringen. Bei Beekeeper gibt es keine Möglichkeit etwas an der Formatierung zu ändern, dafür wartet die App mit einem Dateienverzeichnis und einem Statistikcenter auf. Quiply kommt ohne Dateienverzeichnis, dafür aber mit einer Dokumentenablage, einem Statistikbereich und der Möglichkeit die Formatierung von Artikelinhalten zu bearbeiten.

Formulare

Wir haben nun die zwei wesentlichen Funktionen einer Mitarbeiter-App abgearbeitet. Kommunizieren mit- und untereinander ist möglich, Inhalte unter die Mitarbeitenden zu bringen ebenfalls. Doch moderne Mitarbeiter-Apps können viel mehr als das. Im Zuge der Digitalisierung ist es von Vorteil, wenn man sich das unnötige Produzieren von Papier sparen kann. In vielen Betrieben gibt es Prozesse, die aus der Unternehmensgeschichte althergebracht sind und an denen seit Jahren nichts mehr geändert wurde. Eine Arbeitsfreigabe, die ausgefüllt, ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen unterzeichnet werden muss, ein Urlaubsantrag, der ausgefüllt, ausgedruckt und dann zur zuständigen Person gesendet werden muss, und der darauffolgende Genehmigungsprozess zwischen Abteilungsleiter, Personalabteilung und letzten Endes wieder dem Mitarbeiter. Alles viel zu kompliziert, zeit- und nervenraubend.

Um diese Prozesse zu digitalisieren gibt es ebenfalls spezialisierte App-Lösungen wie zum Beispiel Dienstplan-Apps, um Dienstpläne zu erstellen. Mitarbeiter-Apps haben den Anspruch die einzige notwendige App für ein Unternehmen zu sein, deshalb sollten diese solche Vorgänge auch abbilden können.

Beekeeper bietet leider keine solche Funktionsvielfalt, weshalb es in diesem Abschnitt unseres Vergleichs nur um Staffbase und Quiply geht.

Formulare designen

Quiplys neuestes Feature ist das Formularfeature. Ähnlich wie bei Google Forms kann man mittels eines Baukastenprinzips Formulare erstellen und definieren, welche Felder notwendig und welche nicht notwendig sind. Ein Urlaubsantrag ist auf diese Weise kein Problem und innerhalb von zwei Minuten hat man ein solches Formular zusammengestellt. Es gibt verschiedene Arten von Feldern, die sich munter kombinieren lassen und zum Schluss hat man ein schickes Formular erstellt, dass man für alle Mitarbeitenden in der App zur Verfügung stellen kann. Auch Staffbase bietet eine solche Funktion an, um Formulare in der App zu erstellen.

Formular Workflow

Wenn ein Formular erstellt wurde, dann kann man es natürlich ausdrucken, unterschreiben und wieder an die entsprechende Stelle reichen. Dass das keine großartige Verbesserung ist wird wohl jeder begreifen. Deshalb gibt es Workflows, mittels derer man Prozesse digital abbilden kann. Im Falle von Staffbase funktioniert das so, dass Sie ein Formular erstellen, dieses ausfüllen und das wird dann mittels E-Mail an eine Adresse Ihrer Wahl versendet. Uns gefiel dabei nicht, dass es zu einem Medienbruch kommt, man also die Mitarbeiter-App verlassen muss, um den Prozess zu Ende zu bringen. Hier punktet Quiply: innerhalb der Quiply App lassen sich komplette Prozesse darstellen. Sie können ein Formular bauen, dieses – wie oben beschrieben – in der App einstellen und wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Urlaubsantrag stellen möchte, dann tut er dies innerhalb der App. Moment – nochmal kurz zurückgespult – Sie erstellen im ersten Schritt ein Formular „Urlaubsantrag”. Im zweiten Schritt füllt der Mitarbeiter diesen Antrag aus und sendet diesen ab. Nun wird der Antrag automatisch an die von Ihnen vorher festgelegten Personen versendet, beispielsweise an die zuständige Abteilungsleitung. Diese kann den Urlaubsantrag nun freigeben oder ablehnen. Gibt die Abteilungsleitung den Antrag frei taucht er automatisch bei der zuständigen personalsachbearbeitenden Person auf und kann nun ebenfalls freigegeben oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter erhält nun Feedback ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde – direkt in der App. Während des Prozesses kann der Mitarbeiter sich Push-Benachrichtigungen über den Verlauf des Prozesses anzeigen lassen. Auch das ist so bei Staffbase nicht möglich.

Eine Liste mit verschiedenen Anwendungsfällen und Beispielen zu Formularen finden Sie im Blogartikel auf der Webseite von Quiply. Die Möglichkeiten sind aber theoretisch unbegrenzt.

Mitarbeiter App Vergleich - Formulare bei Staffbase Mitarbeiter App Vergleich - Formulare bei Quiply

Fazit Formulare

In der Staffbase App gibt es einen guten Formulargenerator. Allerdings werden von Mitarbeitern eingesendete Formulare per E-Mail versendet und folgen in der App selbst keinem Workflow. Das ist leider bislang etwas unausgereift und spart nicht wirklich Zeit und Nerven. Dagegen kommt einem die Mitarbeiter-App von Quiply wie ein Quantensprung an Funktionalität vor. Eine Vielzahl verschiedener Prozesse lässt sich in der App abbilden; althergebrachte Prozesse werden ad absurdum geführt. Durch die Dokumentenablage können eingereichte Formulare jederzeit nachgeschlagen werden und sind überall verfügbar. Endlich kann die Krankmeldung abfotografiert und mittels Anhang am entsprechenden Formular versendet werden, statt mit Fieber zur Post fahren zu müssen.

Kampagnen

Mitarbeiter-Apps bieten Ihnen die Möglichkeit, wichtige Informationen an Ihre Mitarbeitenden zu adressieren und aktive Lesebestätigungen einzufordern. Ein sogenanntes Kampagnen-Feature ermöglicht Ihnen neue Arbeitsanweisungen, wichtige Schriftstücke, oder Inhalte, die für verschiedene Mitarbeitergruppen relevant sind, zu verteilen und sich bestätigen zu lassen, dass diese gelesen wurden. In Quiply und Beekeeper sind diese Funktionen jeweils enthalten. Bei Staffbase gibt es die Möglichkeit, sich eine Lesebestätigung von Artikeln im Channel-Bereich einzuholen; für Kampagnen gibt es dort noch keine entsprechende Funktion.

Bei der Kampagnenfunktionalität von Beekeeper ist zu erwähnen, dass personalisierte Textblöcke eingefügt werden können, um die Empfänger der jeweiligen Kampagnennachricht persönlich anzusprechen. Auch bei Kampagnen verzichtet Beekeeper wie bei Beiträgen in Channels darauf den Kampagneninhalt formatierbar zu machen. Das Staffbase Kampagnen-Feature bietet ebenfalls keine Möglichkeit zur Formatierung, während man bei Quiply immerhin den eigentlichen Kampagneninhalt formatieren kann.

Fazit Kampagnen

Informationen an verschieden große Nutzergruppen zu versenden und sich den Erhalt bestätigen zu lassen, ob diese gelesen wurden: wenn Sie ein solches Feature für sinnvoll erachten dann sollten Sie auf Quiply oder Beekeeper zurückgreifen.

Mitarbeiter App Vergleich - Kampagnen der Anbieter

Umfragen

Sie möchten wissen, wie das Programm auf der Firmenweihnachtsfeier angekommen ist? Sie möchten Ihre Mitarbeitenden entscheiden lassen, welche der beiden Vorschläge das neue Firmenlogo wird? Umfragen sind ein mächtiges Werkzeug, um die Stimmung bei Ihren Mitarbeitenden zu erfassen, und um sich Feedback zu holen. Auch für Umfragen gibt es eigens spezialisierte Umfrage-Apps mit einer unfassbaren Detailtiefe. Doch unsere Erwartungen an eine Mitarbeiter-App beinhalten auch die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen, zu versenden und Antworten auszuwerten.

Beekeeper beinhaltet eine Umfragefunktion für kleinere und einfache Umfragen, äquivalent etwa zur Umfrageoption bei Facebook. Das ist dann so gestaltet, dass Sie eine Frage stellen können, und diese wird mittels vorgegebener Antwortmöglichkeiten (A, B oder C) beantwortet. Die Statistiken hierzu sind bei Beekeeper leider nicht so gut gemacht, wie sie noch bei den Channelauswertungen waren: eine richtige Auswertung findet nur über externe Programme statt.

Das Thema Datenschutz ist auch das größte Negativ-Kriterium für Staffbase. Auch hier gibt es keine Statistiken, aber genauso wenig gibt es hier überhaupt die Möglichkeit eine Umfrage zu erstellen. Es lassen sich jedoch Links zu externen Formulartool-Anbietern einbinden, die dann eine volle Funktionsvielfalt anbieten. Dies ist jedoch auch sowohl bei Beekeeper als auch bei Quiply möglich.

Bei den Umfragen kann Quiply wiederum punkten: Umfragen sind vollends innerhalb der App möglich und können deutlich komplexer gestaltet werden, als mit Beekeeper. Via Excel-Export lassen sich die Daten bequem weiterverarbeiten und die Ergebnisse werden innerhalb der App archiviert.

Fazit Umfragen

Kleinere und einfache Umfragen können von Beekeeper dargestellt werden. Quiply bietet mit der Umfrageoption ein starkes Werkzeug, mit dem sich auch komplexe Umfragen erstellen, auswerten und Daten exportieren lassen. Staffbase bietet kein eigenes Umfragen-Feature an.

Zielgruppen der Anbieter

Um die verschiedenen Funktionen und Schwerpunkte der Mitarbeiter-Apps zu verstehen haben wir uns die Zielgruppe der einzelnen Firmen angeschaut. Alle Anbieter streben vorranging an, die Funktionen mit einer Mitarbeiter-App zu versorgen, die bis dato rudimentär oder gar keine digitalen Werkzeuge besitzen. Typische Branchen, in denen dieser Grad geringer ausgeprägt ist als in einem Unternehmen, dass Dienstleistung im Büro für andere betreibt, sind Retail, Gesundheit- und Pflege, Hotel- und Tourismus, kommunale Unternehmen vom Versorger bis Abfallwirtschaft, Bauunternehmen, Logistik, Mitarbeiter in der Produktion und andere oftmals dezentrale Strukturen, die in Prozessen arbeiten. Aus diesem Ansatz hat sich etabliert, dass wenn es ein Intranet oder Medium für alle geben soll, die Mitarbeiter-App natürlich auch in der Verwaltung ausgerollt wird. Es gibt zwar Ansätze, bspw. Kollaborationssoftware aus Projektteams mit Mitarbeiter-Apps in den Funktionen zu verbinden, bislang gibt es da aber noch wenig überzeugende Ansätze, die uns bekannt sind.

Beekeeper richtet seinen Fokus auf größere mittelständische (ab ca. 1000 MA) und Großunternehmen (bis 100.000 MA), oft in Serviceindustrien wie Hotel und Gastronomie. Staffbase konzentriert sich nahezu ausschließlich auf Kunden aus dem Enterprise-Bereich, also tatsächliche Großinstallationen von Konzernen. Quiply ist für mittelständische Unternehmen schon ab ca. 50-100 Mitarbeiter aufwärts gedacht und deckt deren Bedürfnisse sehr gut ab. Üblicherweise sind diese Kunden ab ca. 5000 – 10.000 Mitarbeitern so komplex, dass dann die Interaktion in Quiply begrenzt nutzenstiftend wird und eher Top-Down-Ansätze der Quipy News Channels wie bei Staffbase gefragt sind. Diese Strukturen spiegeln sich auch in den Preislisten der App-Anbieter wieder, die je nach Kundengruppe anders modelliert wurden. Der Integrationsaufwand von Staffbase ist bei bestehendem Intranet-Migrationen ein gewichtiger Teil des Projektbudgets beim Kunden. Staffbase verlangt wegen dieses Enterprise Ansatz relativ hohe einmalige Setup Gebühren, die budgetiert sein müssen. Auch die jährlichen Abonnementkosten beginnen fünfstelligen Beträgen pro Jahr. Somit werden kleine Betriebe unter 500 Mitarbeitern von vornherein faktisch ausgeschlossen. Beekeeper ist in Bezug auf Setup-Gebühren etwas günstiger, erhebt jedoch höhere monatliche Gebühren für ein Abonnement.

Auch Quiply hat im Vergleich zu Staffbase günstige Setup-Gebühren und hat im Vergleich zu Staffbase und Beekeeper die günstigsten jährlichen Abonnementgebühren und Preise. Auch bei kleineren Mittelstandskunden ist das Quiply Abo eher ein C-Teil Einkauf, sprich es ist in der Regel keine gesonderte Budgetierung nötig für die Software. Ein großer Vorteil, denn so bleibt auch mehr Zeit und Geld für die echte Kommunikationsarbeit in Ihrem Unternehmen vorhanden. Hier ist sicher erwähnenswert, dass auch kleine mittelständische Kunden zumindest angeraten ist, die Einführung nichts hemdsärmelig einfach mal zu machen, sondern sich über Zielgruppen, Rechte und Strukturen in der App klar zu sein. Auch die Incentivierung der Mitarbeiter, die App zu installieren, gehört dazu. Entweder mit spannendem Content, Benefits oder sonstigen Anreizen, gerade wenn auf privaten Geräten intalliert werden soll, muss der Mitarbeiter darin einen Mehrwert klar erkennen können. Zur Not kann dieser Teil bei allen Anbietern auch mit externen Beratungsfirmen jeder Größe in 1-10 Tagen oder bei komplexen Installationen mit einem umfassenden Projekt mit mehr als 50 Personentagen gelöst werden: eine sinnvolle Investition, damit die Mitarbeiter-App wirklich erfolgreich eingeführt wird.

Fazit des Mitarbeiter-App Vergleichs

Wir haben es uns nicht leicht gemacht und drei alternative Mitarbeiter-Apps ausführlich dargestellt. Dabei konnten wir feststellen, dass jede App einen anders gelagerten Schwerpunkt hat.

Staffbase stellt eine breite Funktionspalette zur Verfügung und ist aufgrund der Ausrichtung auf Enterprisekunden eher daran interessiert, das Intranet mobil zu machen. Interaktive Features wie der Chat sind noch ausbaufähig. Das Formularfeature ist eine gute Idee, aber leider in Bezug auf die Bearbeitung von Formularen in der App ebenfalls noch verbesserungsfähig. Dafür bietet Staffbase diverse Möglichkeiten, bestehende Systeme zu integrieren, insbesondere in der Microsoft Welt. Wenn Sie mit hohem redaktionellen Aufwand Content zentral erstellen, können Sie mit Staffbase gerade in großen Unternehmen glücklich werden. Zudem punktet Staffbase mit dem Angebot einer eigenen White Label App. Bei der Zielgruppe ist Staffbase für ein SaaS Produkt recht kostenintensiv, wenn sie nicht die nötige Größe als Unternehmen mitbringen.

Beekeeper hat uns von der Usability her sehr überzeugt, besonders im Bereich Statistiken finden wir Beekeeper herausragend. Im Vergleich zu Staffbase bekommt man mit Beekeeper ein runderes, interaktives Produkt, und das zu einer günstigeren Setup-Gebühr. Der Client ist allerdings visuell stark begrenzt, bestehende Inhalte wie Intranetnachrichten werden sehr unzureichend abgebildet. Dafür ist der Fokus auf sozialer Interaktivität besonders zu spüren, ein soziales Netzwerk im Unternehmen soll erreicht werden. Leider gibt es hier und da ein paar Dinge, deren Fehlen uns mit dem Fokus auf den Mittelstandskunden gewundert hat: es gibt keine Formatierungsmöglichkeit für Artikel, kein Formularfeature, und vor allem keine White Label Lösung. Hilfreich ist die Möglichkeit einfache Umfragen zu erstellen. Auch Beekeeper als Anbieter aus der Schweiz bietet ein vergleichsweise teures Produkt an.

Quiply selbst ist überzeugt, mit seinem Hybriden in die Zukunft zu weisen. Sowohl klassische interne Kommunikation wie auch interaktive soziale Features werden bei Quiply geschickt kombiniert. Quiply macht, so hoffen wir, vieles richtig, was die anderen Apps nicht ganz so gut machen. Mit dem Fokus auf mittelständische Unternehmen sowie dem Augenmerk auf guter Usability ist Quiply ein sehr solides Produkt, dass auch für Mittelständler unter 5000 Mitarbeitern keine große Investition darstellt. Die Möglichkeit Sprachnachrichten zu senden, dynamische Nutzergruppen zu bilden, das herausragende Formular-Feature, sowie die üppige Umfragefunktion sind nur einige nutzenbringende Funktionen, die man im Quiply Paket bekommt. Als verhältnismäßig preiswerte App vereint Quiply viele Vorteile auf seiner Seite.

Nun liegt es an Ihnen: Testen Sie, bewerten Sie, wählen Sie. Für jeden gibt es die richtige Lösung, wir sind uns sicher, Sie finden Ihre.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrem Projekt!

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