Mitarbeiter-App Vergleich: Quiply, Beekeeper, Staffbase

Einleitung

Warum Empfehlungen beim Kauf wichtig sind

Im Dschungel des App Stores ist es nicht immer leicht die geeignete App für die eigenen Anforderungen zu finden. Gerade weil die Auswahl sich in einigen Bereichen ins schier unermessliche gesteigert hat: so gibt es Apps, die auf einen ganz bestimmten Anwendungsfall zugeschnitten sind, andere die mehrere Funktionen abdecken, und weitere, die viele Funktionen abdecken, aber vielleicht nicht so detailliert, wie eine auf eine Funktion beschränkte App. Woher soll man also wissen, welche App die Richtige ist, ohne jede einzeln auf Herz und Nieren zu prüfen?

73 % aller Internetnutzer greifen auf Rezensionen, Erfahrungsberichte, Testimonials und Vergleichsseiten zurück. Das was früher die Empfehlung der Nachbarin beim morgendlichen Brötchenkauf war gibt es nun nur einen Klick entfernt im Internet zu lesen, oder audiovisuell bei YouTube aufgearbeitet.

Vergleich Mitarbeiter-App

Ein Vergleich der bisher noch selten durchgeführt wurde, beziehungsweise der so bisher noch nicht im Internet zu finden ist, ist der Vergleich zwischen verschiedenen Mitarbeiter-Apps als Alternativen. Die drei größten Anbieter von Mitarbeiter-Apps im deutschsprachigen Raum sind Staffbase, Beekeeper und Quiply. Auf dieser Seite stellen wir einen Vergleich zwischen den drei genannten Apps an und tragen so zu einer optimierten Entscheidungsfindung bei. Wir vergleichen die wichtigsten Funktionen einer Mitarbeiter-App und gehen auch auf Preise und Kosten ein.

Was ist eine Mitarbeiter-App?

Hier fängt es schon an knifflig zu werden. Die drei getesteten Apps weisen einen unterschiedlichen Funktionsrahmen auf und setzen teilweise andere Schwerpunkte. Bricht man es auf das Wesentliche herunter, dann ist die Intention, die hinter einer Mitarbeiter-App steht vor allen Dingen:

  • das Betriebsklima zu verbessern,
  • Transparenz zu schaffen,
  • die Mitarbeitenden miteinander zu verbinden,
  • Feedback zu ermöglichen,
  • die Mitarbeitenden zu informieren und
  • Reichweite der Kommunikation zu messen.

Dazu nutzt eine Mitarbeiter-App verschiedene Funktionen. Mittels einer Chatfunktion ist es möglich jede andere Person aus dem eigenen Betrieb zu kontaktieren. Unternehmensnews können über verschiedene Möglichkeiten miteinander geteilt werden und Prozesse, die vorher stark formalisiert und bürokratisiert waren, werden elegant in das Zeitalter der Digitalisierung übertragen.

User Interface und Handling

Design und Branding

Damit eine Mitarbeiter-App auch von allen Mitarbeitenden genutzt wird ist es natürlich unerlässlich, dass sich diese in einem ansprechenden Design präsentiert. Hierauf scheint auch erstmal das Augenmerk der drei großen App-Anbieter gelegen zu haben, denn alle drei Produkte können sich erstmal sehen lassen. Um die App zu personalisieren stehen Funktionen für ein eigenes Branding zur Verfügung. So können die Mitarbeitenden die Mitarbeiter-App jederzeit mit der eigenen Firma in Verbindung bringen. Das eigene Logo und die eigenen Unternehmensfarben, die die Corporate Identity widerspiegeln, können leicht eingestellt werden.

Usability und Konfiguration

Gerade ältere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht zur Generation der Millenials gehören sind nicht mit einem internetfähigen Smartphone aufgewachsen und sind somit keine Digital Natives. Doch im Idealfall ist eine Mitarbeiter-App das zentrale Kommunikationstool für die gesamte Belegschaft, weshalb man gerade auch diese Mitarbeitenden abholen muss. Das funktioniert am leichtesten, indem man eine App auswählt, die besonders benutzerfreundlich ist. Beekeeper wartet mit einer sehr guten und einfachen Bedienbarkeit auf, die unserer Meinung nach noch vor der Benutzerfreundlichkeit von Staffbase anzusiedeln ist. Auch bei Quiply ist schnell ersichtlich, dass eine gute Bedienbarkeit eines der wichtigsten Ziele bei der Entwicklung ist und Quiply liegt hier mit Beeekeeper gleichauf.

Die Möglichkeiten der Konfiguration der App haben wir ebenfalls bei Beekeeper und Quiply als am weitreichsten und nachvollziehbarsten ausgemacht. Staffbase landet knapp dahinter.

Eigene Unternehmens-App als White Label Lösung

Bei einer White Label Lösung sind der Herstellername, sowie das Branding und Logo des Herstellers komplett aus Ihrer App ausgeschlossen. Unternehmen erhalten eine sogenannte White Label App, also eine App zu Ihren eigenen Vorstellungen programmiert und als eigenständige App im App Store erhältlich. Daneben gibt es noch die Möglichkeit einer Standard-Version der Mitarbeiter-App, bei der diese zwar mit dem Herstellernamen benannt ist, nach dem Login aber durch das personalisierte Branding mit der eigenen Firma in Verbindung gebracht werden kann.

Wenn Sie sich also für eine sogenannte White Label Lösung interessieren, dann schränkt Sie das in Ihrer Auswahl bereits ein. Beekeeper bietet keine solche White Label Lösung an, sondern lediglich eine Standard-App, bei der Unternehmensfarben und -logo erst sichtbar werden, sobald sich ein Mitarbeiter in die App und den eigenen Unternehmensbereich eingeloggt hat. Staffbase offeriert ausschließlich White Label Lösungen als eigene Unternehmens-App. Quiply bietet hier beide Varianten, also sowohl eine White Label Lösung für eine eigene Unternehmens-App, als auch eine Standard-App mit Unternehmensbranding nach dem Mitarbeiter-Login.

Datenschutz

Nichts ist heutzutage so wichtig wie Datenschutz. Seit den neuen Bestimmungen im Rahmen der DSGVO im Jahr 2018 sind Betriebe verpflichtet genauer hinzusehen und das Thema Datenschutz mit hoher Priorität zu behandeln. Zusätzlich wird in manchen Branchen, beispielsweise der Pflegebranche, mit noch sensibleren Daten als in anderen Branchen verfahren. Eine Mitarbeiter-App, die die Daten einer Datenkrake ausliefert, ist sicher das letzte, was Sie in Ihrem Betrieb einführen möchten. Daher lag ein großes Augenmerk unseres Vergleichs auf dem Bereich des Datenschutzes.

Besonders bei Staffbase ist uns aufgefallen, dass diese zwar mit Datenschutz und Zertifizierungen werben, aber diese Versprechen nur zu einem gewissen Teil auch einhalten können. Für die eigene Software lässt sich das vielleicht garantieren, aber Staffbase lebt besonders davon, dass sich via Plugins verschiedene Dienste von Drittanbietern anbinden lassen.

Beekeeper wirbt damit, dass sie natürlich keine hundertprozentige Datensicherheit gewährleisten können, jedoch durch ihre Features das „Risiko seiner Kunden am digitalen Arbeitsplatz erheblich reduzieren".

Quiply bindet keine Dienste von Drittanbietern ein, sondern bietet seine Funktionen alle aus einer Hand in der eigenen App an. Da die Kölner Firma auf den europäischen Markt fokussiert ist und sich streng DSGVO-konform verhält verzichtet Quiply bewusst darauf, amerikanische Dienstleister für Funktionen wie beispielsweise Nutzertracking einzubinden.

Nutzerverzeichnis und Nutzergruppen

Die Grundlage für eine funktionierende App bildet ein Nutzerverzeichnis. In diesem sind alle Kontaktdaten und weitere Informationen wie beispielsweise Funktion oder Standort der verschiedenen Mitarbeitenden verzeichnet, damit sich die Kommunikation innerhalb des Betriebes verbessern kann. Wir haben die Nutzerverzeichnisse der verschiedenen Apps gründlich durchgetestet und kommen zum Ergebnis, dass hier wahrscheinlich die geringsten Unterschiede zu verzeichnen sind. Die Grundlage einer Mitarbeiter-App ist eben ein gut aufgestelltes Nutzerverzeichnis.

Active Directory

Für ein Nutzerverzeichnis ist es natürlich – besonders bei Firmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitenden – wichtig, dass sich dieses leicht aufbauen lässt. Hier liegt der große Vorteil einer Active Directory Anbindung: wenn die Daten bereits entsprechend gepflegt und angelegt in einem existierenden hauseigenen System zu finden sind, dann können diese ganz leicht in die Datenbank der Mitarbeiter-App übertragen werden. Eine Active Directory Anbindung ist bei allen drei getesteten Mitarbeiter-Apps im Standard möglich.

Volltextsuche

Um sich nicht merken zu müssen in welchem Kanal, in welchem Chat, oder in welcher Veranstaltung Content gepostet wurde, ist eine Suchfunktion sehr hilfreich, wenn nicht sogar zwingend notwendig. In unserem Test sprang gleich ins Auge, dass lediglich Quiply eine Volltextsuche anbietet, die auch Inhalte von Dokumenten, wie z.B. PDF, Word oder Excel, durchsucht. Gerade wenn es mal schnell gehen muss ist eine gut funktionierende Suchfunktion natürlich unerlässlich und gerade bei großen Unternehmen mit vielen Inhaltserstellern ist es sinnvoll eine App mit einer guten Suchfunktion zu nutzen.

Funktionen

Jetzt, wo wir die Rahmenbedingungen und Kernfunktionen einmal abgeklopft haben, geht es ans Eingemachte: die speziellen Funktionen der einzelnen Mitarbeiter-Apps. Dabei haben wir die Funktionen in mehrere Blöcke aufgeteilt:

  • Chat
  • Channels oder Streams
  • Formulare
  • Kampagnen
  • Umfragen

Diese fünf Funktionsgruppen würde man mehr oder weniger voraussetzen, wenn man sich für den Kauf einer Mitarbeiter-App interessiert. Via Chat können die Mitarbeitenden miteinander kommunizieren und natürlich auch den Chef direkt erreichen. In Channels lassen sich Informationen gezielt verteilen und ablegen. Mit Formularen kann man verschiedene bürokratische Prozesse digital unterstützen, die vorher z.B. per Ausdruck auf Papier geregelt wurden. Zudem können mit Formularen (un-)regelmäßig wiederkehrende Einreichungs-Prozesse abgebildet werden, die evtl. auch einen mehrstufigen Freigabeprozess gekoppelt sein können. Mittels Kampagnen können Mitarbeitersegmente oder alle Mitarbeiter gezielt mit Informationen erreicht werden und aktive Lesebestätigungen können von den Empfängern eingefordert werden. Umfragen sind besonders zur Erfassung von Mitarbeiterfeedback heutzutage unverzichtbar – es gibt sogar spezialisierte Umfrage-Apps, die sich lediglich auf diese Funktion beschränken.

Chat

Ausflug zu WhatsApp

In den Zeiten von WhatsApp ist man als normaler Smartphone-Nutzer schon sehr verwöhnt, was die Funktionsvielfalt von Chat Apps angeht. Besonders in den letzten zwei Jahren hat WhatsApp mit verschiedenen Funktionen (Gruppen, Broadcasts, usw.) an Übersicht gewonnen und wird nicht zu Unrecht deshalb in vielen vor allem kleineren Betrieben als Standardkommunikationsmittel genutzt. Dass es besser geht (und, dass Ihre Daten auch sicher sein können) zeigen die Mitarbeiter-Apps, die speziell für die Benutzung im Betrieb und im Unternehmen zugeschnitten sind, während WhatsApp auf den privaten Gebrauch ausgerichtet ist. Trotzdem sei uns dieser kleine Ausflug zu WhatsApp hier gestattet, weil sicher viele Betriebe zunächst einmal nicht den Mehrwert einer professionellen Mitarbeiter-App im Vergleich zu einem Chatdienstleister wie WhatsApp auf Anhieb erkennen.

WhatsApp bietet eine maximale Gruppengröße von 256 Nutzenden. Wer schon mal Teil einer WhatsApp-Gruppe war, etwa für die Universität, den Hobbythekenverein, oder den erweiterten Familienkreis, der weiß, dass das auch mehr als ausreichend ist, da es ansonsten schnell sehr unübersichtlich werden kann. Um eine große Anzahl an Menschen zu erreichen hat WhatsApp deshalb eine Broadcast Funktion eingeführt. Wenn Sie eine Nachricht als Broadcast-Nachricht verfassen erhalten die Nutzer in Ihrer Broadcast Liste alle die gleiche Nachricht in einem privaten Chatfenster zugeschickt. Das kann einerseits Verwirrung stiften, da erstens nicht angezeigt wird, dass es sich um eine Broadcast Massennachricht handelt und zweitens erhält man einzelne Nachrichten in einzelnen Chatfenstern als Antwort zurück, weshalb das Postfach schnell prall gefüllt ist. Eine weitere Möglichkeit mit vielen Nutzern zu kommunizieren ist die auf 256 Nutzende beschränkte Gruppenfunktion, bei der man einstellen kann, dass man ausschließlich als Administrator dazu berechtigt ist etwas in diese Gruppe zu posten.

Sie sehen: WhatsApp ist auf dem richtigen Weg und behelfsmäßig auch in einem Betrieb nutzbar, aber in der Praxis gerät man leicht an die Grenzen des Machbaren, was unter anderem daran liegt, dass WhatsApp eher auf den Privatgebrauch ausgerichtet ist und eben auch lediglich eine Messenger-Funktion bietet.

Zudem landen alle Daten, die Sie bei WhatsApp senden, bei Facebook, da WhatsApp zum Unternehmen Facebook gehört. Ihre Daten werden dort für Werbezwecke ausgewertet und an werbetreibende Unternehmen verkauft. Sie sollten sich hüten dort sensible Unternehmensinformationen preiszugeben.

Der große Vorteil an WhatsApp ist, dass es kostenlos ist (da Facebook über Werbetreibende Geld verdient). Da die wenigsten Mitarbeitenden ein Firmensmartphone verwenden vermischen sich allerdings private und dienstliche Gespräche und Kontakte. Das schadet der Work-Life Balance Ihrer Mitarbeitenden, die natürlich auch in ihrer Freizeit wissen wollen, was Kollegin Meier ihnen gerade Dienstliches geschrieben haben. Zudem entspricht die Nutzung von WhatsApp im Betrieb auch nicht den Vorgaben der DSGVO.

Als Fazit zu WhatsApp lässt sich feststellen, dass sich eine Messengerfunktion einer Mitarbeiter-App an diesem Produkt messen lassen muss.

Chatfunktion der Mitarbeiter-Apps

Auf den ersten Blick ähneln sich die drei getesteten Apps hier stark. Natürlich sehen die Chatfenster und die verwendeten Buttons alle erstmal ein wenig anders aus, dennoch sind die Grundfunktionen klar: Nachricht schreiben und absenden, Gruppenchats und Benennen von verschiedenen Chatgruppen. Bei genauerem Betrachten kommen dann aber doch einige funktionelle Unterschiede zum Vorschein.

Was alle Apps erst einmal gemeinsam haben ist, dass es in keiner der getesteten Apps möglich ist den Text im Chat zu formatieren. Später werden wir im Verlaufe des Tests auf die Channelfunktionen zu sprechen kommen, wo sich dies anders darstellt, aber im Chatbereich sind Textnachrichten nicht formatierbar.

Dokumente und Bilder

Der Kollegin aus der Personalabteilung eben die Krankmeldung abfotografieren und schicken, der neuen Teamleitung eine Arbeitsanweisung übermitteln – das wären praktische Funktionen für ein Chatfenster innerhalb einer Mitarbeitenden App. Und wir waren selber überrascht beim Test, aber lediglich zwei von drei getesteten Apps bieten das vollumfänglich an. Staffbase bietet die Möglichkeit Bilder und Dokumente zu verschicken, allerdings nur über die Desktopversion und nicht via App. Beekeeper und Quiply können in diesem Punkt mit WhatsApp mithalten und ermöglichen den Austausch von Bildern und Dokumenten aus der App, sowie der Desktopversion heraus.

Quiply punktet außerdem in diesem Teil unseres Tests noch weiter, denn als einzige App bietet Quiply eine Lesebestätigungsfunktion für wichtige Dokumente, die sich ein- und ausschalten lässt. Das heißt, dass Sie, wenn Sie ein wichtiges Dokument an Ihre Mitarbeiter schicken, auswählen können, ob Sie dafür eine Lesebestätigung erhalten möchten. Eine sehr gute Funktion gerade, weil Sie häufig dafür Sorge tragen müssen, dass alle Mitarbeitenden beispielsweise die neue Betriebsanweisung gelesen haben.

Events und Termine

Sie kennen das: Sie haben einen Kalender in der Kalender-App Ihres Smartphones, einen zweiten in ihrem Google Calendar Konto, einen dritten in Outlook am Desktop und ein vierter hängt in der Kaffeeküche. Daher ist eine Mitarbeiter-App, die den Anspruch hat das zentrale Kommunikationstool Ihres Unternehmens zu sein, für die Organisation Ihres Betriebes ein großer Vorteil. Gleichzeitig herauszufinden in welchem Raum der Nachmittagstermin stattfindet, wann die nächste Übergabe stattfindet und welche Kollegen heute Geburtstag haben vereinfacht Ihren Arbeitsalltag ungemein.

Auch hier waren wir überrascht, dass zwei von drei Apps keine Möglichkeit bieten direkt im Chat einen Termin zu vereinbaren, oder einen Event zu planen. So wie bei Quiply hatten wir uns das auch bei den anderen Apps vorgestellt: Sie schreiben mit einem Kollegen über einen notwendigen Termin und können diesen direkt im Chatfenster zu einem solchen Termin einladen. Manchmal kann es so einfach sein.

Sprachnachrichten

Zu guter Letzt ein Punkt, den wir ursprünglich nicht gesondert aufführen wollten: die Möglichkeit Sprachnachrichten im Chat zu senden. Gerade für Betriebe, die viele Mitarbeitende im Außendienst haben (beispielsweise in der ambulanten Pflege, oder im Baugewerbe mit verschiedenen Baustellen) ist es gerade bei längeren Erklärungen ein Graus zwischen (Auto-)Tür und Angel noch eben 250 Worte zu tippen. Dafür gibt es Sprachnachrichten, die so etwas ersetzen und auch den großen Vorteil bringen einen Hinweis auf die Stimmung der sendenden Person zu erhalten. Tonalität und Stimme transportieren mehr Emotion und somit Information, als ein geschriebener Text. Auch deshalb sind Sprachnachrichten in den letzten Jahren immer beliebter geworden.

Beekeeper und Staffbase bieten keine Möglichkeit eine Sprachnachricht zu verfassen und zu versenden. Uns fällt es wirklich schwer das nachzuvollziehen, denn mittlerweile zählen Sprachnachrichten zu den häufigsten Mitteln der bilateralen digitalen Kommunikation. Hier überzeugt ebenfalls Quiply mit einer in den Chat integrierten Möglichkeit Sprachnachrichten zu senden.

Fazit Chatfunktionen

Die grundsätzlichen Funktionen eines Chatprogrammes der Neunzigerjahre ist bei allen drei Mitarbeiter-Apps erfüllt. Neuere, smartere Funktionen wie Termine, Versand von Dokumenten und Bildern, sowie das Einsprechen und Senden von Sprachnachrichten sind lediglich in der Mitarbeiter-App Quiply möglich.

Channelfunktionen und Transparenz

Neben der Chatfunktion gibt es einen zweiten wesentlichen Bestandteil einer guten Mitarbeiter-App: die Channelfunktion. In verschiedenen Kanälen lassen sich festgelegte Nutzendengruppen mit Beiträgen informieren. Im Kanal „Mitarbeiter Gesamt" werden hier Unternehmensnews zu finden sein, im Kanal „GL Infos" der neuste Artikel über die Unternehmensentwicklung und im Kanal „Projekt Neubau Gürzenichstraße" wird die neuste Materialbestellungsliste an alle am Projekt Beteiligten geteilt.

Zunächst fällt auf, dass die Funktionalität stark an Social Media Plattformen wie Facebook erinnert. Es gibt ein Textfenster und die veröffentlichten Inhalte werden als Stream untereinander dargestellt. Bei den Inhalten sind Videos, Tonaufnahmen, Fotos, Dokumente, Termine, Veranstaltungen oder Textnachrichten möglich. Mitarbeitende haben die Möglichkeit einen Kommentar abzugeben, oder auf „Like" zu tippen, wenn ihnen der Beitrag gefällt. Die Grundfunktionen sind hier bei den drei getesteten Apps sehr ähnlich. Kommen wir also zu den Unterschieden.

Zeigesteuerte Veröffentlichungen

Wenn Sie schon mal einen Blog gelesen haben, dann wissen Sie, dass es bessere und schlechtere Zeitpunkte gibt, um Inhalte zu veröffentlichen. Einen Beitrag, den man um 03:00h nachts veröffentlicht, werden nur waschechte Workaholics, oder die Kolleginnen und Kollegen von der Nachtschicht lesen und angezeigt bekommen. Veröffentlicht man jedoch um zehn Uhr morgens einen Inhalt, dann ist die Leserate um ein Vielfaches höher. Deswegen gehören zeitgesteuerte Veröffentlichungen im Content Creation Bereich zum Handwerkszeug.

Alle drei getesteten Apps weisen eine solche Funktion auf und nehmen Ihnen so die Arbeit ab zum richtigen Zeitpunkt die „Veröffentlichen" Taste zu drücken.

Unterschiedliche Channeltypen

Wenn Sie einen Artikel über das neue Fahrzeug im Fahrzeugpool Ihres Unternehmens veröffentlichen wollen, kann das natürlich nicht im gleichen Kanal sein, wie die Anzeige eines Mitarbeitenden, der ein Motorrad verkaufen möchte. Beekeeper und Staffbase trennen genau auf, ob es sich um ein digitales schwarzes Brett handelt, oder ein Kanal Unternehmensartikel sammelt – dementsprechend stehen auch verschiedene Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Was uns stark wunderte ist, dass es bei Beekeeper jedoch keine Möglichkeit gibt ein Posting im Artikelbereich zu formatieren, was bei Staffbase und Quiply problemlos möglich ist. Quiply trennt funktionell nicht zwischen Artikelkanälen und Kanälen für das schwarze Brett, sondern ermöglicht Ihnen die Konfiguration der Kanäle selbst zu gestalten.

Dokumentenablage und Dateiverzeichnis

Anfangs ist ein neues System immer sehr übersichtlich und einfach zu führen. Doch je mehr Inhalt in ein solches System gespeist wird, desto schwerer wird es alles zu überblicken. Mit einer Dokumentenablage erleichtert man die Suche für alle Mitarbeitenden ungemein, denn man weiß wo man suchen muss. Mehr Komfort bietet da lediglich ein Dateienverzeichnis, in dem man eine Ordnerstruktur und Ablagetechnik hat und so noch schneller an die notwendigen Dateien gelangt.

Beekeeper bietet als einzige App die Funktion eines Dateienverzeichnisses. Es ist möglich sich äquivalent zu Apps wie Dropbox eine Ordnerstruktur aufzubauen und dort wichtige Dateien abzulegen, auf die die Mitarbeitenden jederzeit zugreifen können. Eine generelle Dokumentenablage ist über eine Channelfunktion bei Quiply möglich. Staffbase hat eine solche Funktion nicht in sein Funktionenportfolio aufgenommen.

Statistiken

Interessant aus der Perspektive der Geschäftsleitung, aus der Perspektive der internen Kommunikation und natürlich auch für eine Abteilungsleitung ist die Möglichkeit der Auswertbarkeit. Man fragt sich natürlich schon – besonders wenn man viel Zeit in einen Artikel gesteckt hat – wie oft dieser gelesen worden ist.

Auch Staffbase bietet die Möglichkeit sich solche Statistiken anzeigen zu lassen. Auch hier hat Beekeeper die Nase vorn, denn es lassen sich sehr übersichtlich verschiedene Statistiken zu den einzelnen Artikeln anzeigen. Es gibt eine Auswertung pro Veröffentlichung, aber auch eine Gesamtauswertung im Statistikcenter zu sehen. Quiply bietet ebenfalls einen Statistikbereich, in dem es die Einzelauswertungen je Artikel aufgelistet zu sehen gibt.

Fazit Channelfunktionen

Grundsätzlich lassen sich mit allen drei Apps im Bereich der Channels Inhalte (auch zeitgesteuert) an Ihre Mitarbeitenden bringen. Bei Beekeeper gibt es keine Möglichkeit etwas an der Formatierung zu ändern, dafür wartet die App mit einem Dateienverzeichnis und einem Statistikcenter auf. Quiply kommt ohne Dateienverzeichnis, dafür aber mit einer Dokumentenablage, einem Statistikbereich und der Möglichkeit die Formatierung von Artikelinhalten zu bearbeiten.

Formulare

Wir haben nun die zwei wesentlichen Funktionen einer Mitarbeiter-App abgearbeitet. Kommunizieren mit- und untereinander ist möglich, Inhalte unter die Mitarbeitenden zu bringen ebenfalls. Doch moderne Mitarbeiter-Apps können viel mehr als das. Im Zuge der Digitalisierung ist es von Vorteil, wenn man sich das unnötige Produzieren von Papier sparen kann. In vielen Betrieben gibt es Prozesse, die aus der Unternehmensgeschichte althergebracht sind und an denen seit Jahren nichts mehr geändert wurde. Eine Arbeitsfreigabe, die ausgefüllt, ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen unterzeichnet werden muss, ein Urlaubsantrag, der ausgefüllt, ausgedruckt und dann zur zuständigen Person gesendet werden muss, und der darauffolgende Genehmigungsprozess zwischen Abteilungsleiter, Personalabteilung und letzten Endes wieder dem Mitarbeiter. Alles viel zu kompliziert, zeit- und nervenraubend.

Um diese Prozesse zu digitalisieren gibt es ebenfalls spezialisierte App-Lösungen wie zum Beispiel Dienstplan-Apps, um Dienstpläne zu erstellen. Mitarbeiter-Apps haben den Anspruch die einzige notwendige App für ein Unternehmen zu sein, deshalb sollten diese solche Vorgänge auch abbilden können.

Beekeeper bietet leider keine solche Funktionsvielfalt, weshalb es in diesem Abschnitt unseres Vergleichs nur um Staffbase und Quiply geht.

Formulare designen

Quiplys neuestes Feature ist das Formularfeature. Ähnlich wie bei Google Forms kann man mittels eines Baukastenprinzips Formulare erstellen und definieren, welche Felder notwendig und welche nicht notwendig sind. Ein Urlaubsantrag ist auf diese Weise kein Problem und innerhalb von zwei Minuten hat man ein solches Formular zusammengestellt. Es gibt verschiedene Arten von Feldern, die sich munter kombinieren lassen und zum Schluss hat man ein schickes Formular erstellt, dass man für alle Mitarbeitenden in der App zur Verfügung stellen kann. Auch Staffbase bietet eine solche Funktion an, um Formulare in der App zu erstellen.

Formular Workflow

Wenn ein Formular erstellt wurde, dann kann man es natürlich ausdrucken, unterschreiben und wieder an die entsprechende Stelle reichen. Dass das keine großartige Verbesserung ist wird wohl jeder begreifen. Deshalb gibt es Workflows, mittels derer man Prozesse digital abbilden kann. Im Falle von Staffbase funktioniert das so, dass Sie ein Formular erstellen, dieses ausfüllen und das wird dann mittels E-Mail an eine Adresse Ihrer Wahl versendet. Uns gefiel dabei nicht, dass es zu einem Medienbruch kommt, man also die Mitarbeiter-App verlassen muss, um den Prozess zu Ende zu bringen. Hier punktet Quiply: innerhalb der Quiply App lassen sich komplette Prozesse darstellen. Sie können ein Formular bauen, dieses – wie oben beschrieben – in der App einstellen und wenn ein Mitarbeiter beispielsweise einen Urlaubsantrag stellen möchte, dann tut er dies innerhalb der App. Moment – nochmal kurz zurückgespult – Sie erstellen im ersten Schritt ein Formular „Urlaubsantrag". Im zweiten Schritt füllt der Mitarbeiter diesen Antrag aus und sendet diesen ab. Nun wird der Antrag automatisch an die von Ihnen vorher festgelegten Personen versendet, beispielsweise an die zuständige Abteilungsleitung. Diese kann den Urlaubsantrag nun freigeben oder ablehnen. Gibt die Abteilungsleitung den Antrag frei taucht er automatisch bei der zuständigen personalsachbearbeitenden Person auf und kann nun ebenfalls freigegeben oder abgelehnt werden. Der Mitarbeiter erhält nun Feedback ob der Antrag angenommen oder abgelehnt wurde – direkt in der App. Während des Prozesses kann der Mitarbeiter sich Push-Benachrichtigungen über den Verlauf des Prozesses anzeigen lassen. Auch das ist so bei Staffbase nicht möglich.

Eine Liste mit verschiedenen Anwendungsfällen und Beispielen zu Formularen finden Sie im Blogartikel auf der Webseite von Quiply. Die Möglichkeiten sind aber theoretisch unbegrenzt.

Fazit Formulare

In der Staffbase App gibt es einen guten Formulargenerator. Allerdings werden von Mitarbeitern eingesendete Formulare per E-Mail versendet und folgen in der App selbst keinem Workflow. Das ist leider bislang etwas unausgereift und spart nicht wirklich Zeit und Nerven. Dagegen kommt einem die Mitarbeiter-App von Quiply wie ein Quantensprung an Funktionalität vor. Eine Vielzahl verschiedener Prozesse lässt sich in der App abbilden; althergebrachte Prozesse werden ad absurdum geführt. Durch die Dokumentenablage können eingereichte Formulare jederzeit nachgeschlagen werden und sind überall verfügbar. Endlich kann die Krankmeldung abfotografiert und mittels Anhang am entsprechenden Formular versendet werden, statt mit Fieber zur Post fahren zu müssen.

Kampagnen

Mitarbeiter-Apps bieten Ihnen die Möglichkeit, wichtige Informationen an Ihre Mitarbeitenden zu adressieren und aktive Lesebestätigungen einzufordern. Ein sogenanntes Kampagnen-Feature ermöglicht Ihnen neue Arbeitsanweisungen, wichtige Schriftstücke, oder Inhalte, die für verschiedene Mitarbeitergruppen relevant sind, zu verteilen und sich bestätigen zu lassen, dass diese gelesen wurden. In Quiply und Beekeeper sind diese Funktionen jeweils enthalten. Bei Staffbase gibt es die Möglichkeit, sich eine Lesebestätigung von Artikeln im Channel-Bereich einzuholen; für Kampagnen gibt es dort noch keine entsprechende Funktion.

Bei der Kampagnenfunktionalität von Beekeeper ist zu erwähnen, dass personalisierte Textblöcke eingefügt werden können, um die Empfänger der jeweiligen Kampagnennachricht persönlich anzusprechen. Auch bei Kampagnen verzichtet Beekeeper wie bei Beiträgen in Channels darauf den Kampagneninhalt formatierbar zu machen. Das Staffbase Kampagnen-Feature bietet ebenfalls keine Möglichkeit zur Formatierung, während man bei Quiply immerhin den eigentlichen Kampagneninhalt formatieren kann.

Fazit Kampagnen

Informationen an verschieden große Nutzergruppen zu versenden und sich den Erhalt bestätigen zu lassen, ob diese gelesen wurden: wenn Sie ein solches Feature für sinnvoll erachten dann sollten Sie auf Quiply oder Beekeeper zurückgreifen.

Umfragen

Sie möchten wissen, wie das Programm auf der Firmenweihnachtsfeier angekommen ist? Sie möchten Ihre Mitarbeitenden entscheiden lassen, welche der beiden Vorschläge das neue Firmenlogo wird? Umfragen sind ein mächtiges Werkzeug, um die Stimmung bei Ihren Mitarbeitenden zu erfassen, und um sich Feedback zu holen. Auch für Umfragen gibt es eigens spezialisierte Umfrage-Apps mit einer unfassbaren Detailtiefe. Doch unsere Erwartungen an eine Mitarbeiter-App beinhalten auch die Möglichkeit, Umfragen zu erstellen, zu versenden und Antworten auszuwerten.

Beekeeper beinhaltet eine Umfragefunktion für kleinere und einfache Umfragen, äquivalent etwa zur Umfrageoption bei Facebook. Das ist dann so gestaltet, dass Sie eine Frage stellen können, und diese wird mittels vorgegebener Antwortmöglichkeiten (A, B oder C) beantwortet. Die Statistiken hierzu sind bei Beekeeper leider nicht so gut gemacht, wie sie noch bei den Channelauswertungen waren: eine richtige Auswertung findet nur über externe Programme statt.

Das Thema Datenschutz ist auch das größte Negativ-Kriterium für Staffbase. Auch hier gibt es keine Statistiken, aber genauso wenig gibt es hier überhaupt die Möglichkeit eine Umfrage zu erstellen. Es lassen sich jedoch Links zu externen Formulartool-Anbietern einbinden, die dann eine volle Funktionsvielfalt anbieten. Dies ist jedoch auch sowohl bei Beekeeper als auch bei Quiply möglich.

Bei den Umfragen kann Quiply wiederum punkten: Umfragen sind vollends innerhalb der App möglich und können deutlich komplexer gestaltet werden, als mit Beekeeper. Via Excel-Export lassen sich die Daten bequem weiterverarbeiten und die Ergebnisse werden innerhalb der App archiviert.

Fazit Umfragen

Kleinere und einfache Umfragen können von Beekeeper dargestellt werden. Quiply bietet mit der Umfrageoption ein starkes Werkzeug, mit dem sich auch komplexe Umfragen erstellen, auswerten und Daten exportieren lassen. Staffbase bietet kein eigenes Umfragen-Feature an.

Zielgruppen

Um die verschiedenen Funktionen und Schwerpunkte der Mitarbeiter-Apps zu verstehen haben wir uns die Zielgruppe der einzelnen Firmen angeschaut. Beekeeper richtet seinen Fokus klar auf mittelständische und große Unternehmen. Staffbase konzentriert sich ausschließlich auf Enterprisekunden. Quiply ist für kleine bis mittelständische Unternehmen gedacht und deckt deren Bedürfnisse sehr gut ab. Diese Strukturen spiegeln sich auch in den Preisen der App-Anbieter wieder.

Staffbase verlangt hohe einmalige Setup Gebühren von mindestens 10.000 €. Auch die jährlichen Abonnementkosten beginnen bei mindestens 20.000 € pro Jahr. Im ersten Jahr werden also auf einen Schlag mindestens 30.000 € fällig. Somit werden kleine Betriebe von vornherein ausgeschlossen. Beekeeper ist in Bezug auf Setup-Gebühren etwas günstiger, erhebt jedoch sehr hohe monatliche Gebühren für ein Abonnement. Auch Quiply hat im Vergleich zu Staffbase günstigere Setup-Gebühren und hat im Vergleich zu Staffbase und Beekeeper die günstigsten jährlichen Abonnementgebühren und Preise.

Fazit des Mitarbeiter-App Vergleichs

Wir haben es uns nicht leicht gemacht und drei alternative Mitarbeiter-Apps ausführlich getestet. Dabei konnten wir feststellen, dass jede App einen anders gelagerten Schwerpunkt hat.

Staffbase stellt eine breite Funktionspalette zur Verfügung und ist aufgrund der Ausrichtung auf Enterprisekunden eher daran interessiert die nötigsten Dinge abzudecken. Der Chat ist noch ausbaufähig. Das Formularfeature ist eine gute Idee, aber leider in Bezug auf die Bearbeitung von Formularen in der App ebenfalls noch verbesserungsfähig. Dafür bietet Staffbase diverse Möglichkeiten, bestehende Systeme zu integrieren. Zudem punktet Staffbase mit dem Angebot einer eigenen White Label App. Gemäß Zielgruppe ist Staffbase ein recht teures Produkt.

Beekeeper hat uns von der Usability her sehr überzeugt, besonders im Bereich Statistiken fanden wir Beekeeper herausragend. Im Vergleich zu Staffbase bekommt man mit Beekeeper ein runderes Produkt, und das zu einer günstigeren Setup-Gebühr. Leider gibt es hier und da ein paar Dinge, deren Fehlen uns gewundert hat: es gibt keine Formatierungsmöglichkeit für Artikel, kein Formularfeature, und vor allem keine White Label Lösung. Hilfreich ist die Möglichkeit einfache Umfragen zu erstellen. Auch Beekeeper als Anbieter aus der Schweiz bietet ein recht teures Produkt an.

Von Quiply haben wir uns im Test begeistern lassen. Quiply macht vieles richtig, was die anderen Apps nicht ganz so gut machen. Mit dem Fokus auf kleine und mittelständische Unternehmen sowie dem Augenmerk auf guter Usability ist Quiply so etwas wie der Geheimtipp unter den Mitarbeiter-Apps. Die Möglichkeit Sprachnachrichten zu senden, dynamische Nutzergruppen zu bilden, das herausragende Formular-Feature, sowie die üppige Umfragefunktion sind nur einige nutzenbringende Funktionen, die man im Quiply Paket bekommt. Als verhältnismäßig günstige App vereint Quiply viele Vorteile auf seiner Seite.

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